Als B2B-groothandel in zoetwaren, snacks en drank wil Ameel Candy World op elk moment van de dag weten hoe het met hun cijfers is gesteld. CEO Christ Suply en Geert Derdaele, Sales Assistant bij Ameel Candy World, gaan daarom dagelijks met Power BI aan de slag. “Power BI is een droom! Vroeger was het maanden werk om zulke resultaten te achterhalen. Nu volgen we alles seconde per seconde op.”
Tot in detail
Begin vorig jaar maakte Ameel Candy World een complexe oefening samen met de boekhouding om te kijken wat de firma nodig had qua brutowinst om rendabel te zijn. Geert stopte vervolgens al die data in Power BI, en nu weet de firma op elk moment hoe ze het doen ten opzichte van hun objectief. “Ik focus niet meer op waar we staan ten opzichte van vorig jaar, maar wel ten opzichte van waar we zouden moeten staan”, zegt Christ Suply daarover.
“Vroeger hadden we hier geen idee van, tenzij er Excel-tabellen gedraaid werden, maar dat was quasi onmogelijk. Nu zitten we er met onze neus op! Elke ochtend check ik als eerste de dashboards. Op basis van wat je daarop ziet, haal je verhaal bij het verantwoordelijke departement. Je hebt dus een veel klaardere kijk op het hele verhaal.”
Naast het bekijken van het globaal overzicht, duiken Christ en Geert ook graag wat dieper in hun rapporten. “Door te klikken in de rapporten en dashboards kan ik kiezen of ik de informatie wil zien per periode, per vertegenwoordiger, per groep, per klant, per leverancier, … We kunnen echt in de diepte gaan.”
“Er heeft een revolutie plaatsgevonden sinds we werken met Power BI”
Maar dat vond Christ nog niet genoeg, hij wilde graag ook de bestellingen meer in detail opvolgen. “Ik zie nu tot op het uur het aantal orders dat geplaatst werd via de webshop. Ik zie welke klant wat heeft besteld en wat de marge per order is. Als ik dan bij een klant een lage marge opmerk, weet ik dat er iets fout loopt en kan ik direct ingrijpen. Dat is een droom! Vroeger was het maanden werk om zo’n dingen te achterhalen. Nu zien we het seconde per seconde als het ware.”
“En zo kan ik nog uren doorgaan over alle rapporten en inzichten”, lacht Christ. “Cijfers die vroeger ondenkbaar waren, zijn nu volledig geïntegreerd met Power BI. Dankzij die inzichten kun je enorm snel bijsturen.”
Geert Derdaele & Christ Suply – Ameel Candy World
“Power BI is ons kompas, het zegt ons of we wel in de juiste richting aan het varen zijn”
Over alle afdelingen heen
Het is Geert Derdaele, sales assistant bij Ameel Candy World, die Power BI twee jaar geleden introduceerde. Samen met de IT-dienst, die de databronnen aanlevert, ging Geert dagelijks aan de slag met het maken van rapportages en dashboards. “Via ESC hebben we goede raad gekregen bij het opzetten van Power BI, daarna ben ik vooral zelf aan de slag gegaan. Je leert snel hoe de formules werken en hoe je verschillende datasets en tabellen met elkaar moet verbinden. Mijn rapporten kunnen zeker flitsender, maar ik wil het duidelijk houden voor mijn collega’s en probeer ervoor te zorgen dat iedereen de data makkelijk kan interpreteren.”
Geert zorgt er vervolgens voor dat elke afdeling de data te zien krijgt die ze nodig hebben. “Elke afdeling gebruikt een algemeen Power BI dashboard, waar ik dan specifieke tegels aan toevoeg per departement. Zo heeft de logistiek onder andere een overzicht van het aantal drops per klant, de ritten per chauffeur, data over extern transport en bijvoorbeeld een rapport dat hen inzicht geeft in recalls. In dat rapport zien ze heel snel de lotcode en versheidsdata van artikelen die een klant aankocht. Dat heeft ons heel wat ellende bespaard bij de terugroeping van meerdere Ferrero-producten een tijd geleden. Ook de verkoop afdeling heeft hun eigen Power BI dashboard, waar ze kunnen raadplegen wat klanten gekocht hebben de voorbije jaren. Dat helpt hen als klanten bijvoorbeeld vragen wat ze vorig jaar in een bepaalde periode kochten, zoals voor Pasen, Sinterklaas of andere al dan niet seizoensgebonden artikelen.”
Ga van data naar inzicht in geen tijd.
>> Ontdek Microsoft Power BI.
Geert bevestigt dat voor de afdeling verkoop Power BI erg zinvol is: “Alle verkopers hebben een licentie en bespreken geregeld hun cijfers met hun salesmanager. Zo kunnen ze zien hoe ze zich verhouden tot hun objectief, welke producten het goed doen, hoe het komt dat bepaalde klanten het slechter doen, enz.”
“Elke afdeling gebruikt een algemeen Power BI dashboard waar ik specifieke tegels aan toevoeg per departement.”
Revolutie
Christ is alvast mateloos enthousiast over de mentaliteitswijziging die Power BI voor Ameel Candy World betekende. “Er heeft werkelijk een revolutie plaatsgevonden sinds we met Power BI werken.” Waar het bedrijf vroeger vooral gefocust was op hun zakencijfer, pakt Christ de zaken nu helemaal anders aan. “Verkopers en mensen van de firma waren vroeger vooral bezig met het zakencijfer, en of dat zakencijfer erop vooruit of achteruit ging. Maar wij hebben 3.000 verschillende klanten en nog veel meer verschillende segmenten en prijzen. Een groot zakencijfer betekent dus niet altijd een goede rentabiliteit. Daarom heb ik aan de boekhouding en Geert gevraagd om onze rapporten minder te gaan koppelen aan dat zakencijfer en vanaf dan onze rentabiliteit centraal te zetten. Op die manier kan ik in één oogopslag zien of we goed bezig zijn.”
🚀 Neem een shortcut met het BI Power Pack! Krachtige rapportensets tegen een vaste prijs! 📈
Power BI is dus voor Ameel Candy World, en voor Christ in het bijzonder, een verhaal dat hun ogen heeft geopend. “Power BI is ons kompas en dat kompas zegt of je wel in de juiste richting aan het varen bent. Vroeger duurde het veel te lang om te weten te komen in welke wateren je je bevond. Nu kunnen we constant bijsturen en tot op de millimeter juist varen. En zo besparen we ook benzine”, knipoogt Christ.
Voor Christ en Geert is er echter nog werk aan de winkel. Hun droom is om op termijn ook alle onkosten in Power BI te integreren, waardoor assumpties echt tot een minimum herleid kunnen worden. Als het van hen afhangt wordt bij Ameel Candy world dus echt een combinatie van data en buikgevoel: “Maar dan moeten je cijfers wel juist zijn en moet je ze juist interpreteren, natuurlijk. Enkel op die manier kun je je buikgevoel ermee versterken.”