De verwachting is dat, ook na corona, het hybride werken het nieuwe normaal zal zijn; dus meer collega’s die vaker thuiswerken en minder naar kantoor gaan. Dat heeft consequenties voor de manier waarop we met elkaar samenwerken. Hoe stoom jij jouw organisatie klaar voor post corona en welke rol speelt onder andere de IT infrastructuur daarbij?
Van kantoortuin naar gameplek of ontmoetingsruimte
In een glazen bol kijken kunnen we niet, maar de kans neemt af dat je met z’n allen de dagelijkse bewoners van drukbezette, rumoerige en vaak ongezonde kantoortuinen bent. Een presentatie voorbereiden, klanten bellen en zelfs administratieve taken uitvoeren kun je thuis. Er zullen bedrijven gaan ontstaan die vooral ingericht worden om de teamgeest te behouden en onderlinge creativiteit te laten stromen. “Werken kun je ook thuis, inspiratie krijg je op kantoor”, vinden zij.
Vaarwel aan de fileserver!
Voor de IT omgeving betekent het steeds vaker dat de on-premise fileserver achterhaald is. Want waarom zou je met z’n allen vanaf thuiswerkplekken een server op kantoor belasten? Het zorgt letterlijk voor vertraging op de lijn als iedereen op hetzelfde moment gaat downloaden. Beter is om juist nu alle applicaties naar de Cloud te transformeren, de fileserver vaarwel te zeggen en te profiteren van betere performance.
Download het e-book “Terug naar kantoor post corona?”
De digitale vergaderzaal
Bij het hybride werken hoort ook het hybride vergaderen. De vraag is echter hoe digitaal jouw vergaderzaal nu is? Je hebt het ongetwijfeld weleens meegemaakt dat je op jouw thuiswerkplek moest wachten omdat er aan de andere kant van de lijn een aantal collega’s zaten die niet alle faciliteiten goed opgestart kregen. Een laptop of MacBook aansluiten op een digitaal beeldscherm is daar zo’n voorbeeld van. De vergaderzaal blijkt vanwege allerlei complexe bedieningen toch iets minder digitaal te zijn dan verwacht.
Elke ruimte kan een digitale vergaderzaal zijn
Gelukkig zijn er tegenwoordig prachtige oplossingen, zoals Microsoft Teams Rooms, waarmee iedere deelnemer, thuis of op kantoor, een vergadering bijwoont met goed geluid en uitstekend beeld. Misschien nog belangrijker is dat je van elke ruimte een digitale vergaderzaal kunt maken, omdat de componenten klein zijn en makkelijk te verplaatsen.
Hybride werken vraagt om inzicht in ruimten
Bedrijven die de beschikbare ruimte digitaal beheren en managen bouwen een interessante bron van informatie op. Zij weten steeds beter hoeveel vierkante meters kantoorruimte echt nodig zijn en kunnen daarmee aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Daarom is het zinvol om van ruimtereserveringssystemen gebruik te maken. Vergaderruimten, werkplekken en zelfs de benodigde apparatuur kun je vanaf elke werkplek van tevoren digitaal reserveren.
Ook de receptionist(e) kan thuis aan het werk zijn
De vertrouwde receptionist(e) kan, met de juiste CRM applicatie, iemand zijn die klantvragen aanneemt zowel op kantoor als de thuiswerkplek. Degene die de werkzaamheden van bezoekende klanten overneemt is bijvoorbeeld de digitale receptie. Bezoekende klanten worden welkom geheten op een 42” touchscreen en de gastheer of gastvrouw is al verwittigd van het bezoek.
Het maken van nieuwe afspraken rondom documentopslag
Tot slot vragen we extra aandacht voor het volgende: Hoe meer mensen thuiswerken hoe groter de kans dat belangrijke of privacygevoelige data op decentrale plekken terechtkomt. Daarom betekent hybride werken ook dat je er samen met collega’s nieuwe afspraken over moet maken. Wanneer bewaar je bijvoorbeeld iets in Microsoft Teams, OneDrive of SharePoint en heb je elke collega duidelijk gemaakt dat externe dragers taboe zijn?
Ben je klaar voor het nieuwe normaal?
We gaan er graag vrijblijvend met je over in gesprek. We zitten er klaar voor, zowel thuis als op kantoor.