Met EDI (Electronic Date Interchange) wisselen bedrijven, in dit geval klant en leverancier, elektronisch gegevens met elkaar uit. Het doel is transacties zo makkelijk en snel mogelijk te maken. Voor drankendistributeurs en drankenimporteurs die vaak werken met loten, leeggoed en houdbaarheidsdata is EDI een handige manier om meteen alle nodige data in je ERP te hebben. Ook voor klanten is EDI steeds vaker een dealbreaker. Een geïntegreerde oplossing met je ERP is dé aangewezen manier om tot een efficiënte werkwijze te komen.
Hoe werkt Electronic Data Interchange (EDI)?
Kort uitgelegd, EDI stelt jouw ERP-systeem in verbinding met het ERP-systeem van je klant. Vaak wordt er een tussenpartij ingeschakeld die gespecialiseerd is om de vertaalslag te maken van het formaat van de verzender naar het formaat van de ontvanger.
Als drankendistributeur of craft brewer krijg je bijvoorbeeld een bestelling van 1680 bakken Sint-Bernardus Abt 12 binnen via EDI. Drinkmaster 365 zal deze EDI-bestelling ontvangen en opnemen in de EDI-orders en zal ook meteen aangeven of alles klopt met het order. Fouten worden meteen uitgelicht zodat je deze kan oplossen. Zijn er geen fouten dan zet je het EDI-order eenvoudig om in een bestelling.
Daarna volgt deze bestelling de flow van je bedrijf. Wanneer je de bestelling gaat leveren kan je opnieuw EDI gebruiken om de verzending of het dispatch advice aan te bieden bij je klant. Zo weet je klant voor de fysieke levering wat er precies gaat binnenkomen. Zelfs de factuur voor die zending kan je via EDI aan je klant bezorgen.
Vereenvoudig gegevensuitwisseling met EDI
Eerst en vooral, niet meer het manueel ingeven van artikelen, hoeveelheden en prijzen. Bestellingen moeten enkel goedgekeurd worden om dan als orders naar je magazijn te gaan. Dan kan je ook meteen leveren en factureren na ontvangst van de bestelling door je klant.
Ook voor je chauffeurs is het gemakkelijk trouwens, want zij moeten geen administratie meer bij zich hebben. De details, inclusief tijdstip van levering, zitten al in het systeem van je klant voor hij aankomt. Klanten kunnen zelfs via EDI een tijdslot voor levering aanvragen.
Via EDI wordt ook lottracering mogelijk mogelijk gemaakt en via het ERP-systeem druk je eenvoudig SSCC-labels af. SSCC is een wijdverspreide standaard voor palletlabels, vaak gecombineerd met EDI. De codes op deze labels bevatten alle gegeven over de artikels, tot houdbaarheidsdatum toe. Fouten worden dus makkelijk opgemerkt en teruggekoppeld naar de leverancier. Die kan dan artikels vervangen of opnieuw versturen voordat die factureert.
Wat met de prijzen?
Als je klant via EDI een bestelling stuurt dan gebeurt dat inclusief de verwachte prijs. Maar de prijzen in jouw ERP-systeem primeren. Die prijsverschillen kunnen voorkomen door een recente prijsverandering of door een andere manier van afronding. De prijs in het ERP-systeem van de leverancier krijgt echter altijd voorrang, dus jouw prijzen worden doorgerekend.
In de opzet van je EDI kruipt wat werk, want je klanten en leveranciers moeten elk een GLN-nummer krijgen. Verhandelde producten krijgen een GTIN-nummer. Die nummers koppelen we aan je ERP-systeem. ESC heeft ervaring met verschillende EDI-leveranciers (zoals Babelway) en heeft de nodige omgeving om je EDI-systeem grondig door te testen. We bespreken graag met jou hoe dat precies voor jouw dranken- of wijnhandel in zijn werk gaat. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.
