Het stappenplan voor jouw ERP project
Een succesvolle ERP-implementatie wordt uitgevoerd in verschillende fases en zijn bedoeld om de implementatie van een ERP-systeem efficiënt te laten verlopen. Hiervoor is een actieve samenwerking met de ERP-partner nodig om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt en dat de oplossing aansluit bij de specifieke eisen en wensen van de klant.
Fase 1: Diagnose
In deze fase wordt gekeken naar de specifieke wensen en noden van de klant. Maak duidelijk welke doelstellingen jij hebt voor de implementatie van het ERP-systeem. De ERP partner bekijkt zijn kwalificaties en gaat na of ze geschikt zijn voor de implementatie van jouw specifieke sector.
Wat doet jouw organisatie?
- Definiëren wensen en noden
- Duidelijke doelstellingen opstellen
- Intern de key users bepalen
- Positief over digitalisatie
- Hebben beslissingsrechten
Wat mag je verwachten van een ervaren ERP partner?
- Evaluatie bedrijfsprocessen en infrastructuur
- Bij de juiste fit van klant & partner overschakelen naar de analyse
- Oplevering diagnoseverslag
- Doelstellingen
- Impactgebied
- Voorwaarden
- GAP/FIT analyse
Fase 2: Analyse
Tijdens de analysefase verzamelen we gedetailleerde informatie om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren. Jouw wensen en noden worden afgetoetst met de standaard van de gekozen software, met de bestaande add-ons alsook eventuele aanpassingen op maat. Hier maken we de brug van knelpunten naar oplossingen.
Wat doet jouw organisatie?
- Jouw team van key users heeft een gealigneerd proces
- Key users doorlopen de bedrijfsprocessen met de ERP partner
- De vooropgestelde oplossing/concept wordt goedgekeurd
- Zorg intern voor change management
- Zorg voor een naam voor het project
- Verspreid het idee van change intern
Wat mag je verwachten van een ervaren ERP partner?
- Testscenario's uitwerken
- Opleveren van een conceptverslag
- Analyse huidige bedrijfsprocessen
- Architectuur van de oplossing
- Aftoetsen van de gekozen software
- Detailofferte
- Stappenplan
- Nodige licenties
ERP-implementatie bij Floorhouse
Alles van ERP-selectie tot ERP-implementatie komt aan bod in deze case.
Wil je te weten komen waarom Floorhouse koos voor Microsoft Dynamics 365 Business Central als oplossing? Of ben je op zoek naar advies over een ERP implementatie? Bekijk het allemaal in deze referentie.
Fase 3: Design
Tijdens deze fase bouwen we een ruwe oplossing met standaard-configuratie, waarin de key-users getraind worden in een veilige omgeving. Hierdoor krijgen de key-users een beter inzicht in de nieuwe software en worden eventuele struikelblokken vroegtijdig ontdekt. Daarnaast starten ook de voorbereidingen van de datamigratie.
Wat doet jouw organisatie?
- Toegang tot de omgeving verlenen om oplossing klaar te zetten
- Meebepalen van de testscenario's
- Datacleaning van de masterdata
Wat mag je verwachten van een ervaren ERP partner?
- Installatie/basisconfiguratie van de gekozen software
- Key-user training op standaardconfiguratie
- Parametrisatie van de database
- Templates voor de masterdata
- Review van Concept Document
- Starten datamigratie
Fase 4: Development
Deze implementatiefase bestaat uit 2 flows. Enerzijds wordt het ERP-systeem klaargezet en gebeurt de kennisoverdracht naar de key-users. Dit gebeurt via verschillende sessies rond finance, aankoop, magazijnbeheer enzovoort.
Anderzijds importeert jouw ERP partner de masterdata en gebeurt de technische uitbreiding.
Wat doet jouw organisatie?
- Tijd voorzien voor opleiding van de key-users
- Interne projectmanager volgt alle workshops mee in deze fase
- Documentatie voor user-training opstellen
- Eventuele ondersteuning van de ERP partner
- Opgeschoonde data leveren voor de import
- Aan de hand van aangeleverde templates
Wat mag je verwachten van een ervaren ERP partner?
- Opzet van de onderneming in de database
- Ontwikkeling van eventuele aanpassingen op maat
- Ontwikkeling van de dataconversie
- Testen van de oplossing (ESC & Key-users)
- Importeren van de masterdata
- Klanten, leveranciers, artikelen, prijslijsten, etc.
