Exact case: Libeco-Lagae

De jaarlijkse winst is een paar tienduizend euro want maandelijks sparen we vele uren uit.

Over Libeco
Libeco is de grootste vlasweverij in België en behoort tot de top-drie producenten van linnen in Europa. Onder de naam Libeco Fabrics produceert men stoffen voor de industrie zoals meubel-, gordijn-, kledijstoffen en technisch textiel. Libeco Home vervaardigt afgewerkte linnen producten zoals bed-, tafel- en keukenlinnen en interieurdecoratie.
Hoge kwaliteit en lokaal en duurzaam produceren zijn belangrijk in Libeco’s missie. Sinds 2006 draagt het familiebedrijf uit Meulebeke de titel Hofleverancier en in 2014 verkreeg de weverij het CO2-neutraal label.

Uitgebreid lastenboek

Philip Ghysels, CFO bij Libeco, schetst het parcours naar een nieuw financieel pakket. “Toen we het bericht kregen van onze softwarepartner dat men ons financieel pakket – dat we tien jaar hadden – binnen de drie jaar zou opdoeken, moesten we op zoek naar een alternatief. Zelf op zoek gaan zagen we niet zitten. We hebben daarvoor een beroep gedaan op TriFinance. Het MIS-team van TriFinance is daarin gespecialiseerd.”

TriFinance, dat zich toelegt op finance consulting en oplossingen zoekt voor de uitdagingen van hun klanten, stelde voor Libeco een uitgebreid RFP (request for proposal) op. In dat lastenboek stond waaraan zowel de nieuwe softwarepartner als het nieuwe financieel pakket moesten voldoen.  Zo wou men met een solide partner waarop men ook in de toekomst kon vertrouwen, een pakket dat papieren facturen naar het verleden zou sturen en een tool voor meer optimale en grondigere financiële rapportering.

Betrouwbare partner

“Dankzij de RFP en hulp van TriFinance konden we versneld tot een selectie komen. Belangrijk daarbij waren de referenties. We hebben gedetailleerd nagegaan welke ervaring andere bedrijven hadden met Exact en met ESC. Samenwerken doe je het beste met een partner bij wie je een goed gevoel hebt. Die klik was er met ESC. De medewerkers van ESC hebben een heel goede indruk op ons gemaakt en op de mensen van Trifinance. We hebben hen unaniem gekozen als onze nieuwe leverancier”.

Conversie

ESC heeft Exact Synergy en Exact Globe geïmplementeerd bij Libeco. Exact Globe moest als geïntegreerd informatiesysteem gekoppeld worden met het bestaande ERP-pakket Ritm. De implementatie verliep vlot, getuigt Philip Ghysels. “ESC heeft nauw samengewerkt met onze Ritm-leverancier voor de interface van data, in beide richtingen. De conversie is vlot en professioneel verlopen – precies zoals we in het lastenboek hadden gevraagd.”

Ook nieuw bij Libeco sinds de samenwerking met ESC is ScanSys voor geautomatiseerde factuurverwerking.

Met de intelligente scan- en herkensoftware van ScanSys bespaart Libeco tijd, hebben de juiste medewerkers de facturen altijd beschikbaar en is er een volledig overzicht van de kosten en controle over de status van alle facturen. “We hebben nu geen papieren facturen meer. Alles is nu gedigitaliseerd en de goedkeuringsstroom verloopt volledig elektronisch via ScanSys”, zegt Philip Ghysels. “Archiveren van facturen behoort tot het verleden. We kunnen nu ook vanuit ons financieel pakket rapporten maken. De mogelijkheden van Business Intelligence die we al tien jaar kenden vanuit Rhythm Ritm hebben we nu ook met ons nieuwe financieel pakket. We hebben een datawarehouse voor managementrapportering.”

Tevreden over nieuwe software

Bij Libeco is men heel tevreden over Exact en ScanSys. “De jaarlijkse winst is een paar tienduizend euro want maandelijks sparen we vele uren uit. Bovendien hebben we nu een extra tool voor gedetailleerde rapportering en dat is ook veel waard. De maandelijkse financiële rapportering verloopt sneller dan vroeger en is nu analytisch diepgaander. Uit Exact halen we data voor onze maandelijkse analytische P&L en balance sheets. Vroeger was dat tijdrovend.”, weet Philip Ghysels.

Goede samenwerking met ESC

Ook over de samenwerking met ESC is de CFO bij Libeco positief. “ESC heeft gerealiseerd wat we gevraagd hebben binnen de vooropgestelde termijn. Toen de mensen van ESC hier bij ons waren om alles te implementeren zaten we regelmatig samen en we hadden ook een goed contact per mail en telefoon voor concrete vragen. Door het RFP – met veel van onze vereisten in – waren al veel vragen opgelost. De weinige nieuwe zaken die nog aan bod kwamen of de scherpe kantjes hebben de medewerkers van ESC heel snel kunnen kortsluiten.

Een samenwerking met ESC is een aanrader. Absoluut. De beschikbaarheid, het zich houden aan afspraken, de professionele aanpak, de competenties van de medewerkers die weerhouden zijn… hebben bij ons goed gescoord. En nog altijd. Als we vragen hebben krijgen we daar heel snel een gericht antwoord op. De dienst na verkoop is goed”, weet Philip Ghysels nu.

Tips van Libeco

Tot slot heeft men bij Libeco nog enkele tips voor bedrijven die op zoek zijn naar een nieuwe softwareleverancier en een nieuw softwarepakket.

• Het is belangrijk om de juiste zaken en mensen te kiezen. Daarom hebben we ons laten begeleiden in het begin van dit traject.
• Het goed in kaart brengen van de aanpak en strikte planning in functie van de datum waarop je live gaat is belangrijk.
• Kies voor een softwarepartner bij wie je een goed gevoel hebt.
• We hebben ook referenties gecontacteerd. Dat is belangrijk. We zijn nagegaan of anderen tevreden waren over het pakket en over ESC.

Dat geef ik graag mee aan andere bedrijven.