Als organisatie is Toerisme Oost-Vlaanderen vzw ambassadeur voor toerisme en recreatie in Oost-Vlaanderen. Dat doen ze, naast route-ontwikkelingen en marketing, door kennis en informatie te delen rond toeristische en sectorale ontwikkelingen te delen met de Oost-Vlaamse toeristische actoren en hen te begeleiden bij toeristische en recreatieve projecten.
Hiervoor heeft de organisatie een groot netwerk van verschillende stakeholders. Om al die contacten vlot te kunnen beheren en bereiken, had Toerisme Oost-Vlaanderen nood aan een specifieke oplossing. “Met onze sectorwerking doen wij vooral aan dienstverlening, we kennen geen klassieke businessflow. We hadden dus een stukje maatwerk nodig”, vertelt Projectcoördinator Elisa De Puysseleyr over de keuze tussen CRM of Power App.
Versnippering
Binnen hun B2B-werking heeft Toerisme Oost-Vlaanderen een groot netwerk en enorm veel contacten met verschillende stakeholders. Dat gaat dan bijvoorbeeld over steden en gemeentes en het agentschap natuur en bos. Maar ook private partners, zoals gidsenverenigingen, logiesuibaters en verhuurders van boen, fietsen, kano’s, … behoren tot hun contacten.
“We hadden eigenlijk geen enkele manier om al die data te beheren. Zoals zovelen deden we dat ieder voor zich, waardoor een wildgroei onstaan was. Honderden excel-documenten, die verspreid zaten over ons hoofdkantoor en onze satellietkantoren. Iedereen werkte met zijn eigen bestanden en bronnen, heel onoverzichtelijk dus. We zijn dan op zoek gegaan naar een oplossing, waarbij het uitgangspunt was: één enkele database, één bron van de waarheid. We wilden op die manier een centraal overzicht creeren, en zo al onze medewerkers kostbare tijd besparen.”
Elisa De Puysseleyr- Projectcoördinator
“Onze Power App ziet er gepersonaliseerd uit en doet alles wat we gevraagd hebben, dus het is echt van ons”
Traject
Om op zoek te gaan naar de juiste partner om hen bij deze oefening te ondersteunen, werkte Toerisme Oost-Vlaanderen een voortraject uit, samen met een consultancy bureau. “We hebben geen data minded profielen in huis, dus samen met die externe partner maakten we een analyse over wat we precies nodig hadden. Daarbij kwamen vragen aan bod zoals: Wat beheren we allemaal? Hoe gaan we de datastructuur opstellen? Hoe gaan we onze contacten groeperen en welke info willen we bijhouden per groep? Zij hebben ons via workshops geassisteerd om al die vragen te beantwoorden en in een overzicht te gieten. Daarna konden we een openbare aanbesteding opstellen die de juiste noden beschreef.”
Keuze voor Power Apps
“Na het publiceren van de overheidsopdracht kwam ESC al snel als winnaar uit de bus, omdat zij als enige leverancier Power Apps voorstelden als alternatieve CRM-tool. Alle andere partijen kozen voor een ‘full on’ CRM-systeem, maar eigenlijk was dat een veel te grote doos voor hetgeen wij daarmee wouden doen. Wij zitten ook niet in een salesomgeving, onze werking heeft een heel andere context. We moeten geen leads opvolgen of opportunities aanmaken. We hadden dus geen nood aan een volledig CRM-systeem. Met Power Apps konden wij dus perfect voldoen aan al onze noden, namelijk het bijhouden, verrijken en opvolgen van onze contactpersonen. En dat was uiteraard ook naar kostprijs toe heel interessant!”
“We hadden geen nood aan een uitgebreid CRM-systeem. Met Power Apps konden wij perfect voldoen aan al onze noden”
Toerisme Oost-Vlaanderen gebruikt hun Power App dus vooral om contacten te managen, wat voor hen al een serieuze stap vooruit is. “Als je ziet van waar wij komen op vlak van databeheer en hoeveel tijd het vroeg om bijvoorbeeld een adressenlijst op te maken, dan hebben we echt reuzestappen gemaakt. Wij hadden namelijk onvoldoende de reflex om onze gegevens te actualiseren of om ze op dezelfde plek bij te houden. Het centraliseren van alle data heeft enorm veel veranderd. Ook hebben we verschillende zaken zo laten configureren dat we die makkelijker terugvinden. Zo kunnen we zaken die we aanbieden registreren in onze Power App om te zien wie erop intekent. We krijgen zo een duidelijker overzicht.”
ESC ging met hen aan het werk via een hele reeks workshops, waarbij input werd gevraagd van Elisa en haar collega’s die specifiek rond bepaalde datagroepen werken. Op die manier werd de Power App steeds verder geconfigureerd en uitgeprobeerd met testdata, om zo tot een bevredigend eindresultaat te komen.
“Omdat we op vlak van sectorwerking meer aan dienstverlening doen, is onze flow iets minder duidelijk. Het is geen klassieke businessflow en dus hadden we maatwerk nodig. Onze Power App ziet er gepersonaliseerd uit, doet alles wat we gevraagd hebben en het is onze eigen omgeving, dus het is echt van ‘ons’.”
Integratie
Op vlak van integratie met andere systemen is er nog werk aan de winkel. Er is al een connectie met het Basisregister Toerisme Vlaanderen, een database waar je als logies-uitbater verplicht moet registeren. “Dat is onze bron om binnen Oost-Vlaanderen te zien welk aanbod er is. Die data stroomt dan binnen in onze CRM-app en wij verrijken die met extra gegevens specifiek voor onze werking.”
Verder wil Toerisme Oost-Vlaanderen nog integreren met Touchdown, een marketing automation tool. “Deze integratie willen we in de toekomst zeker nog opzetten, maar moet nog verder uitgewerkt worden. We willen daar ook echt onze tijd voor nemen.”
Touchdown is een marktingtool die Toerisme Oost-Vlaanderen zou toelaten om aan marketing automation te doen, bovenop hun Power App. Je kan met touchdown vlot aan de slag met e-mailmarketing, sms-communicatie en campagneopvolging. Voor het uitsturen van specifieke mailingcampagnes naar bepaalde groepen zou het zeker een meerwaarde zijn voor de organisatie. Ook customer journeys automatiseren is met Touchdown mogelijk.
Mindswitch
Twee maanden na de go live werken er al zo’n 31 mensen met de Power App, dat is 90% van de medewerkers. “Ik krijg enorm veel positieve reacties, ookal blijft het een ‘mindswitch’ voor velen. We zijn te lang te laks omgegaan met ons databeheer en dus is het nu even aanpassen. We zijn met een schone lei begonnen en ik ben er zeker van dat het op langere termijn een automatisme wordt om alles up to date te houden.
“Het is ook zo makkelijk nu! In drie kliks haal je bepaalde groepen uit het systeem, terwijl ik vroeger in Excel zat te klooien. Dankzij dat globaal overzicht, kan ik ook heel snel aanbieders of organisaties bereiken waarmee ik normaal niet veel mee in contact kwam. Onze Power App is absoluut een meerwaarde, geen twijfel mogelijk.”
Power Apps gebruiken in jouw bedrijf?
Power Apps zorgt ervoor dat je functionele mobiele apps kan ontwikkelen die je zakelijke behoeften ondersteunen. En het kan ook communiceren én integreren met andere Microsoft 365-services, zoals Power Automate, SharePoint, Power BI en Exchange Online.
Doe net zoals Toerisme Oost-Vlaanderen beroep op experten die je op een correcte manier helpen bij het bouwen van Power Apps.