Voor veel bedrijven is kostenbesparing op de ICT uitgaven een actueel onderwerp. Het is niet ondenkbaar dat ICT budgetten in 2020 (sterk) overschreden zijn, omdat er bijvoorbeeld extra investeringen gedaan moesten worden om het veilig thuiswerken mogelijk te maken. Daarom deze 5 aandachtspunten om de ICT uitgaven nog beter beheersbaar te houden:
Aandachtspunt 1: Focus! Eerst de doelstellingen, dan pas de technologie
Zijn er in het verleden investeringen gedaan die achteraf hun rendement niet hebben opgeleverd? Helaas kan teveel technologie namelijk ook leiden tot onnodige uitgaven of ontevreden medewerkers. Alles wat uitgegeven wordt aan de ICT moet een bijdrage leveren aan het bedrijfsresultaat. Voor een online platform is dat bijvoorbeeld een aantrekkelijke website, voor een transportbedrijf een geautomatiseerd logistiek systeem. Technologie moet alleen worden ingezet als de doelen bekend zijn. Dat bedoelen we met focus.
Aandachtspunt 2: Neem bestaande processen onder de loep
Voordat je welk proces dan ook digitaal transformeert zou er gekeken moeten worden of het huidige proces wel logisch is. Anders loop je het risico dat te uitgebreide workflows blijven zorgen voor hoge kosten en concurrenten het slimmer doen. Stel dat er drie handmatige autorisatieprocessen zijn en je er twee weg kunt halen, dan betekent deze vereenvoudiging wellicht dat je sneller kunt leveren. Automatiseer dus niet datgene wat je ‘altijd al zo gedaan’ hebt, net zoals je ook niet iets naar de Cloud moet verhuizen als het sterk gedateerd is. Oude rommel ruim je eerst op.
Aandachtspunt 3: Inventariseer lopende contracten
Is er voldoende inzicht in de afspraken die beschreven staan met leveranciers? Door goed de lopende contracten te inventariseren wordt in ieder geval voorkomen dat je mogelijk betaalt voor iets wat binnen de overeenkomst zou moeten vallen. Je zou ook de expiratiedata van contracten kunnen automatiseren, zodat je altijd op tijd bent om opnieuw de markt te verkennen en niet ongewenst aan iemand vast blijft zitten.
Aandachtspunt 4: Check de licenties
Licenties worden vaak generiek aangeschaft, dus ontvangen alle medewerkers gelijksoortige functionaliteiten. Maar klopt dat wel? Het kan voorkomen dat er dan voor functionaliteiten betaald wordt die door een groot gedeelte van de collega’s niet gebruikt worden. Het maken van gebruikersprofielen kan daarbij een oplossing zijn. Iemand die bijvoorbeeld veel bij klanten zit heeft andere behoeften dan een administratief medewerker.
Aandachtspunt 5: On premise of Cloud beheer?
Het nadeel van alles zelf ‘on premise’ doen is dat er onverwachte kosten kunnen optreden. Een server is eerder verouderd dan verwacht en levert niet meer de juiste prestatie is daarvan een voorbeeld. Daar waar sprake is van een aflopend contract, zoals genoemd in aandachtpunt 2, is dit een goed moment om een strategie op het gebied van outsourcing te overwegen. Niet alleen zijn er kansen tot aanzienlijke kostenreducties, maar ook wordt gebruikgemaakt van veilige, razendsnelle en up-to-date systemen.
Samen de ICT uitgaven onder controle brengen?
Neem hier contact op om besparingen te onderzoeken.