De Europese investeringsmaatschappij Gimv is met een investeringsportefeuille van 1,1 miljard EUR een begrip in de zakenwereld. De portefeuille is geïnvesteerd in ongeveer 50 bedrijven die samen een omzet van 2,5 miljard EUR realiseren en 14.000 professionals tewerkstellen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Antwerpen, met daarnaast lokale kantoren in Parijs, Den Haag en München. Met behulp van Exact Globe.
“Onze interne accounting en reporting systemen waren dringend aan vernieuwing toe. Dankzij een unieke samenwerking met ESC en TriFinance hebben we onze financiële processen de 21ste eeuw binnengeloodst.”
Fundamentele modernisering en digitalisering
Christof Hendrickx is Group Controller bij Gimv. Hij heeft al wat jaren op de teller bij de investeringsmaatschappij, maar toen hij in 2017 werd aangesteld als Group Controller werd het hem al snel duidelijk dat de operationele finance systemen aan een grondige vernieuwing toe waren. “We botsten voortdurend tegen de limieten van onze toenmalige systemen. We misten een multi-GAAP benadering, het boekhoudpakket vertrok vanuit de lokale Belgische boekhoudregels (Belgian GAAP) maar als beursgenoteerd bedrijf zijn we uiteraard verplicht om volgens de Europese IFRS normen te rapporteren. Die IFRS-vertaling vroeg veel manuele berekeningen en tussenstappen. Een andere duidelijke illustratie van de operationele uitdagingen was de goedkeuringsflow van onze facturen”, aldus Christof. “Die verliep nog manueel via een goedkeuringsstrookje dat de bevoegde persoon zelf ter goedkeuring moest ondertekenen. Het gevolg: een hele reeks van manuele handelingen en een gebrek aan overzicht over onze facturenflow.
Christofs grote opdracht was meteen duidelijk: een fundamentele modernisering en digitalisering van de finance processen en het daarbijhorende IT-systeem. “Al snel realiseerden we ons dat dit een ingrijpend proces zou zijn. Een renovatie was onvoldoende, we hadden een nieuw fundament nodig. Bovendien moesten we aan alle stakeholders de dagelijkse operaties blijven garanderen. Omwille van tijdsgebrek en het ontbreken van interne technische expertise om een dergelijk project te kunnen sturen hebben we besloten om in zee te gaan met TriFinance. Dit financiële consultingbureau hielp ons in eerste instantie om de krijtlijnen van het nieuwe concept uit te tekenen. Maar dan moet uiteraard de praktische implementatie volgen. We besloten na een uitgebreide selectieprocedure drie partijen uit te nodigen en te evalueren in hoeverre een van hen ons kon helpen bij de uitrol van ons moderniseringsplan. Bij twee partijen stootten we al tijdens de voorbereidingsfase op enkele struikelblokken.”
Financiëel pakket Exact als verbindende factor
Alle heil zou dus moeten komen van de derde partij: ESC. Die stelde voor om te werken met Exact Globe, een van oorsprong puur boekhoudkundig pakket. “De eerste meeting met de mensen van ESC was al meteen een openbaring. We schrokken ervan hoe snel ze mee waren met ons verhaal en hoe goed ze zich hadden voorbereid. En dat was ook nodig, want de uitdagingen waren niet gering. Het was niet alleen de bedoeling om de goedkeuringsflow van onze facturen te digitaliseren, we hadden ook nood aan een interface tussen ons bestaande ERP-systeem en het nieuwe financiële pakket Exact Globe dat we in gebruik zouden nemen.
Superefficiënt in niet-efficiënt zijn
“Bij Gimv zijn we actief binnen vier platformen en dat cross country. De investeringsfocus van Connected Consumer is gericht op bedrijven actief in de consumentensector. Health & Care tracht een antwoord te bieden op de grote uitdagingen van onze gezondheidszorg. Smart Industries focust niet enkel op bedrijven actief in de ICT sector, maar ook bedrijven die engineered products ontwikkelen en bedrijven met advanced manufacturing. Sustainable Cities tot slot focust op bedrijven die efficiënter gebruik maken van middelen, activa en infrastructuur.
Binnen elk van die platformen gaan we op zoek naar ambitieuze en innovatieve bedrijven met een sterk groeipotentieel. We investeren niet enkel met kapitaal, maar ook met expertise. Die brengen onze investment professionals binnen bij de ondernemingen in kwestie. Daarbij focussen we vooral op uit de kluiten gewassen kmo’s met een kapitaalbehoefte van 5 tot 50 miljoen EUR.”
