24pharma koppelt webshop aan Business Central voor meer efficiëntie

Van fysiek naar digitaal

Het 24pharma-verhaal begon in 2003 met een fysieke apotheek in Beveren-Waas, Apotheek ‘Blindeman’, waaraan een tiental jaar later een online apotheek gekoppeld werd, actief in België en Nederland. Het online assortiment is enorm uitgebreid en gaat van verzorgings- en schoonheidsproducten tot vitaminen en voedingssupplementen, medische hulpmiddelen, EHBO, enz. De webshop biedt vandaag meer dan 30.000 producten en 350 merken aan.

24pharma is een van de grote spelers in België, maar vaart heel bewust een eigen koers: “Wij doen niet mee met de ‘race to the bottom’ qua pricing, dat is geen lange termijn strategie. We zetten liever in op service en snelle levering en doen het erg goed op die fronten”, aldus Diederik Matthijs.

Webshop voor de apotheek

Een goede tien jaar geleden stond de online markt voor apotheken nog in zijn kinderschoenen. “Ik voelde dat de markt klaar was voor e-commerce en dus begonnen we vanuit onze fysieke apotheek op kleine schaal producten te verzenden.”

Het bedrijf gebruikte hiervoor hun apotheeksoftware, aangezien alles toen nog van daaruit werd verzonden. “Het was snel duidelijk dat die software niets met e-commerce te maken had, en dus liepen we al snel met ons hoofd tegen de muur. We besloten daarom een professionele webshop te laten bouwen.” Het bedrijf koos voor een Magento webshop, nu ook gekend als Adobe Commerce. Op die manier konden de nodige plugins makkelijk worden voorzien.

Toch liep 24pharma ook na de implementatie van Magento nog tegen te veel obstakels aan.  “Magento was gekoppeld aan die apotheeksoftware. Het lukte dus wel om bestellingen in te lezen, maar dat was het dan ook. Voorraad, locatie, stockbeheer, … dat ging allemaal via die apotheeksoftware en was dus totaal niet efficiënt.”

Bestellingen moesten allemaal manueel gepickt worden. De medewerkers die de bestellingen moesten klaarmaken, drukten de webshop-orders op papier af en moesten vervolgens alle nodige producten zoeken. Ze moesten dus perfect weten wat waar ligt, welke producten er wel of niet op stock waren en wat moest besteld worden bij de groothandel. “In het begin ging dat ergens nog, maar we bleven maar groeien en de opslaglocatie in de apotheek werd al snel te klein. Van onder tot boven, alles zat nokvol! Dat was gewoon niet meer werkbaar”, vertelt Diederik over die periode.

Het dagelijks aantal bestellingen bleef stijgen en het assortiment werd uitgebreid en ze merkten daardoor enorm veel efficiëntieverlies. “We zaten vast met onze huidige software. Het moest beter! We besloten de markt te verkennen en op zoek te gaan naar een goed functionerend, geautomatiseerd magazijnsysteem of WMS. Gelijk wie moest snel orders kunnen picken en verwerken, dat was ons uitgangspunt. We wilden een intelligent systeem dat schaalbaar was en liefst ook een internationaal ERP pakket dat continu verbeterd wordt.”

Daarnaast was ook een makkelijke integratie met de webshop én een koppeling met de verzendsoftware noodzakelijk. “Van zodra een order gepakt is, moet het verzendlabel automatisch geprint worden.”

Dynamics 365 Business Central én Magento: van manueel naar geautomatiseerd

Het was uiteindelijk het ERP en WMS systeem Microsoft Business Central dat het best voldeed aan alle vooropgestelde criteria. “Met de ERP-software van Business Central konden we een efficiënte flow uitwerken, die ons helpt om sneller en vlotter te werken”, beaamt Diederik.

Wanneer de bestelling binnenkomt vanuit Magento, wordt er in Business Central automatisch een verkooporder aangemaakt. Daarna wordt gekeken in het systeem of alle producten van dat order op voorraad zijn. Als dat het geval is, dan wordt dat order automatisch vrijgegeven en kan het gepickt worden.

