Durabilis investeert in verschillende bedrijfjes in ontwikkelingslanden, die ze vervolgens van heel dichtbij managen. Hun medewerkers zitten dus verspreid over een tiental landen wereldwijd, en dan zorgt voor specifieke uitdagingen. “Op afstand werken zit in ons DNA, maar het faciliteert enorm dat we dat nu op één platform, namellijk Microsoft 365 kunnen doen”, vertelt Bert Sercu, Chief Operations Officer bij Durabilis.
Wie is durabilis?
Durabilis kiest bewust voor bedrijven die elk op hun manier een bepaald sociaal probleem helpen counteren. Op die manier probeert het bedrijf een positieve impact te genereren. Het is hun doel om de planeet te beschermen en de overgang naar duurzame voeding en landbouw te versnellen. Zo werken ze bijvoorbeeld met kleine fruit- en groenteboeren in Guatemala en Peru, die ze de juiste technische begeleiding en financiering bieden. In Burkina Faso en Mali gaat het om bedrijfjes die drinkwater faciliteren en in Senegal vooral om lokale rijstproductie.
Iedereen op zijn eigen eiland
Terwijl hun kantoor in België slechts 16 mensen telt, stelt Durabilis wereldwijd zo’n 2.200 mensen te werk. Zo’n enorme versnippering vraagt enorm veel en goede communicatie, maar net daar wrong het schoentje. Op vlak van communicatie en IT bestond er dus een reële uitdaging. “We zijn al lang bezig met het harmoniseren van processen, maar op een gegeven moment moest het er gewoon écht van komen. 320 eigen Google en Dropbox accounts, waarvan een deel bij ons zat en een deel niet. Moeilijk dus om dat allemaal te beheren. En een gemiste kans, want die werkwijze liet niet toe om met elkaar te communiceren. Zo kon een Senegalees zijn agenda niet delen met een Burkinees, terwijl ze eigenlijk wel zouden kunnen samenwerken. We besloten daarom om de transitie in te zetten naar een Microsoft 365 omgeving, zodat er echt online kon worden samengewerkt. Maar omdat wij werken met mensen die niet zo veel kennis hebben van IT, management en opvolging, hadden we professionele hulp nodig.”
Bert Sercu – Chief Sustainability Officer bij Durabilis
“Sinds de transitie naar een Microsoft 365 omgeving, kan er écht online worden samengewerkt”
Het diepe induiken
Om vlotjes de 320 administratieve medewerkers over te zetten naar een nieuwe IT-omgeving verwacht je een heel rigoureus stappenplan, maar dat was niet helemaal het geval: “We zijn er gewoon vol voor gegaan”, lacht Bert. “Dit traject werd al zo lang uitgesteld en de druk om er iets aan te doen was zo hoog. Er kwamen ook alsmaar mensen bij, waardoor we dachten ‘als we het nu niet doen, wordt het nog veel meer werk om dat recht te zetten.”
ESC bekeek samen met Durabilis wanneer het een goed moment zou zijn voor de migratie. Er werd besloten om tijdens de zomer de mensen lokaal te contacteren en voor te bereiden, aangezien het dan overal iets rustiger is. Alles werd zoveel en zo goed mogelijk voorbereid, bijvoorbeeld alles wat backoffice is: domeinnamen, acces, de wachtoorden van alle accounts, maar ook het in kaart brengen wie waar zit, hoeveel mensen daar zitten, en wat daar precies moest gebeuren. Alles moest proper op orde staan voor die deadline.
De grootste uitdaging lag volgens Bert echter in het voorbereiden van de lokale verantwoordelijken. “De grotere bedrijven binnen onze groep beschikken soms over een IT-persoon. Dat zijn geen grote projectmanagers met veel ervaring, maar wel betrouwbare aanspreekpunten die we op de hoogte konden brengen. Maar toch… Je zit fysiek zo ver van elkaar verwijderd en die mensen hebben zoveel andere belangrijke dingen aan hun hoofd. We mochten er dus niet van uitgaan dat alles zomaar in orde zou komen zonder de nodige opvolging. Ik heb vaak getwijfeld of we er wel al klaar voor waren.”
Juiste attitude
“Maar toen kwam de deadline en besloten we er toch voor te gaan. Dat het uiteindelijk zo’n positieve ervaring is geweest, is vooral dankzij onze ESC-consultant Jack”, geeft Bert toe. “Hij is iemand met heel veel energie en de juiste attitude. Onze medewerkers hebben enorm geapprecieerd hoe hij met hen heeft samengewerkt. Aan de ene kant geduldig en aan de andere kant met de nodige drive. Hij heeft echt wel een naam verworven in al die landen!”
ESC Consulent Jack heeft de medewerkers eigenlijk een soort ‘training on the job’ gegeven, al is het woord ‘training’ misschien overdreven. Ze deden het gewoon en al doende kwamen ze dan met vragen die Jack voor hen beantwoordde. “Dat is ook hoe we gewoon zijn om te werken, niet te veel formaliteiten, workshops en dergelijke. We zijn echt ‘hands on’, dat zit in ons DNA… Tijdens het hele proces hebben we dan constant geëvalueerd”, legt Bert uit. “Gelukkig had ESC daar goede lijsten voor, waarop iedereen kon invullen hoe ver hij zat. Waar het verkeerd of niet snel genoeg ging, kon Jack dan een beetje pushen.”
“Veiligheid, kosten, dagelijkse werking, … MS365 is op alle vlakken een verbetering”
Voordelen
Over de voordelen van hun overstap naar de Microsoft suite is Bert duidelijk: “Mijn grootste zorg was veiligheid. Hoe gaat dat aflopen met Dropbox-mappen die overal gedeeld worden? Google-accounts met verschillende veiligheidsinstellingen? Wie kan welke accounts aanmaken. Als mensen weggaan, zijn die dan uitgeschreven? Allemaal zaken waar we totaal geen zicht op hadden. Die zorg is nu verdwenen. Ook op vlak van kosten zal het sowieso een besparing zijn. En uiteraard de dagelijkse werking verloopt veel vlotter. Whatsapp, skype, google chat, … Dat liep allemaal door elkaar en je moest op vijf platforms tegelijk beschikbaar zijn. Dat was eerlijk gezegd slopend, zeker omdat we met verschillende tijdzones zitten. Continu kwam er informatie binnen, onhoudbaar! Nu gaan de chats en calls via teams, met één agenda die iedereen van elkaar kan zien. Dat loopt enorm goed.”
En ook de gebruikers zelf zijn enthousiast: “Ze zien er het voordeel van in. Jack heeft ook de moeite gedaan om hun laptops en computers op te kuisen en daar zijn ze erg tevreden mee. Hun toestel werk goed en ze hebben allemaal zelfde versie, dus ze spreken over zelfde dingen. Het zijn zulke kleine dingen die het verschil maken. “