Maakbedrijven zoals Orfit, dat thermoplastische materialen produceert voor de medische sector, zitten vaak wat complexer in elkaar. Alle afdelingen moeten perfect op elkaar ingespeeld zijn. Niet zo voor de hand liggend, maar iets waar Power BI & data-analyse dankzij kennisdeling sterk bij helpt. Dirk Pattyn, Directeur Operations, IT en Planning bij Orfit België vertelt: “Onze organisatie produceert heel wat data en niet iedereen interpreteerde die op dezelfde manier. We zagen door de bomen het bos niet meer.”
Dirk Pattyn zag dat er bij Orfit nood was een verandering op vlak van data en kennisdeling. “Vroeger werkten we met Excel-tabellen gekoppeld aan Dynamics 365, maar het nadeel daarvan is dat je die op regelmatige basis moet refreshen. Na verloop van tijd waren dat meer dan 100 excel-files die een update moesten ondergaan. Een verschrikkelijk werk en na een paar uur was je tabel alweer verouderd! Een tweede probleem was dat slechts één persoon, ikzelf, verantwoordelijk was voor al die rapporten. Niet evident dus als iemand mijn taak zou moeten overnemen.”
De situatie was niet langer houdbaar en dus moest er een oplossing gevonden worden. “Het gevaar zat vooral in het feit dat iedereen de data anders interpreteerde. Daarom zag ik in Power BI onze redding: iedereen kijkt naar dezelfde data, die daarbovenop ook recent en up to date zijn.”
Dirk Pattyn – Directeur Operations, IT en Planning Orfit
“We hebben Power BI over alle afdelingen van Orfit geïmplementeerd, zodat iedereen op dezelfde manier naar de cijfers kijkt”
Stap voor stap
Toen Orfit besloot om Power BI te implementeren binnen de organisatie, hebben ze dat bewust heel stelselmatig gedaan.
Financieel
Als basis werd er gekeken naar de financiële rapporten. “Dat begon met de klassieke P&L, maar werd al snel uitgebreid tot een soort ‘onepager’ waar we, na het inboeken van alle facturen in Dynamics, onze ebida en ebitda op te zien krijgen. Het mooie is dat iedereen altijd de laatste versie van die cijfers bekijkt, aangezien alle tabellen acht keer per dag hernieuwd worden.”
Orfit breidde hun financiële rapportage nog verder uit en connecteerde Power BI enerzijds met hun kostprijzensystemen en anderzijds met het Dynamics-gebeuren. Op die manier zien ze perfect wanneer, wat en hoeveel ze verkopen. Daarnaast werd het financiële luik uitgebreid naar andere landen zoals de VS en Hong Kong, om zo een geconsolideerde rapportage te bekomen.
Verkoop & Rendement
Na het financiële werd Power BI ingezet voor het luik ‘verkoop en rendement’. Pattyn verduidelijkt: “Hier werden de meeste tabellen gebruikt, en dus zijn we die tabellen gaan analyseren. We merkten op dat de bestaande tabellen vaak door sales & marketing werden aangepast, en dat de cijfers daardoor niet altijd accuraat waren. Maar wanneer je opvolging wilt doen, wil je toch dat iedereen op dezelfde manier naar de cijfers kijkt. Daarom besloten we alle rapporten te standaardiseren met Power BI, zo konden we makkelijk gegevens visualiseren in grafieken en statistieken. Nu benadert iedereen op dezelfde manier de cijfers, of je praat met salespersoon a of b, en of het nu gaat over Amerika, België of Frankrijk. Iedereen moet op dezelfde manier kijken naar klanten, aantallen, marges en rentabiliteit.”
De informatie uit deze rapporten koppelt Orfit op zijn beurt dan weer terug naar het financiële luik. Wat verkopen ze, wat kost het om dat te maken en wat is de marge? Verder kijken ze in hun systeem wat de kosten zijn om een product te vermarkten: wat kosten de salesmensen, hun werkingskosten, wat zijn de operationele kosten? Op die manier krijgen ze zicht op hun marges en waar ze er iets aan overhouden.
