Het implementeren van nieuwe technologieën kan een uitdaging zijn, maar met een goed gestructureerd proces kan de implementatie van Copilot voor Microsoft 365 soepel en effectief verlopen. In deze blog nemen we je mee door een beproefd implementatietraject, bestaande uit vier fases dat bedrijven helpt om de voordelen van Copilot maximaal te benutten.
Stap 1: Readiness Assessment
Om zorgvuldig en effectief Copilot te implementeren, kun je het best starten met een Copilot Readiness Assessment! Dit is een fase waarin je je huidige Microsoft 365 omgeving grondig laat controleren op governance, data en beleid. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat de integratie van AI-technologieën zoals Copilot veilig gebeurt. Het assessment richt zich onder andere op ‘inactieve workspaces’ en ‘sharing van documenten’ om mogelijke veiligheidsproblemen te identificeren. Door deze grondige beoordeling krijg je een helder beeld van de noodzakelijke aanpassingen om Copilot veilig en optimaal te gebruiken.
Stap 2: Getting started with Copilot training
Na de Readiness Assessment is het tijd voor een eerste training, de Getting Started with Copilot Training. In deze fase worden key-users of champions uitgenodigd om als eerste met Copilot te werken. Het gaat dus om een selectie van jouw medewerkers die worden getraind in het gebruik van de diverse tools en functionaliteiten van Copilot. Ze leren welke prompts ze kunnen gebruiken en hoe ze Copilot kunnen integreren in hun dagelijkse werkzaamheden. Door hands-on oefeningen en specifieke use-cases zorgen we ervoor dat deze werknemers pioniers worden en goed voorbereid zijn om hun kennis door te geven aan hun collega’s.
Stap 3: Get Ready workshop
De derde fase bij de implementatie van Copilot is de Get Ready Workshop. Hierin worden enkele technische aspecten verder uitgediept. Op basis van inzichten uit het Readiness Assessment, meer specifiek de analyse van de Microsoft 365 omgeving, worden er vervolgstappen gedefinieerd. Hierbij ligt de focus op vier belangrijke onderdelen: governance, informatieclassificatie, informatie levenscyclusbeheer en informatie toegang levenscyclusbeheer. Deze workshop helpt bedrijven om een veilige en gecontroleerde omgeving te creëren waarin Copilot optimaal kan functioneren.
Stap 4: Onboard & Engage
In de laatste fase, de Onboard & Engage Workshop, ligt de focus op de volledige adoptie van Copilot binnen de organisatie. Een roadmap wordt ontwikkeld voor brede acceptatie en gebruik van Copilot door alle werknemers. Dit omvat het verder identificeren van Champions die collega’s inspireren en ondersteunen, het implementeren van incentive programma’s om de adoptie te stimuleren, en het definiëren van rollen en scenario’s waarin Copilot een verschil kan maken. Door deze uitgebreide voorbereiding wordt gezorgd dat Copilot effectief en efficiënt zal worden ingezet binnen de hele organisatie.
Klaar voor AI?
Het implementeren van Microsoft Copilot hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Met het gestructureerd vierfasen-traject van ESC kan de integratie soepel en veilig verlopen, van de eerste assessment tot de volledige adoptie. Deze aanpak stelt bedrijven in staat snel te profiteren van de voordelen van Copilot, zoals verhoogde productiviteit en efficiëntere werkprocessen. Door deze stapsgewijze methode wordt de overgang naar innovatieve AI-technologieën toegankelijk en haalbaar voor elke organisatie. Zorg ervoor dat jouw organisatie klaar is voor de toekomst door Copilot op de juiste manier te implementeren. Doe de Copilot Fit Check en leer of jouw organisatie klaar is voor AI of bekijk het Copilot Kickstart programma.