Vervaeke, verwerker van zeilen voor de industriële, agrarische en architecturale sector, is al vrij ver gevorderd in hun BI-traject. Hun grootste uitdaging? Het connecteren van al hun verschillende systemen in een Power BI data model. Een ambitieus project, maar eentje dat absoluut zijn vruchten afwerpt. Kristof Blockeel, CEO van Vervaeke, is alvast enthousiast: “De sterkte van Power BI is net dat je al je systemen ermee kunt koppelen, waardoor heel je bedrijf het actief gebruikt.”
Goed datamodel
Zeven jaar geleden begon Vervaeke aan een traject om hun ERP-systeem te connecteren met Power BI, en ondertussen is ook hun CRM-systeem eraan gekoppeld. CEO Kristof Blockeel had een duidelijke visie toen hij ermee begon: “Je Power BI data model is cruciaal. Zo moet je heel goed nadenken over wat je wil bereiken, welke data je wil verbinden en waar je ze samenbrengt. Bij de start van ons ERP-traject dacht ik al na over onze primary keys. Het is belangrijk om deze keys op voorhand te bepalen en niet pas achteraf. Dit langetermijndenken is voor ons de basis van het succes van Power BI geweest. Ons datamodel is altijd de basis van alles.”
Ondanks zijn visie en interesse in technologie, was Kristof wel blij met de hulp van ESC bij het opzetten van Power BI. “Ik vond de opzet persoonlijk nogal complex, zeker wanneer je twee databronnen wil gaan samenvoegen. We waren dan ook heel blij met de expertise van ESC. Zij gaven de aanzet en daar kunnen we nu zelf op verder bouwen.”
Kristof Blockeel – CEO Vervaeke
“Met Power BI zie je in één oogopslag data uit verschillende bronnen die je anders niet gemakkelijk samenlegt”
Verschillende databronnen
“Ik ben vooral enthousiast over Power BI omdat je data uit al je verschillende systemen kunt samenbrengen”, aldus Kristof. Vervaeke gebruikt een Acces database die de uren logt in de fabriek. Dat doen ze via een handscanner waarbij ze barcodes scannen die uit Dynamics 365 Business Central (het vroegere NAV) komen en de primary keys vormen. Zo kunnen werknemers aangeven op welke machine en voor welk product ze aan het werken zijn. De BI-rapporten geven voor elk product een inzicht in hoe lang eraan gewerkt is en welke winstmarges ze hierop hebben.
“Je Power BI data model is de basis van alles”
De tijdsregistratie van de monteurs gebeurt dan weer in onze Microsoft Dynamics CRM, zodat ze weten hoe lang er precies aan een bepaald project wordt gemonteerd. Er is dus ook een BI-rapport dat aangeeft of er marge op de montage was.
“We gebruiken voor onze finance-afdeling standaardrapporten die werden opgezet door ESC en die worden gevoed met data (zoals winstmarges e.d.) uit Dynamics 365 Business Central. Op die manier hebben we altijd en overal een duidelijk zicht op de financiële toestand van de bedrijven binnen onze groep.”
In de toekomst wil Kristof graag nog Cashflow-rapporten aanmaken in Power BI. “We willen graag weten welke betalingen er nog zitten aan te komen en wat er nog betaald zal moeten worden aan leveranciers. Dit is een erg belangrijk gegeven voor ons bedrijf.”
Data beschikbaar doorheen het bedrijf
Momenteel heeft ongeveer de helft van de werknemers toegang tot de BI-rapporten, maar het is absoluut de bedoeling van Vervaeke om dit verder uit te breiden en het hele bedrijf erbij te betrekken. “Dat is ook net de sterkte van Power BI: data uit ERP, CRM, Acces, etc samenvoegen, zodat het hele bedrijf het gebruikt. Van salesmanager tot productie, CEO en monteurs, iedereen moet de data in detail kunnen bekijken en analyseren, om er daarna slimme conclusies uit te trekken.”
“Van salesmanager tot productie, CEO en monteurs, iedereen moet het samen doen”
Buikgevoel of Power BI data-model?
Ondernemen op basis van buikgevoel of op basis van data, het is een discussie die in de bedrijfswereld vaak een gevoelige snaar raakt. Kristof legt ons uit hoe hij het ziet: “We hebben reeds belangrijke beslissingen genomen puur op basis van data. Zo zagen we dat het belangrijkste systeem dat we produceerden een veel te lage marge had, en dus bijgevolg niet winstgevend was. Dit was een grote ontnuchtering, maar we hebben er wel snel naar gehandeld.”
Toch vindt hij buikgevoel minstens even belangrijk. “Je mag niet in de val trappen om blindelings je Power BI-rapporten te volgen. Was het maar zo simpel! Het is gevaarlijk als mensen hun buikgevoel negeren en puur op de cijfers afgaan. Er kunnen altijd vergissingen gebeuren. Cijfers kunnen fout zijn dus je moet kritisch blijven. Het is vooral de interpretatie van de cijfers die belangrijk is.”
Alhoewel buikgevoel bij Vervaeke nog steeds een prominente rol speelt, helpt Power BI volgens Kristof wel om data overzichtelijk samen te brengen: “Het is leuk om bepaalde zaken in één oogopslag te zien. Power BI is voor ons een tool die informatie samenlegt die je anders apart moet bekijken, en dat is enorm waardevol.”
Het BI Power Pack
Krachtige rapportensets tegen een vaste prijs!
De snelste manier om van jouw data waardevolle inzichten te maken is met het BI Power Pack. 4 standaard rapportensets die zo zijn geactiveerd! Download de brochure en prijsinfo.