Zoals je op onze BI-strategie pagina kan lezen, zijn er veel voordelen verbonden aan de implementatie van een BI-systeem in je bedrijf. Eens je het potentieel van een goed BI-plan hebt geïdentificeerd, is het tijd om de uitvoering ervan te gaan uitstippelen. Want als we het hebben over BI, hebben we het niet enkel over het kiezen van de juiste BI-tool. Er zijn nog enkele andere beslissingen die je moet nemen om een succesvol BI-traject te garanderen. In deze blogpost tonen we je de 10 fundamentele stappen van een goede BI-roadmap.
1. Begin met de juiste mindset
Het implementeren van een BI-tool is niet altijd zo makkelijk. Daarom is het belangrijk om er met de juiste mentaliteit aan te beginnen, zodat je voorbereid bent op problemen zoals ingewikkelde dataproblemen, weerstand van het management, dalende sponsoring, terughoudendheid van de IT-afdeling en acceptatieproblemen bij de gebruikers. Wees je bewust van alle valkuilen, dat zal je een hoop tijd en teleurstellingen besparen.
2. Kies een BI-verantwoordelijke
Hoewel er bij een BI-strategie meerdere stakeholders betrokken zijn, is het noodzakelijk om een kopman aan te duiden die het voortouw neemt bij de implementatie. Het kan verleidelijk zijn om de Chief Information Officer (CIO) of de Chief Technical Officer (CTO) aan te wijzen, maar dat is meestal niet de beste keuze. Een BI-traject wordt beter gedragen door een leidinggevende die bottom-line verantwoordelijkheid draagt, een breed beeld heeft van de strategie en doelstellingen van de organisatie, en weet hoe de bedrijfsmissie te vertalen in KPI’s.
3. Beoordeel de huidige situatie
Zoals we al zeiden: meestal gaat een implementatie niet zonder slag of stoot. Een van de belangrijkste onderdelen van een business intelligence roadmap is het beoordelen van de huidige situatie. Eens je alle belanghebbenden aan tafel hebt, is de volgende stap het analyseren van de huidige software stack, en de processen en organisatorische structuren eromheen (of het gebrek daaraan). Zoek uit wat werkt en zoek een manier om het te integreren in de nieuwe strategie. Documenteer ook alles wat niet werkt. Welke processen zijn bijvoorbeeld inefficiënt?
4. Bepaal je budget
Het opstellen van een nauwkeurig budget is een belangrijke stap in het proces van het bouwen van een succesvolle BI-strategie. Budgettering stelt je in staat om je middelen slim toe te wijzen. Zo moet je nadenken over uitgaven zoals het rekruteren van eventueel extra mensen, trainingen voor je medewerkers, en natuurlijk ook over welk soort software je zal kiezen om in te investeren.
Als het gaat om BI-tools zijn er veel opties op de markt die een breed scala aan functionaliteiten bieden. Daarom is het belangrijk om duidelijk te weten wat je specifieke behoeften zijn en hoeveel geld je beschikbaar hebt, voordat je op zoek gaat naar een van deze oplossingen. Zo kan je leveranciers vergelijken en de oplossing kiezen die het beste bij je past.
5. Denk aan beveiliging, privacy en compliance
Voordat je begint met het verzamelen, schoonmaken en analyseren van data, is het belangrijk om na te denken over beveiliging, privacy en vooral compliance. Datalekken hebben geleid tot de invoering van verschillende wetgevingen, en dus is het nemen van maatregelen om te voldoen aan de regelgeving een must bij het opstellen van uw BI-strategie.
Om privacy en bescherming te waarborgen, moet je ook nadenken over beveiliging. Bij grote datasets is het kiezen van veilige opslaglocaties essentieel. Maar ervoor zorgen dat uw gegevens veilig zijn, betekent nog niet dat u zich aan de regels houdt. Hoewel privacy en beveiliging nauw met elkaar verbonden zijn, zijn er nog andere manieren waarop gegevens kunnen worden misbruikt en u moet ervoor zorgen dat u hier zorgvuldig rekening mee houdt bij het opstellen van uw strategieën.
6. Clean data
Propere gegevens erin, propere analyses eruit. Zo simpel is het. Het schoonmaken van je data is misschien niet makkelijk, maar het zal wel het succes van je BI-traject verzekeren. Het is van cruciaal belang om goede gegevenskwaliteit te garanderen, omdat het helpt de gegevens zo clean mogelijk te houden voor betere operationele activiteiten en besluitvorming op basis van die gegevens.
7. Identificeer essentiële KPI’s
KPI’s zijn meetbare waarden die aangeven hoe effectief een bedrijf zijn bedrijfsdoelstellingen bereikt. Ze vormen de kern van een goede BI-strategie. KPI’s geven aan waar bedrijven op de goede weg zijn en waar verbetering nodig is. Het kan verleidelijk zijn om voor alles KPI’s te maken, maar ddat is niet altijd het beste idee. Het is beter om te beginnen met de belangrijkste KPI’, je kan ze later immers nog altijd uitbreiden.
8. Kies de juiste tool/partner voor je bedrijf
Tot nu toe heb je nog altijd geen BI-software/partner gekozen, ookal ben je al een eind ver in je business intelligence roadmap. Door stappen 1 tot 7 goed voor te bereiden ben je nu in staat de juiste tool te vinden en deze met succes te implementeren. Tijdens dit proces zal je moeten kiezen en een vergelijking maken tussen cloud en on-premise. Je zorgt er ook best voor dat je een oplossing kiest die gemakkelijk kan worden opgeschaald naarmate je bedrijf en behoeften groeien. Zoek naar flexibele oplossingen die voldoen aan de behoeften van al je gebruikers. Maak gebruik van gratis trials en overhaast deze stap niet!
9. Denk na over mogelijke problemen en zoek oplossingen
Ondertussen zou je een duidelijk beeld moeten hebben van de processen en maatregelen die je moet nemen voor een succesvolle implementatie van je business intelligence-strategie. Maar, zoals bij elk ander bedrijfsscenario, gaat dit niet altijd zonder problemen. Om niet voor verrassingen te komen staan, is het verstandig om bij het opstellen van je BI-roadmap reeds te denken aan mogelijke obstakels.
Door deze mogelijke struikelblokken te identificeren (bijvoorbeeld opleiding van werknemers, data-opslag, …) kan je anticiperen op mogelijke problemen en deze het hoofd bieden met efficiënte oplossingen. Niemand heeft een kristallen bol en je kan dus uiteraard niet alles voorspellen, maar het is wel mogelijk om potentiële nadelen te benoemen en risoco’s te beperken.
10. Volg een gefaseerde aanpak
Rome werd niet in één dag gebouwd, dus je BI-strategie ook niet. Een succesvolle Business intelligence-strategie vereist een iteratieve aanpak. Babysteps dus! Kies een paar KPI’s en bouw een paar dashboards als voorbeeld. Verzamel feedback en herhaal dit elke paar weken met nieuwe releases. Vraag jezelf voortdurend af wat werkt en welke stakeholders er baat bij hebben.
Hulp nodig bij je BI-roadmap?
Een goede BI-roadmap heeft geen einddatum. Uw organisatie moet er voor de lange termijn in investeren. Wil je graag hulp om een BI-strategie en bijhorende BI-roadmap uit te werken? Bekijk dan zeker ons BI Power Plan, waarbij we je helpen om op een gefundeerde manier Business Intelligence te verankeren in je bedrijf.
Ontdek hoe we zowel kleine als grote bedrijven helpen met Data & BI. Wat wil jij juist doen?