Ga van data naar inzicht in geen tijd.
>> Ontdek Microsoft Power BI.
Salesbudgetten & -targetting
De derde stap was voor Orfit het in kaart brengen van data rond Salesbudgetten en -targetting. Hier leggen ze het verband tussen wat er is verkocht, wat ze willen bereiken en de rentabiliteit. “Voor iedere sales is er een bepaalde target en in Power BI kan je hierin zeer makkelijk filteren. Zo krijgt elke verkoper enkel zijn eigen cijfers te zien en zijn groepsaandeel. Dat krijgt hij via CRM te zien en in zijn mailbox.”
Productie
De data die uit het target-luik komt, vertaalt Orfit verder naar de productie. Op die manier krijgen ze zicht op wat ze doen in de productie, kunnen ze datacaptatie doen en kunnen ze dankzij een planningstool kijken wat ze moeten voorzien en wat ze hebben geproduceerd tegen welke kost”Onze productie is een heel breed gegeven, aangezien we heel wat verschillende afdelingen en machineprocessen hebben. Maar als je alle productiedata kan terug linken naar je verkoopgegevens en je financiële gegevens, krijg je een heel mooi algemeen inzicht in je systeem, op ieder moment accuraat en duidelijk.”
“We gebruiken het voorspellend karakter van Power BI om anticipatief op te treden”
Materials Management en Materials Resources
“Als je de bestelpatronen van klanten in kaart kan brengen, vermijd je dat de materials resources-planning overhoop gegooid wordt. We gebruiken dus het voorspellend karakter van Power BI en kunnen daardoor anticipatief optreden.”
Het initiële nadeel was echter dat ze enkel rekening konden houden met orders die reeds geregistreerd waren in het Dynamics 365 Business Central erp-systeem, en dus was de volgende stap om te gaan verbinden met hun CRM-systeem. Daar kan Pattyn zien welke offertes werden opgesteld en hoe groot de kans is dat ze zullen gescoord worden. Aan de hand daarvan kan Orfit rekening houden met de benodigde materialen en productiecapaciteit in de toekomst. “Als je al deze info manueel uit je CRM zou halen, heb je twee tot drie mensen nodig die de hele dag tabellen maken. En eens die tabel af is, is ze alweer verouderd!”, benadrukt Dirk zijn keuze.
Klantentevredenheid
Het laatste Power BI-luik van Orfit draait rond klantentevredenheid. Op deze rapporten zie je de tevredenheid en de klachten. “Hier zie je bijvoorbeeld onze delivery performance. Als we een leverdatum afspreken met klanten, dan moet die gerespecteerd worden. Als dat niet lukt, moeten we gaan kijken wat de oorzaak daarvan is. Zo’n zaken kun je met Power BI snel visualiseren.”
In de toekomst wil Pattyn graag de cirkel rond maken en Power BI ook gaan gebruiken als een hulptool voor HR, bijvoorbeeld voor functionerings- en evaluatiegesppreken. “De algemene scores die daar worden gegeven kunnen we ook visualiseren, in combinatie bijvoorbeeld met Power apps en pincodes om privacy te garanderen.”
100% gekoppeld
Power BI laten doorstromen tot op elke afdeling, dat is de ultieme droom van Dirk en Orfit . “Ik denk dat we tot nu toe op 90% staan. We zijn zelfs al gestart met het tonen van Power BI-data op grote schermen in de fabriek. Ik vind het een fantastische tool! Waar iemand ook is, ze hebben toegang tot onze data en deze zijn altijd up to date. Op het vlak van Security is het heel makkelijk om bepaalde mensen rechten te geven of te ontzeggen. Ik ben ook veel geruster dat alle kennis niet meer bij één persoon zit. We hebben ons dankzij Power BI verzekerd van een makkelijke opvolging.”