“Op dit moment hebben we een goede 50 bedrijven in onze investeringsportefeuille. Mijn team zorgt ervoor dat elke transactie tussen Gimv Groep en de portefeuillebedrijven correct boekhoudkundig verwerkt wordt. Elke transactie wordt bijgehouden in een financiële ‘private equity’ ERP. Met ESC hebben we een ‘rule based interface’ gebouwd die deze transacties vertaalt naar een boekhoudkundige verwerking. Alleen al voor de verwerking van de waarderingen hebben we tientallen rules in kaart gebracht. De portefeuillebedrijven worden immers elk kwartaal gewaardeerd volgens een vastgelegde waarderingsmethodologie. Samen met mijn team vertalen we onder andere deze waarderingsschommelingen naar de verschillende lokale boekhoudregels (België, Nederland en Frankrijk) en de reporting IFRS regels. Het vertaalproces van de verschillende ‘nationale’ boekhouddata (de zogenaamde GAAP-cijfers) naar IFRS was vroeger een intensief manueel en ingewikkeld proces. Met de implementatie van Exact Globe en de custom interface kunnen we deze transacties onmiddellijk ‘multi-GAAP’ verwerken wat een enorme efficiëntiewinst betekende. De opvolging van onze portefeuille gebeurt nu volledig in Antwerpen.
Met Exact Globe en Synergy hebben we daarnaast ook een uitgebreidere kostenanalytische boekhouding opgezet met flexibele rapporteringstool die ook onze consolidatiesoftware voedt. Zelfs ons extern Frans boekhoudkantoor werkt rechtstreeks in Exact Globe waardoor we altijd zicht hebben op de meest recente resultaten. Nu hebben we meer tijd om de resultaten te analyseren wat ten goede komt van de kwaliteit van onze rapportering. We waren vroeger eigenlijk wel superefficiënt in het niet-efficiënt zijn.” (lacht)
“De coronacrisis maakt de troeven van onze vernieuwde en digitale werkomgeving al meteen meer dan duidelijk. We stapten net op tijd de drempel van de 21ste eeuw over.”
Christof Hendrickx, Group Controller, Gimv
Switch van mensen en systemen
“Onze uitdaging was dus drieledig: de facturenflow digitaliseren, een modern boekhoudpakket introduceren dat aan al onze vereisten voldoet, en een interface realiseren die alle portefeuilletransacties verzamelt en naar de juiste bestemming afleidt voor verdere verwerking. TriFinance bracht al die uitdagingen nauwgezet in kaart met een gedetailleerde roadmap. Dankzij dat uitgebreide concept werd het voor de mensen van ESC een stuk handiger om de perfecte technische invulling te voorzien.”
“Uiteraard was een van onze belangrijkste fases de testperiode”, blikt Christof terug. “Die nam heel wat tijd in beslag omdat we alle testscenario’s van de rule-based interface grondig moesten testen. Alleen zo konden we zeker zijn dat we niets aan het toeval overlieten. En die aanpak heeft zeker zijn vruchten afgeworpen. Want uiteindelijk behaalden we onze strakke deadline en slaagden we erin om het project binnen de vooropgestelde timing af te ronden.”
“Een hele prestatie. Zeker omdat we behalve de implementatie van onze systemen, ook de nodige tijd en energie moesten investeren in onze mensen. Ook zij moesten de switch maken naar het nieuwe systeem en de bijbehorende werkwijze. En die overgang was noodzakelijk voor de goede werking van ons nieuwe systeem. Dit bracht uiteraard geregeld wel enkele discussiepunten naar boven maar uiteindelijk zijn we er als één team in geslaagd. En ook daar zit de goede voorbereiding door TriFinance en ESC voor veel tussen. Net door die gelaagde aanpak zagen onze mensen heel snel in dat de nieuwe manier van werken veel meer was dan een opsmukoperatie. Het was een must om de financiële kernprocessen van Gimv grondig te innoveren.”
“Ons oude systeem waarbij veel data en cijfermateriaal op een hoop terechtkwam, maakte plaats voor een veel duidelijkere en vooral gestructureerde flow die sneller wordt verwerkt volgens geijkte processen. En daar varen niet alleen onze mensen, maar ook alle stakeholders, wel bij.”
Maximale inleving door ESC
“De mensen van ESC hebben onze bedrijfsactiviteiten van bij het begin perfect aangevoeld. Verbazingwekkend hoe goed ze de link legden tussen hun IT-expertise en onze businessvereisten. En zelfs nu, tijdens onze regelmatige opvolgingssessies, verbaas ik me erover hoe snel de ESC-medewerkers de draad weer oppikken en altijd even goed in ons verhaal blijven zitten. Het is ook fijn om te zien hoe goed de teamleden onderling met elkaar communiceren.”
“We zijn er ons heel goed van bewust dat dit resultaat nooit mogelijk was geweest zonder de steun van TriFinance en ESC. En zo is de toegevoegde waarde van een conceptuele partner die de implementatiepartner de nodige input geeft, meteen duidelijk. Vaak beperken bedrijven zich tot de samenwerking met een technische partner die dan meer tijd nodig heeft bij de uitrol dan wanneer hij kan voortbouwen op het werk van een conceptuele partner. Bij Gimv twijfelen we alvast geen seconde aan het nut van dit gelegenheidstriumviraat.” (lacht) En de coronacrisis maakt de troeven van onze vernieuwde en digitale werkomgeving al meteen meer dan duidelijk. We stapten net op tijd de digitaliseringsdrempel van de 21ste eeuw over.