- Bepaling van de lay-out van facturen, offertes, etc.
Veel voorkomende vragen bij ERP implementaties
Waarom kiezen voor een gefaseerde ERP-implementatie?
Door de implementatie in verschillende fases te realiseren worden de risico’s beperkt. Dit maakt het proces ook minder ingrijpend voor de organisatie en de gebruikers. Bovendien kan je tijdens elke fase van de implementatie feedback geven en eventuele problemen snel oplossen.
Hoe lang duurt een ERP-implementatie voor een bedrijf?
De precieze duur varieert sterk per organisatie. Het is belangrijk om te onthouden dat de implementatie van een ERP-systeem niet alleen technisch, maar ook organisatorisch is. De tijdsduur kan ook afhankelijk zijn van de capaciteit van het bedrijf om de veranderingen aan te kunnen.
Fase 5: Deployment
Key-users hebben hier de belangrijke taak om de end-user op te leiden. Of de gekozen Go-Live datum haalbaar is, wordt pas bevestigd na de acceptatietesting. Bij een negatieve beoordeling van een testscenario, wordt extra training ingezet door de ERP partner. Bij een positieve beoordeling van de acceptatietesting volgt de uitrol van de volledige oplossing doorheen het bedrijf.
Wat doet jouw organisatie?
- Processen doorlopen van de key-users
- Acceptatietesting
- Opleiding van de end-users door de key-users
- Eventuele ondersteuning ERP partner
Wat mag je verwachten van een ervaren ERP partner?
- Key-user training
- End-user training is mogelijk op aanvraag
- User acceptance testing
- Test scenarios bepaalt tijdens de analyse fase worden getest
- Bij negatieve beoordeling inzetten op extra training
- Finale datamigratie
- Go Live ondersteuning
Fase 6: Operation
Aansluitend op de uitrol van het ERP systeem gebeurt de Go-Live. De software is in gebruik door de end-user. In deze fase mag support zeker niet uit het oog verloren worden. Zowel ondersteuning tijdens de Go-Live door consultants als een goede support werking zijn hier van groot belang om ervoor te zorgen dat het systeem goed blijft werken en dat eventuele problemen snel opgelost worden.
Wat doet jouw organisatie?
- Ondersteuning van de end-user door key-user
- Key-user als first line of support
Wat mag je verwachten van een ervaren ERP partner?
- Vragen of problemen 24/7 melden bij jouw ERP partner
- Gecertificeerde medewerkers geven Go-Live ondersteuning
- Bij problemen direct kunnen ondersteunen
- Remote support of ter plaatse
- Presentatie van de support werking
Project management doorheen het hele proces
Met een goed doordachte projectaanpak probeert een bedrijf een organisatorisch voordeel te halen uit de verwezenlijking van vooropgestelde doelstellingen. Een projectmanager verliest dit niet uit het oog en zorgt ervoor dat de doelstellingen worden behaald.
Wat mag je van een projectmanager verwachten?
- Opstart van het project in goede banen leiden
- Opmaken en communiceren van planning
- Controle op budget versus scope
- Vereenvoudiging van de oplevering en goedkeuring van het project
- Directe contactpersoon bij vragen/opmerkingen
15 risico’s bij ERP projecten
Ontdek welke valkuilen vaak voorkomen bij de implementatie van een ERP systeem.
Dataverlies, te weinig automatisatie of slecht projectbeheer. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alle risico’s die kunnen voorkomen tijdens het implementeren van jouw bedrijfssoftware.
Jeroen De Vuyst
Sales Consultant
📧 jeroen.devuyst@esc.be
Ons Business Applications team staat voor je klaar!
ESC is een Microsoft Certified partner en heeft een team van ervaren businessconsultants, engineers en experten die je graag van a tot z begeleiden. Het is ons doel om jouw ERP project zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Meer weten over ERP? Check deze artikels!
8 voordelen van bedrijfssoftware voor de drankensector
Retailers in de drankensector besteden hun tijd het liefst aan klanten, maar helaas gaat er heel wat kostbare tijd verloren…
ERP, ook voor kleine organisaties die GROOT durven denken
Er heerst een onterecht beeld dat ERP systemen alleen maar hun waarde voor grote organisaties hebben, honderdduizenden euro’s kosten en…
ERP upgraden of implementeren? Eerst terug naar de kern!
ERP systemen vormen de kern van elke organisatie alleen werd er in de loop van de tijd wel eens vergeten…