Kennis en informatie delen met Enterprise Content Management (ECM)

Waarom je als bedrijf worstelt met het efficiënt delen van info

Versnipperde informatie

Als je ergens op vastloopt, is de informatie die je nodig hebt misschien opgeslagen in een database. Of op een intranetsubpagina? Of op pagina 112 van een PDF-document? Je beschikt niet over één centrale bron van informatie en dus stapelt kennis zich op in allerlei uithoeken van je digitale omgeving – als ze zelfs gedocumenteerd is.

Te veel tools

Het probleem is dat je te veel kennisarchieven hebt. Je werknemers slaan kennis en informatie op en delen deze via zelfgekozen tools. Dat werkt prima voor de gelukkigen die al op de hoogte zijn, maar voor de anderen betekent het dat ze buiten de informatiekring worden gehouden en geen toegang hebben tot de kennis die ze nodig hebben.

Achterhaalde informatie

Verouderde kennis die in bedrijven ronddwaalt zorgt voor problemen. Werknemers worden gedwongen door een berg outdated materiaal te spitten. Ze verspillen tijd aan het opsporen van de kennisbezitter om hem om actuele informatie te vragen. En ze verliezen vertrouwen in het systeem omdat antwoorden consequent verouderd zijn.

Slechte implementatie

Als je een nieuw kennisbeheersysteem invoert, is het belangrijk om een strategie te hebben. Zorg dat alle inhoud is geüpload en georganiseerd nog voordat eindgebruikers toegang krijgen en besteed genoeg tijd aan het opleiden van medewerkers.
>>> Hulp nodig?

Enterprise content management system

Technologie maakt het makkelijker om kennis en informatie te structureren en te delen. De juiste oplossing vinden en implementeren is echter een niet te onderschatten taak. Het aanbod is dan ook enorm: virtuele whiteboards, platformen voor het delen van documenten (DMS), software voor projectbeheer, online samenwerkingstools…

Viva Engage (Yammer) het sociale netwerk voor bedrijven

Viva Engage is een professioneel sociaal netwerk exclusief voor jouw bedrijf waar je ideeën kan bespreken, updates kan delen en…

SharePoint als plek om kennis te delen

SharePoint is een platform dat silo's doorbreekt en teams op afstand samenbrengt via bestandsdeling, samenwerking, sociale functies, ...

OneDrive, online opslagruimte voor je bedrijf

OneDrive is de Microsoft-cloudservice die jou verbindt met al je bestanden. Met OneDrive kan je al je bestanden opslaan en…

ECM of Enterprise Content Management helpt je met…

Ongestructureerde inhoud centraal beheren
Eenvoudig werken met documenteigenschappen
Metagegevens globaal beheren
Tijd besparen en instellingen opnieuw gebruiken

Toegang tot gegevens beheren
Documentverwerking voor samenwerking stroomlijnen
Media-inhoud meteen bekijken en direct afspelen
Geoptimaliseerde mediabibliotheken gebruiken

Naleving van regelgeving
Zakelijke en belangrijke records beveiligen
Snel en eenvoudig inhoud maken en publiceren
Een consistent uiterlijk voor uw portaal

Tips om kennisdeling binnen je organisatie te bevorderen

Samenwerking vs. concurrentie

Een gezond evenwicht tussen interne concurrentie en samenwerking zorgt ervoor dat je medewerkers streven naar duurzame prestaties. Ze zullen ook gemotiveerder zijn om elkaar te helpen, want als de focus verschuift van individuele naar teamprestaties, zijn ze eerder geneigd samen te werken en hun kennis te delen.

Transparantie & communicatie

Het creëren van een gezonde, transparante werkplek waar iedereen toegang heeft tot de informatie die hij nodig heeft, en zich vrij voelt om ideeën te delen en vragen te stellen, is essentieel voor het vereenvoudigen van kennisdeling. Door open communicatie kunnen werknemers elkaar ook beter leren kennen en relaties opbouwen.

Peer-to-peer leren

Mentorschap en peer-to-peer learning kunnen de samenwerking verbeteren en zijn een van de eenvoudigste manieren om kennis te delen. Dit kan gaan van lezingen tot discussiegroepen en één-op-één begeleiding of zelfs platforms voor het delen van kennis. Kies dus vooral wat het best bij je bedrijfscultuur past.

Blijven experimenteren

Nieuwe ideeën en berekende risico’s zijn een goede manier om creatieve oplossingen te ontdekken. Dat gaat van innovatieve technologieën tot het veranderen van je workflow of het uitproberen van verschillende vormen van samenwerking. Dit soort experimenten bevordert niet alleen een cultuur van innovatie, maar ook van vertrouwen.

Creëer een collaboratieve werkplek

Cruciale bedrijfskennis zit vaak maar bij een paar werknemers. Dat kan bij je senior team zijn, maar even goed bij een nieuwe medewerker zijn die goede ideeën meebrengt van zijn vorige job. Als je die kennis en informatie echter niet gaat delen met de rest van je team, is ze niet alleen minder nuttig, maar ook moeilijk vast te leggen en op te slaan voor toekomstig gebruik.

Ons team staat voor je klaar!

Als Microsoft Certified partner en met een team van Modern Workplace-experts bekijken we graag hoe je de best mogelijke ervaring kan bieden aan je werknemers.

Contacteer ons

Boek een online consult