Bestellingen waarvan niet alle producten op stock zijn, moeten besteld worden. “Dat gebeurt ook in Business Central via een inkoopvoorstel naar de groothandel. Dat doen we bewust zodat we zelf een goed overzicht hebben van wat er nog moet binnenkomen. Wij krijgen van de groothandel dan onmiddellijk antwoord over welke producten binnenkomen bij de volgende levering. Sommige producten hebben ook zij niet lokaal liggen, maar moeten van een andere vestiging komen. Dat weten we dan ook ineens.”

Alle complete orders worden dus zo goed als onmiddellijk verwerkt. Scanners uitgerust met Mobile WMS van Tasklet Factory krijgen alles door van Business Central en helpen de medewerkers om digitaal orders te picken. Dat doen ze via een ‘slimme’ looproute, zodat ze geen onnodige kilometers moeten doen. Elk product dat wordt gepickt, wordt in een bakje gelegd en eens de picklijst klaar is, worden alle bakjes naar de inpakzone gebracht.

De inpakkers scannen dan het volle ‘pickbakje’, waarop er een pop-up opent in Business Central die zegt: “In dit bakje moeten er vijf artikelen inzitten. Scan al deze artikelen.” Dit is een controlestap die ervoor zorgt dat er quasi geen fouten worden gemaakt. Iets wat vroeger vaker gebeurde volgens Diederik: “Je keek toen eens van ver naar het product, maar zag niet altijd het verschil tussen een flesje van 60ml of eentje van 90ml. En dan gebeuren er fouten. Nu wordt dat risico tot een minimum beperkt aangezien alle producten uit een order moeten gescand worden via de barcode.”

Nadat de inpakker alle producten van zo’n pickbakje correct heeft gescand, geeft Business Central aan dat het order compleet is, en wordt het verzendlabel geprint. Alle producten gaan dan in een doos en de inpakker kleeft het verzendlabel erop. Het afgewerkte pakket kan dan klaargezet worden voor afhaling door de transporteur.

Ook de facturatie gebeurt vanuit Business Central: “De facturen worden nachts gegenereerd in één batch. Dat proces is dus ook volledig geautomatiseerd.”

Vlotte erp-implementatie en koppeling met webshop

“Ik wist dat ESC veel expertise had op vlak van Business Central en integraties met e-commerce. We hebben ook andere pakketten bekeken, maar Business Central zette toen al in op de cloud en dat vond ik een groot voordeel. We kozen dan ook snel voor ESC al implementatiepartner.”

“Vooral Veronique, de andere eigenaar, en ikzelf waren bij het implementatieproces betrokken, samen met de ESC-consultants en de mensen van Magento. We vonden het belangrijk om de experten van ESC en Magento samen te zetten, zodat eventuele integratieproblemen proactief konden worden opgelost. Dat bleek heel efficiënt!”

“De samenwerking met ESC verliep vlot en we konden snel aan de slag met het nieuwe systeem. Natuurlijk duiken er in het begin nog wat problemen op, maar doordat er de eerste maand altijd ESC-consultants ter plaatse waren, kon alles direct aangepast en verbeterd worden. Er werd enorm snel geschakeld om de juiste oplossing toe te passen.”

“We hebben sinds de implementatie van Business Central vooral aan capaciteit gewonnen door de automatisering van de orderverwerking. En we hebben zelfs nog marge over om meer te verwerken, dus we zitten absoluut safe voor de toekomst.”

“De schat aan data die het systeem herbergt is een van de redenen waarvoor we voor Business Central kozen“

Power BI voor business intelligence bovenop Dynamics 365

“We doen nog niet aan prognoses via Power BI, maar het is wel de bedoeling om daarmee te starten in de nabije toekomst. We moeten de data uit Business Central meer en beter inzetten, we kunnen daar immers nog zoveel uit leren. Die schat aan data die het systeem herbergt is ook een van de redenen waarom we voor Business Central hebben gekozen. Wat is de gemiddelde doorlooptijd van producten? Welke producten hebben een te lage marge? Wie kan er het meeste orders picken op een dag? Wie kan er het meeste packen op een dag?  Allemaal interessante inzichten waarmee we in de toekomst aan de slag moeten”, besluit Diederik.

Ondanks die stijging in productiviteit en efficiëntie dankzij hun ERP-systeem, wil 24pharma op lange termijn nog meer doen met Business Central. Zo gebruiken ze in Power BI voorlopig enkel de standaardrapporten, om bijvoorbeeld de historieken van de verkoop te bekijken van de afgelopen maanden ten opzichte van vorig jaar.