Dynamics 365 is het hart van de organisatie bij Vanden Broele

Een aantal jaar geleden ging Vanden broele op zoek naar een IT-partner die kon helpen met het optimaliseren en digitaliseren van hun business processen. Het werd een traject met meerderde etappes, waarbij ze na het implementeren van een CRM-syteem en een Power App, hun business processen helemaal optimaliseerden met het composable ERP-systeem Business Central. Hoe dat in zijn werk ging en waarom ze kozen voor Dynamics 365 legt Kelly Steenlandt, projectmanager bij Vanden Broele, uit in onderstaande video.

2019: Dynamics 365 Customer Engagement

In 2019 begon het Dynamics-verhaal bij Vanden Broele met een CRM-systeem, vooral om de mensen van het sales- en marketingteam te ontlasten. Daarnaast was het ook belangrijk geworden om meer inzicht te vergaren, zowel voor de sales zelf als voor het management. Dat kon door de creatie en onderhoud van contacten en accounts en het opvolgen van opportunineiten en verkoopkansen via een sales funnel.

De contacten uit het CRM-systeem worden ook benaderd door Marketing via subscription management. Dat gaat via de plugin (3rd party tool) Clickdimensions, die is geënt op de CRM. Zo kan de marketingafdeling makkelijk nieuwsbrieven vertsuren bijvoorbeeld. “We proberen ook al vanaf het begin onze uitgevers, of portfoliomanagers, mee te krijgen in onze CRM, zodat ook zij daar accounts en contacten kunnen creeëren en onderhouden”, aldus Kelly.

2021: Dynamics 365 CRM bis project

Vanden Broele ontwikkelde in 2021 samen met ESC ook een Power App, die ze ‘Wepublish’ doopten. Deze Power App is eigenlijk een uitbreiding op de Dynamics 365 CRM, die het proces van opmaak, print en de verkoop van boeken faciliteert. Met behulp van de Power App kunnen collega’s makkelijk informatie briefen aan externe partners zoals redacteurs en drukkerijen, én hun projecten van begin tot einde netjes opvolgen.

2023: Microsoft Business Central

“Vroeger heette de organisatie ‘Uitgeverij Vanden Broele, maar in 2021 hebben we dat woordje geschrapt, omdat we ons wilden toeleggen op digitale oplossingen. Het was ook toen dat we merkten dat ons huidig ERP-pakket niet meet voldeed, omdat het vooral geschikt was voor de creatie en productie van boeken.”

Omdat Vanden Broele een goede en doordachte keuze wou maken op vlak van de nieuwe ERP-software, lieten ze een Business Assesment afnemen via een externe consultant. “Zij hebben alle nodige businessprocessen in kaart gebracht en op basis daarvan werden verschillende ERP-pakketten voorgesteld. De keuze voor Business Central was logisch, aangezien dat het meeste aansloot bij onze wensen en noden.”

In 2023 volgde dan een analyse-workshops met ESC, waarij het resultaat een uitgebreid rapport was. “Alle processen waren in kaart gebracht zoals ze in business Central zouden lopen.”

De voordelen

Sales

• Van opportuniteit naar order
• uitgebreide productselector (via canvas app)

Admin & Finance

• Er is een uitgebreid licentie facturatiesysteem (contractmodule BC)
• Betaling met Peppol/Mercurius rechtstreeks vanuit BC
• Integratie ERP en boekhouding
• Verschillende analystische dimensies mogelijk
• Gebruik OCR
• Automatische aanmaningen

Customer Support

• Onboarding via Dynamics
• Samenwerking met admin- en salesteam
• Altijd overzicht

Management

• spreiding omzet voor rapportage
• uitgebreide up-to-date inzichten door integratie ERP en boekhouding
• Meer inzicht

De waarde van een goed projectteam

Kelly benadrukt graag nog eens het belang van een goed team bij de implementatie van bijvoorbeeld Business Central: “Daar is een goed en groot genoeg projectteam voor nodig. Ikzelf was projectverantwoordelijke en binnen het project had ik nog een collega als projectondersteuner naast mijn zijde en iemand van het management om als klankbord te gaan dienen. Maar de belangrijkste mensen zijn absoluut de eindgebruikers van de toepassing.”

Wie is Vanden Broele?

Al sinds 1957 deelt Vanden Broele kennis en expertise met lokale overheden en non-profits. Vroeger via print, nu ook door kennisplatforms en digitale tools aan te bieden. Kelly legt uit: “We combineren kennisplatforms met tools die processen bevatten. Zo bevindt een burger die bijvoorbeeld een evenement aanvraagt op de website van zijn gemeente, zich achterliggend eigenlijk op ons platform. Op diezelfde plaats vindt hij ook kennis, zoals de wetgeving rond evenementen.”

Om een zo goed mogelijke partner te kunnen zijn voor hun klanten, houdt Vanden Broele ook regelmatig zijn eigen bedrijfsprocessen tegen het licht. Als projectmanager gaan Kelly en collega’s steeds op zoek naar interne tools. “Wij onderzoeken wat kan verbeterd worden. Dat kan gaan over zeer specifieke tools voor een bepaalde afdeling of voor algemene oplossingen. Het is dan ook met die insteek dat we samen met ESC aan de slag gingen.”

Dynamics 365 gebruiken in jouw bedrijf?

Geef de toekomst van je bedrijf vorm en ontdek hoe je je teams, processen en gegevens in je organisatie verbindt. Door data, mensen en processen samen te brengen in intelligente ERP- en CRM-bedrijfstoepassingen creëer je uitzonderlijke klantervaringen en krachtige operationele processen.

Doe net zoals Vanden Broele beroep op experten die je op een correcte manier helpen bij het implementeren van Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement en Business Central.