Unia is de onafhankelijke openbare instelling die strijdt tegen discriminatie en voor gelijke kansen. In 2023 zette de Vlaamse de samenwerking met Unia stop, wat resulteerde in een interne reorganisatie. Het nieuwe organigram werd door Florine De Brouwer, verantwoordelijke voor ICT bij Unia, aangegrepen om ook enkele uitdagingen op vlak van interne communicatie aan te pakken “We besloten om een Sharepoint intranet te bouwen waar medewerkers alle belangrijke informatie rond werken bij Unia kunnen terugvinden.”
ESC als adviseur
Als vaste IT-partner van Unia werd al snel richting ESC gekeken voor de opzet en uitrol van hun intranet. “Het was snel duidelijk dat Sharepoint het platform zou worden waarin we zouden werken, aangezien we toch al gebruikmaakten van de andere Microsoft 365 oplossingen.” Omdat Unia graag de kennis over het SharePoint intranet inhouse wilde opbouwen, werd er beslist dat ESC vooral zou instaan voor het vastleggen van de requirements.
Ben Vandepol, Modern Workplace Consultant bij ESC, hielp hen daarbij: “Er werden een aantal sessies georganiseerd waarin ESC duidelijk de verschillende mogelijkheden presenteerde. Vanuit deze ‘persona’ workshops, kon Unia bepalen wat een meerwaarde zou zijn en welke functionaliteiten ze zeker nodig hadden. Zo konden we in grote lijnen de structuur uitzetten van het intranet, waarbij vooral ook het meertalige aspect belangrijk was.”
Florine vervolgt: “ESC heeft dan een blauwdruk gemaakt, waarna we een uitgebreide sessie kregen over hoe we zelf aan de slag konden. Dat ging van zelf pagina’s aanmaken, categorieën aanmaken, … maar ook diepere kennis over hoe alles werkt. Daarna was het aan ons om alles in te vullen met onze eigen inhoud.” Tijdens dit proces stond Unia in nauw contact met ESC, zodat ze makkelijk vragen konden stellen en hulp kregen indien nodig. “Zo had iemand bijvoorbeeld alle categorieën per ongeluk verwijderd, maar gelukkig heeft Ben dat snel kunnen oplossen”, lacht Florine.
Florine De Brouwer, IT-verantwoordelijke
“Het Sharepoint intranet geeft nieuwe medewerkers onmiddelijk inzicht in de organisatie ”
Overkoepelende communicatie
Het resultaat is een intranet dat alle organisaties, en dat zijn er vijf, onder Unia bedient. Zo heeft iedereen een eigen plek om aan interne communicatie te doen. “Vroeger kregen we vaak klachten van nieuwe medewerkers dat ze niet de juiste, vooral HR-gerelateerde, informatie vonden. Dat probleem moest opgelost worden. Er is nu één overkoepelende startpagina waar je nieuws vindt over de hele organisatie, een eventkalender en snelle links naar verscheidene applicaties zoals de ICT helpdesk, nieuwsartikels, …”
Het succes zit hem in de opbouw, beaamt ook Ben Van de Pol: “De topnavigatie is opgebouwd uit het perspectief van een medewerker die op zoek is naar iets specifiek. Daardoor sluit het echt aan bij de noden en behoeften van de medewerker.”
Meerwaarde voor collega’s
“Vroeger was die informatie er ook, maar moesten mensen tientallen word-documenten openen in Sharepoint om bepaalde documenten te vinden. Aangezien we een tweetalige onderneming zijn, was er ook altijd een kolom Nederlands en een kolom Frans, dat was niet echt overzichtelijk of aangenaam om te lezen.”
Dankzij het intranet hebben medewerkers nu meer zin om informatie op te zoeken. Daartoe worden ze ook continu gestimuleerd. “We sturen medewerkers steeds bewust riching intranet. Zo hebben we bijvoorbeeld alle vergaderzalen van QR-codes voorzien. Die kunnen gescand worden en dan komt men automatisch op de juiste plek op het intranet, waar ze alle info over die vergaderzaal vinden. Hoe ze de zaal moeten reserveren, connecteren met de beamer, etc.”
Ook de nieuwsbrief werd vervangen door het intranet, om zo de communicatie op bedrijfsniveau door te trekken. “Missen collega’s toch iets van nieuws, dan wordt er een automatische email verstuurd met info die je misschien hebt gemist. Aankomende verjaardagen, nieuwe collega’s, interne vacatures, … Iedereen is steeds op de hoogte!”
Florine ziet absoluut meerwaarde, vooral voor nieuwe collega’s: “Het geeft hen inzicht in de organisatie en ik krijg veel minder vragen over allerlei topics. Een echte win-win situatie dus.”
ESC als vaste IT-partner
“Het was van bij aanvang van dit project echt de bedoeling dat het in eigen handen lag, en ligt. We zijn dan ook zeer tevreden van de werkwijze en de samenwerking met Ben. Nu kunnen we zelf verder bouwen. En dat is ook nodig, want ons intranet is iets dat blijft groeien, we blijven aanpassingen en verbeteringen doorvoeren.”
Dat ESC hun vaste partner en adviseur is, blijkt ook uit andere projecten: “Na de implementatie van het intranet hebben we nog een project opgezet rond digitale handtekeningen, en nu werken we samen met de ESC-collega’s van Net IT voor het automatiseren van onze interne processen rond finance en logistiek.” Eerder dit jaar lieten ze door ESC ook een security audit uitvoeren, en op basis daarvan werden er beslissingen genomen en stappen gezet om hun security-beleid te optimaliseren. De on-site ondersteuning die ESC wekelijks bood, is nu afgebouwd naar eenmaal per maand: “We trekken al veel beter ons plan, maar hebben af en toe nog wat opvolging nodig”, besluit Florine.
Zelf SharePoint intranet implementeren?
Als bedrijf loont het om te kiezen voor tools die je personeel bij elkaar brengen, maar er komt best wat kijken bij het inrichten van zo’n SharePoint-omgeving. Het technische luik vereist kennis van de omgeving, zodat alles veilig en efficiënt kan worden ingericht. Je maakt ook best een plan op met input van je werknemers, want het zijn zij die de tool zullen gebruiken. We begeleiden je graag in dit traject, zodat de implementatie zo vlot mogelijk verloopt.
Kan jouw organisatie ook een modern workplace gebruiken? Wens je graag meer informatie over Microsoft Sharepoint intranet? Dan kan je altijd contact opnemen met ons voor meer informatie.
Ons team staat voor je klaar!
Als Microsoft Certified partner en met een team van Modern Workplace-experts bekijken we graag hoe je de best mogelijke ervaring kan bieden aan je werknemers.
Nick Lievens
Sales Consultant Modern Workplace
📞 +32 (0)9 329 93 06
Deze bedrijven gingen al aan de slag met Microsoft 365
Business applications
Office 365 Case: Van den Hende Beton
Van den Hende Beton concurreert als lokale onderneming met grote, internationale bedrijven. Met een flexibele en persoonlijke service kan Van...
Cases
Microsoft applicaties case: Tyles
“Een partner die alle Microsoft-technologiën ondersteunt” Al sinds 1977 is Cedexsa een professionele groothandelaar van keramische vloer- en wandtegels. Hun...
Modern workplace
Microsoft applicaties case: Binzel Benelux
“Consultants die de taal van de klant begrijpen” Binzel Benelux is als dochteronderneming van Abicor Binzel verantwoordelijk voor de...