ERP upgraden of implementeren? Eerst terug naar de kern!

ERP systemen vormen de kern van elke organisatie alleen werd er in de loop van de tijd wel eens vergeten wat daar wel en niet bij thuishoort. Er werden allerlei secundaire sub-oplossingen toegevoegd die de organisatie niet gezonder maar wel complexer gemaakt hebben. Ga je jouw ERP upgraden? Dan eerst terug naar de kern waar een ERP systeem voor bedoeld is.

Het ondersteunen van primaire operationele werkzaamheden

Een gezond ERP systeem ondersteunt afdelingen met processen die voor iedereen herkenbaar zijn. Het omvat alles wat met de operatie te maken heeft zoals logistieke goederenafhandeling, financiële stromen, inkoop-, verkoop- en masterdata. Natuurlijk is dit voor elke organisatie anders, maar het gaat om de processen die, in een logische onderlinge samenhang, het kloppende hart van de organisatie vormen.

De invasie van secundaire koterijen vermijden bij ERP upgraden

Hoe groter organisaties werden hoe meer ‘kotjes’ erbij kwamen die eigenlijk thuishoren in bijvoorbeeld een CRM– of projecttool. Zo was er een klant die huizen bouwt waarbij alles rondom een bouwproject, zoals contracten, foto’s, tekeningen en afspraken in het ERP systeem terechtkwamen. Deze informatie kan echter gewoon in een projectmanagement tool worden opgeslagen. Een ander voorbeeld is de onterechte opslag van sensordata, van productiesystemen in een industriële omgeving, die in een ERP systeem werden teruggevonden. Onze mening is dat de conclusie van deze data wel in het ERP systeem hoort, maar niet de data zelf. Met de explosieve groei van data komen anders de primaire processen steeds vaker in de knel.

Voor datgene wat niet in een ERP systeem thuishoort hebben organisaties nog wel steeds een oplossing nodig. Gelukkig zijn moderne ERP systemen ondertussen zo uitgebreid dat veel van die zaken nu in standaardfunctionaliteiten zitten. Daardoor kunnen we makkelijk bestaande add-ons voor die speciale noden koppelen. Als je toch op maat wilt bouwen kunnen we dat in een naadloos aansluitende, maar autonome uitbreiding, doen in Business Central of door middel van Power Apps.

De gevolgen

Succesvol zakendoen heeft tegenwoordig met agility, wendbaarheid, te maken. Door het ontstaan van allerlei sub-oplossingen (de kotjes) is er een complex te onderhouden systeem ontstaan waardoor onder andere upgraden en contractbeheer een steeds grotere uitdaging vormen. Daarnaast hebben veel organisaties te maken met oplossingen die niet of slecht aan te passen zijn aan de moderne mobiele tijd. Denk daarbij aan de integratie van systemen via apps, de toegankelijkheid van informatie op de smartphone. Steeds belangrijker ook omdat meer collega’s thuis aan het werk zijn.

Enorm Rommelige Processen voorkomen bij het ERP upgraden

De eerste stap is samen onderzoeken wat de basis zou moeten zijn. Wat zou je bijvoorbeeld doen als je nu opnieuw jouw organisatie zou inrichten? Waarschijnlijk kom je erachter dat er veel software, systemen, applicaties of processen gebruikt worden die onnodig zijn. De tweede stap is om een wendbaar platform te selecteren waar je op voort kunt bouwen en integratie en upgrades altijd goed geregeld zijn. Op die manier verdwijnt ook de mogelijke afhankelijkheid van softwareleveranciers die niet in staat zijn om op tijd mee te groeien.

Zullen we samen onderzoeken welke stappen nog meer te nemen zijn?