Case: ontwikkeling van een intelligent document – data deel oplossing bij Renson.

Renson is uitgegroeid tot een trendsetter in zijn nichemarkten, met een huidige omzet van meer dan 100 miljoen euro en 650 medewerkers verdeeld over vijf business units. Het internationale succes van Renson is te danken aan een combinatie van factoren: de drang naar innovatie, de wereldwijde communicatie, een sterke aanwezigheid in de lokale markten, en een team van enthousiaste en gedreven medewerkers.

“De marktinformatie die wij ontvangen van onze lokale partners is essentieel. Zo kunnen wij de juiste beslissingen nemen inzake productontwikkeling en commercialisering”, voegt Johan Debaere eraan toe.

Innovatie: 6 à 7 productlanceringen per jaar

Sinds jaar en dag investeert Renson fors in onderzoek en ontwikkeling. Een zeer uitgebreid team R&D-mensen en productmanagers is continu in de weer met de optimalisatie van de bestaande producten en de ontwikkeling van innovatieve oplossingen. Dit resulteert in gemiddeld 6 à 7 nieuwe productlanceringen per jaar. Deze duurzame oplossingen voldoen aan de meest veeleisende behoeften op het vlak van energiezuinigheid, akoestiek, design, maar ook eenvoud in montage, en onderhoud.

Toenemend volume aan ongestructureerde informatie

Renson investeerde reeds jaren geleden in de ontwikkeling van eigen applicaties voor ERP, CRM en e-commerce. De harde cijfers en rapporten die deze systemen leveren volstaan volgens Patrick Snauwaert echter niet om een volledige kijk te krijgen op de échte gang van zaken in de onderneming. “Een softwaresysteem levert telkens maar een deel van de waarheid op. Voortdurend worden hier tientallen dossiers beheerd rond klantprojecten of productontwikkeling. Daaraan is een enorme hoeveelheid ongestructureerde informatie verbonden (emails, verslagen, persoonlijke notities, presentaties,…) die voor de onderneming even belangrijk is als de harde cijfers uit onze softwaresystemen.

25 Terabyte aan data delen in mobiele omgeving

Het datavolume bij Renson is gestegen van 25 Gigabyte in 1994 naar… 25 Terabyte in 2014. Patrick Snauwaert, IT Manager bij Renson: “Ons succes is gebouwd op mensen, en bij uitbreiding op hun informatie. Dat betekent dat je prioriteit moet geven aan het delen van informatie over verschillende landen en vestigingen heen.”De prijs van mobiliteit.

Als internationaal bedrijf met veel externe partnerships is mobiel werken bij Renson schering en inslag. Renson wil een volledige flexibele mobiliteit garanderen voor alle medewerkers. Zo moet  iedereen, via een toestel naar keuze, 24/7 toegang krijgen tot de informatie die hij nodig heeft, waar hij zich ook bevindt. Mobiliteit heeft volgens Patrick Snauwaert echter ook een prijs: Via PC’s, notebooks, tablets en smartphones wordt een massa aan potentieel waardevolle informatie geproduceerd. De vraag is: hoe ga je die data stockeren, beschikbaar maken en delen met anderen? Folders op een file server en individuele mailboxen bieden alvast niet het geschikte antwoord.

Microsoft SharePoint: komaf maken met folders en mailboxen

In het verleden experimenteerde Renson met verschillende tools om de problematiek van informatiedeling en samenwerking aan te pakken. De zoektocht naar de gepaste oplossing leidde uiteindelijk naar Microsoft SharePoint. Een essentiële voorwaarde was echter de koppeling met de diverse bestaande bedrijfssystemen (ERP, CRM, website, …). Omdat Renson zelf onvoldoende kennis in huis had over SharePoint moest ook op zoek gegaan worden naar een IT-partner die de implementatie in goede banen zou leiden. Renson legde tijdens het selectietraject verschillende SharePoint-partners op de rooster: “ESC was het enige ICT-bedrijf dat in staat was om een integratie te realiseren van SharePoint met onze belangrijke informatiebronnen: ERP, CRM en e-commerce. Van 1 + 1 moest ESC als het ware 3 maken, met een duidelijke meerwaarde ten opzichte van de som van de afzonderlijke componenten.”

Meertaligheid cruciaal

Gezien de internationale activiteiten hecht Renson veel belang aan informatiedeling met medewerkers en externe partners in binnen- en buitenland. Het verwerken van de informatie uit lokale markten moet dan weer zorgen voor een aansturing van de commerciële en productstrategie van het bedrijf. Een essentiële vereiste was dan ook de meertaligheid van de SharePoint-applicatie: “Een Nederlander spreekt over een ‘rooster’, een Fransman over een ‘grille’ en een Engelsman over een ‘louver’. Je kan toch niet verwachten dat een buitenlander informatie gaat opzoeken of invoeren in een vreemde taal? ”,  stelt Patrick Snauwaert. ESC bleek de technische expertise in huis te hebben om die meertaligheid in SharePoint in te bouwen, onder andere door de mogelijkheid te voorzien om metadata in meerdere talen in te voeren.

Toekomstige gebruikers centraal

Als ultieme test voor de samenwerking kreeg ESC zeven dagen de tijd om een Proof of Concept op te zetten. Geen verloren energie, zo bleek achteraf: het geleverde werk kon nuttig ingezet worden bij de verdere implementatie. ESC en Renson kozen resoluut voor een pragmatische aanpak, met kleine deelprojecten die één na één werden afgewerkt. Er werd heel wat aandacht besteed aan een nauwe samenwerking met de toekomstige gebruikers. Patrick Snauwaert: “De gebruikers moesten ons meenemen naar hun dagelijkse leefwereld, hun manier van werken. Stap voor stap werd de SharePoint-oplossing zo gemodelleerd naar hun wensen.”

Wederzijds vertrouwen voor de komende 10 jaar

Volgens Patrick Snauwaert heeft Renson met ESC een echte vertrouwensrelatie kunnen opbouwen: “ESC heeft niet alleen de nodige expertise in huis, maar begrijpt ook waar wij écht naartoe willen. Belangrijk, want de keuze voor een SharePoint-partner is er één voor de komende 10 jaar!”