Drinkmaster 365 Case – Bierhandel De Koninck

IT-partner ESC installeerde zijn administratieve drankencentralesoftware Drinkmaster 365 bij Bierhandel De Koninck. Drinkmaster 365 is gebaseerd op de boekhoudsoftware Microsoft Dynamics 365 Business Central. Met Drinkmaster 365 heeft de bierhandelaar nu een computerprogramma voor zowel de boekhouding als de facturatie. De Koninck heeft voortaan een beter zicht op uitstaande betalingen en ook de tarieven zijn gemakkelijker te beheren.

De Koninck werkte met twee verschillende systemen voor de boekhouding en de facturatie. Beide programma’s waren niet alleen verouderd, maar vooral ook niet geïntegreerd. Het was erg onpraktisch werken voor de administratieve bedienden. De bierhandel zocht naar een oplossing om de boekhouding te vereenvoudigen.

Bierhandel De Koninck heeft beter zicht op uitstaande betalingen dankzij Drinkmaster 365

Drinkmaster 365 dekte meteen 90% van behoeften

Met de installatie van de administratieve software Drinkmaster 365 konden de boekhoudverantwoordelijke van Bierhandel De Koninck een streep trekken onder een erg onpraktische manier van werken. “We werkten met twee losstaande systemen voor de facturatie en voor de boekhouding”, zegt Bart Pletinckx, boekhouder bij Bierhandel De Koninck. “Daardoor hadden we bij het invoeren van een bestelling van een klant geen zicht op diens eventuele uitstaande betalingen. Aan het einde van de dag werden de facturen van verwerkte bestellingen gewoon doorgestuurd naar het boekhoudsysteem. We hadden geen weet van mogelijke slechte betalers.”

De Koninck deed daarvoor een keer om de twee maanden een controle van de klantenrekeningen. Stilaan drong zich de aanwerving van een extra kracht op voor die klantencontrole. Op aanraden van InBev en een collega binnen de overkoepelende Drankenhandelaarsorganisatie Cobeli, ging De Koninck bij IT-dienstverlener ESC een demo bekijken van Drinkmaster 365, een ERP-software op maat van drankencentrales die gebaseerd is op Microsoft Dynamics NAV. Dat was voldoende om De Koninck over de streep te trekken. Vandaag zien de administratieve krachten in Drinkmaster 365 meteen welke orders en facturen er openstaan. De Koninck hoefde dan ook geen extra mankracht aan te werven. Zo kon de KMO alvast een grote investering vermijden.

“We kozen voor ESC’s software, omdat Drinkmaster 365 in zijn standaardversie al bijna 90% van onze behoeften als drankenhandel dekte. Standaard ERP-pakketten hebben geen module voor leeggoed of tarievenbeheer en kun je niet integreren met je kassa. De overige 10%, zoals de opmaak van facturen of volgorde van de gegevensinvoer, heeft ESC aangepast naar onze wensen. De installatie en overdracht van de gegevens is dankzij de professionele hulp van ESC erg vlot gegaan”, vertelt Bart Pletinckx.

Medewerkers registreren betalingen niet meer manueel

Bestellingen komen bij De Koninck binnen via fax, e-mail en zelfs sms. De administratieve medewerkers voeren die bestellingen in het nieuwe systeem in en drukken een verzendingsnota af voor de magazijniers, die de dranken klaarzetten voor transport. Na levering aan de klant bezorgt de transporteur de verzendingsnota terug aan de administratie, wordt het leeggoed verrekend en de factuur opgesteld.

Om een factuur weg te boeken, koppelt De Koninck ze aan een cheque, betaalterminal in de winkel of via een bankoverschrijving. “Wanneer de klant vroeger via de bank betaalde, moesten we een ‘B’ op de factuur schrijven, we konden het niet elektronisch registreren”, zegt Bart Pletinckx. “Contante betalingen moesten manueel ingevoerd worden, betaling per betaling. Onze partner ESC stelde voor ons een kasboek op punt die de contante betalingen automatisch registreert. De dagboeken, alle financiële verrichtingen van een dag, zijn dus sneller opgesteld. En de boekhouding is veel duidelijker.”

