‘Dankzij Scan & Herken worden de administratieve, verwerkende handelingen steeds eenvoudiger en kunnen wij ons steeds meer toeleggen op de advisering van klanten. Als bedrijf optimaliseer je het interne proces.’
Michiel Schokker – Assistent-accountant – U Accountants & Adviseurs.
Blue10 helpt organisaties met cloud software voor het automatiseren van administratieve processen, zoals de digitale verwerking van inkoop- en verkoopfacturen, pakbonnen en bonnetjes. Daarmee is Blue10 de assistent op de financiële administratie, waarbij gebruikers de controle en het overzicht houden over de verschillende administratieve processen binnen de organisatie.
Met Blue10 komen boekingsdocumenten (facturen, pakbonnen en bonnetjes) in één systeem samen en worden naadloos verwerkt in de financiële administratie. Facturen kunnen bovendien eenvoudig rondgestuurd worden in de organisatie voor de gewenste goedkeuring en zijn in het digitale archief snel en eenvoudig terug te vinden. Met Blue10 heb je altijd en overal inzicht in jouw administratie.
De belangrijkste voordelen van Blue10:
- Eenvoudig boeken, goedkeuren en terugzoeken van facturen;
- Zelflerende documentherkenning;
- Transparant prijsmodel; maandabonnement inclusief implementatie, support en onbeperkt aantal administraties en gebruikers.
HET PROCES:
STAP 1: SCANNEN
Alle boekingsdocumenten, zoals facturen, bonnetjes en declaraties, komen in één systeem samen. Iedere klant krijgt een eigen e-mailadres waar de boekingsdocumenten naar gescand worden. Het is mogelijk dat klanten zelf scannen. Je kunt natuurlijk ook op het accountants- / administratiekantoor voor de klant scannen. De boekingsdocumenten worden direct ingelezen in Scan & Herken, waarbij automatisch de relevante gegevens worden herkend. Bij het herkende boekingsdocument is direct een boekingsvoorstel beschikbaar.
STAP 2: BOEKEN
Met behulp van een automatisch gegenereerd boekingsvoorstel, boek je de ontvangen documenten direct in de financiële administratie van de klant. Boekingstemplates helpen je om facturen en bonnetjes nog sneller, nauwkeuriger en efficiënter te verwerken. Coderingen die vaker worden gebruikt, kun je op deze manier eenvoudig hergebruiken en standaard toepassen In één overzicht wordt de status per administratie weergegeven, kun je een administratie openen en deze direct bijwerken.
STAP 3: CONTROLEREN
Door gebruik te maken van een workflow is het mogelijk om een factuur door één of meer medewerkers digitaal te laten controleren. Hierbij kan een factuur van opmerkingen worden voorzien, geaccordeerd worden en kunnen bijlagen worden toegevoegd bij de gescande factuur. Facturen waar een inkooporder tegenover staat, worden automatisch aan elkaar gekoppeld. Als factuur en inkooporder overeenkomen, wordt de factuur automatisch geboekt in je financiële administratie.
STAP 4: ZOEKEN
Vanzelfsprekend zijn alle facturen altijd en overal beschikbaar in het digitale archief. Door het toepassen van enkele filters vind je direct de factuur waar je naar op zoek bent. Blue10 is naadloos geïntegreerd met Exact Globe, Exact Online en Microsoft Dynamics NAV.
