Jarenlang werd er met een bepaald software pakket gewerkt maar plotseling was er iets nieuws. Hoe zorg je er dan voor dat eindgebruikers deze nieuwe manier van werken gaan omarmen? Ook moet de continuïteit gewaarborgd blijven en zullen klanten tevreden moeten blijven. Dit soort uitdagingen komen voor als CRM-, ERP- of andere IT systemen veranderd worden. Daarom deze serieuze stappen die jou helpen om implementaties succesvol te stroomlijnen:
Stap 1: Inventarisatie en analyse
Elke verandering begint met een goed gesprek vooraf: met een functioneel consultant, een projectmanager en een aantal sleutelpersonen bij jou in het bedrijf. De bestaande bedrijfsprocessen worden doorlopen, waarbij er geïnventariseerd wordt wat de doelen zijn. Ook wordt bepaald welke bestaande gegevens zullen migreren naar een nieuwe modern systeem. Soms blijkt dat bestaande processen hiervoor aangepast moeten worden of kan maatwerk aan de nieuwe software noodzakelijk zijn. Een duidelijk concept document is het resultaat en op basis van dit document beslis je of je de software-implementatie aanvangt.
Stap 2: Design, het ontwerp
Op basis van de analyse wordt met een team van ontwerpers het software-design gemaakt. Uitgangspunt hierbij is om te bepalen hoe jouw bedrijf het best geholpen wordt. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat gedefinieerd wordt welke functies als eerste worden geïmplementeerd en welke minder prioritair zijn. Ook schuiven jouw collega’s aan met veel kennis van je bedrijfs- en productgegevens, om data zo veel als mogelijk van ‘oud’ naar ‘nieuw’ te kunnen migreren. Zo ontstaat ook het kernteam, zowel binnen jouw bedrijf als aan onze zijde als software partner.
Stap 3: Development, het ontwikkelen en testen
Je erp, crm of software partner gaat nu ontwikkelen en programmeren. Het doel is om een definitieve systeemconfiguratie op te leveren. Zorg dat jouw sleutelmedewerkers hier nauw bij betrokken zijn. Een software partner zal tijdens deze fase een heleboel workshops geven aan jouw key users en interne mensen met veel domeinkennis. Deze workshops zorgen ervoor dat wát er geprogrammeerd wordt, ook door jouw mensen wordt gevalideerd.
Stap 4: Deployment, het vooraf overdragen van kennis
Bij deze vierde stap wordt in feite alles klaargemaakt voor een definitieve “Go Live.” Dat betekent onder andere dat de volgende twee activiteiten worden uitgevoerd. Allereerst wordt de definitieve oplossing uitvoerig getest, waarbij ook gebruikgemaakt wordt van UAT-scripts of User Acceptance Tests. Ten tweede worden de eindgebruikers getraind, vaak met medewerking van jouw key users die de oplossing al meermaals hebben geprobeerd en bijgestuurd. Voorwaarde is wel dat de alle functionaliteiten werken en beschikbaar zijn voor de training start. Dat bereik je door vooraf, al tijdens stap 3, de juiste data in te brengen. Zo trainen je eindgebruikers meteen met heel herkenbare gegevens, niet met vage dummy data.
Stap 5: Operation, de livegang
Dit is de stap van “Go Live” waar de software effectief in gebruik wordt genomen. Ook na de go-live is je software-partner best nog een even paraat. Natuurlijk wordt ook na het afsluiten van het project ondersteuning gegeven. Het is ook de fase waarbij we mogelijke ‘lessons learned’ met elkaar bespreken, maar vooral samen het succes vieren.
Hulp nodig bij implementaties? Vrijblijvend contact opnemen kan altijd!