Boekhoudsoftware geïntegreerd met CODA en met de kassa

De software is ook geïntegreerd met CODA, een systeem dat elektronische bankoverschrijvingen binnenhaalt. Dankzij de overschrijvingsgegevens zoals mededeling, bedrag, naam, enzovoort kan de bierhandelaar dan de betalingen koppelen met een openstaande rekening of de grootboekrekening. Bart Pletinckx: “Dat konden we vroeger ook wel, maar de eenvoudige integratie met andere systemen is toch een van de grote troeven van onze nieuwe boekhoudsoftware. Dankzij een nieuw kassasysteem krijgen klanten in de drankenhandel nu een factuurticket. Door de koppeling met Drinkmaster 365, komt de factuur rechtstreeks in de boekhouding.”

Wanneer zelfstandigen vroeger hun bestelling afhaalden, moesten ze eerst langs de winkel voor een standaardticket. Vervolgens moesten ze langs het kantoor om hun factuur op te halen en dan weer naar de winkel om te betalen. Dankzij het systeem met het factuurticket kunnen ze meteen betalen en verliezen ze veel minder tijd.

Drinkmaster 365 voor eenvoudig en flexibel tarievenbeheer

Dankzij Drinkmaster 365 kan de bierhandel ook gemakkelijker inspelen op prijswijzigingen van de bierbrouwers. Bart Pletinckx: “Drie keer per jaar veranderen de bierprijzen. Dan moeten we onze eigen prijzen aanpassen in het beheersysteem, in de kassa en op de affichering in de winkel. Bovendien zijn er ook verschillende prijzen voor horeca en particulieren en passen de brouwers zowat allemaal tegelijk hun prijzen aan. Dat zorgde in het verleden voor een hele extra hoop werk. We moesten de prijzen veranderen in het systeem, ook nog eens in de kassa en alle etiketjes manueel wijzigen in de winkel. Als we vandaag prijzen wijzigen, dan worden die niet alleen automatisch aangepast in de kassa, maar ook afgedrukt voor affichering in de winkel. Drinkmaster 365 past bovendien automatisch alle verschillende prijzen aan. Wij veranderen enkel de ‘hoofdprijs’. Een gevoelige tijdwinst!”

Drinkmaster 365 kent ook het verschil tussen een bak en een fles. De Koninck kon vroeger enkel per bak verkopen. Maar wanneer de bierhandelaar aparte flessen diende aan te rekenen, moest hij er een apart artikel voor aanmaken. Dat is belangrijk wanneer klanten overschotten teruggeven, bijvoorbeeld na evenementen. Met Drinkmaster 365 hoeft dat niet langer: de software kent de prijs per bak en berekent automatisch de prijs per fles.

“Als we vandaag prijzen wijzigen, dan worden die niet alleen automatisch aangepast in de kassa, maar ook afgedrukt voor affichering in de winkel. Drinkmaster 365 past bovendien automatisch alle verschillende prijzen aan. Wij veranderen enkel de ‘hoofdprijs’. Een gevoelige tijdwinst! “

Snellere en accurate externe boekhoudcontrole

De Koninck werkt samen met een externe boekhouder voor de boekhoudcontrole. Hij kijkt na of alles goed geboekt werd en de boekhouding in evenwicht is. Hij sluit ook de maand-, kwartaal- en jaarboeken af. Met het vorige programma kon de boekhouder de verschillende lijsten en statistieken niet aanpassen aan zijn eigen manier van werken, wat vaak leidde tot ergernis. De komst van het nieuwe systeem was dan ook een zegen voor hem. Dankzij de flexibiliteit van de software van ESC kan de controle door de boekhouder vandaag veel sneller verlopen. Het boekhoudkantoor zal ook de centrale boekhoudcijfers bij De Koninck kunnen bewaren. Dat moet onder meer de BTW-controle vergemakkelijken.

Voorraadbeheer is de volgende stap

In januari 2009 zal De Koninck ook de voorraad met Drinkmaster 365 beheren. Dat kon tot nu toe niet, omdat de leveranciersboekhouding niet geïntegreerd was met de verschillende producten en verzendingsnota’s van de klanten. De magazijniers kijken daarom dagelijks na wat er besteld moet worden. Een keer per jaar neemt de bierhandel een volledige inventaris op van zijn voorraad. Met de voorraadbeheermodule van Drinkmaster 365 zal de bierhandelaar zijn bestellingen kunnen automatiseren. Dat zal het werk van de magazijniers danig vergemakkelijken. “Het programma was zijn volle investering waard”, besluit een tevreden Pletinckx.