Globetrade integreert projectopvolging in ERP-systeem Business Central

Full service provider

Globetrade focust zich op de creatie, ontwikkeling, productie en distributie van ‘Collectible toys en games’ in verschillende businesses (promotions, loyalty en retail) en biedt daarbij allerlei extra services aan. Vertommen legt uit: “Wij bieden een ‘sleutel-op-de-deur’ oplossing voor alle promotionele campagnes waar wij ons onderscheiden door extra waarde toe te voegen op campagne en/of product niveau. We ontwikkelen volledige concepten, voorzien de storytelling én prototypen de producten zelf. Hiervoor hebben we in-house designers en machines zoals 3D-printers en lasercutters. Daarnaast bieden we een complete logistieke oplossing en zorgen we voor het volledige ‘Safety & Quality’ aspect. Vanaf het begin van een project bieden we op deze manier service en vertrouwen aan onze klanten.”

Uitdagingen het hoofd bieden

De Bijbel

Marie Baert, CFO en verantwoordelijk voor het financieel beheer van de groep, was mee de drijvende kracht bij de uitrol van Business Central.

“Dit traject is een aantal jaar geleden gestart vanuit de vraagstelling: ‘Hoe kunnen we ons intern optimaal organiseren en op welke manier kunnen we meer inzicht verwerven in de bedrijfsprestaties?’ We hebben dan al onze bedrijfsprocessen in kaart gebracht, een analyse gedaan van die processen, ‘as is’ en ‘to be’. Deze bevindingen werden samengebundeld in een document dat we intern ‘de Bijbel’ noemen. Dit document diende als leidraad om te bepalen welk ERP-pakket het beste aansloot bij onze processen en behoeften. De keuze voor Microsoft Business Central was snel gemaakt, aangezien het als ERP-systeem ons een modulaire aanpak biedt. Hierdoor konden we het systeem aanpassen en samenstellen op basis van onze specifieke behoeften.”

BC van begin tot einde

“Ons doel was een IT-ecosysteem op te bouwen dat de optimale combinatie van verschillende tools omvat, zoals ERP, add-ons, power-apps, CRM en SharePoint. “Keep it lean and mean” en maximale automatisatie waren hierbij steeds onze focus. Inmiddels hebben we alles wat we nodig hebben geïntegreerd in Business Central zoals CRM, projectbeheer, finance en werd een rapportering via PowerBI opgezet. We hebben Business Central inmiddels geïmplementeerd in zes van onze bedrijven: Globetrade Deluco, drie buitenlandse entiteiten, ISPS en Jacob Company.”

‘Inmiddels hebben we alles wat we nodig hebben geïntegreerd in Business Central zoals CRM, projectbeheer, finance en werd een rapportering via PowerBI opgezet’

Finance

Een belangrijke doelstelling voor de groep was het optimaliseren van de financiële processen, legt Baert uit: “Vroeger gebruikten we een losstaand boekhoudprogramma. Nu is alles geïntegreerd en geautomatiseerd. Dit begint al bij de sales, die opportuniteiten ingeven en beheren in het systeem. Eénmaal een opportuniteit door de klant wordt bevestigd, wordt die gewonnen opportuniteit omgezet in een project. Op basis van deze gegevens op de projectkaart worden purchase orders en sales orders gemaakt, waar ook de logistiek wordt op afgestemd. Op financieel vlak is het een groot voordeel dat alles geïntegreerd is en dat onze cashflow is geautomatiseerd. Omdat alle informatie en data nu gecentraliseerd zijn in één systeem, hebben we perfect inzicht in de cijfers en kunnen we projectanalyses uitvoeren.”

Projectmanagement

De producten en services die Globetrade aanbiedt en maakt zijn volledig op maat van de klant, er is geen vast productgamma. Projectmanagement is in deze heel belangrijk en het is essentieel om alle projecten goed te kunnen opvolgen.

“In Business Central doen we dit met behulp van projectkaarten, waarop alle gegevens per project worden verzameld. Op basis daarvan maken we purchase orders aan leveranciers en sales orders voor klanten. Op deze projectkaarten zien we alle informatie in één overzicht in Business Central. Dit is enorm handig om alle opbrengsten en kosten te centraliseren en analytisch te volgen. Qua rentabiliteit hebben we nu veel meer inzicht.”

Contractmodule/Licenties
“Als partner van Disney, Hasbro, Mattel en anderen, is het belangrijk dat we onze lopende licenties eenvoudig kunnen beheren. Alle informatie wordt op de itemkaart verzameld, en zo automatisch meegenomen op o.a. salesorders en verkoopfacturatie. Vervolgens halen we deze gegevens via Power BI uit het systeem, waardoor we onze royalty-rapportering nauwkeurig kunnen uitvoeren en forecasts kunnen maken voor onze licentiegevers. Alles is op die manier goed te volgen.”

Prepaiment Module

“In het verleden werden buitenlandse niet-sepa betalingen handmatig ingevoerd in ISABEL. Deze manuele handeling vergrootte de kans op fouten en was vanuit veiligheidsoogpunt niet ideaal. Om dit probleem op te lossen, ontwierp ESC voor Globetrade een ‘Prepayment Module’ in Business Central.

Met deze module kunnen betalingen direct vanuit de projectkaart worden geïnitieerd. Hierdoor worden betalingsbatches vanuit Business Central gegenereerd en in ISABEL geladen, waardoor handmatige invoer overbodig is.

Doordat alle betalingen nu worden geregistreerd via deze module op de projectkaarten, kan er makkelijk gerapporteerd worden en hebben we via PowerBI automatisch steeds een geüpdatet cashflow. Zo hebben we ten allen tijd inzicht in de vooruitbetalingen, balance betalingen, openstaande facturen,.. en dat per project en per leverancier.”

Power BI
Bij Globetrade wordt Business Central gecombineerd met Power BI, wat gebruikers toegang geeft tot uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden. “Dankzij Power BI hebben we nu een veel beter inzicht in onze prestaties. We werken hard om bedrijfsinformatie toegankelijk te maken voor alle medewerkers. We willen dat iedereen binnen het bedrijf ermee aan de slag kan, en daarom zetten we sterk in op PowerBI end-user trainingen.”

Integratie M365 apps

“Teams, Excel en Outlook zijn ook geïntegreerd, waardoor we naadloos kunnen werken in Teams zonder Business Central te verlaten, en gemakkelijk informatie kunnen exporteren naar Excel indien nodig. Verkoopfacturatie verloopt volledig elektronisch doordat de verkoopfacturen worden opgemaakt in BC en elektronisch worden verzonden naar de klant via Outlook. Alle communicatie met de klant over de verkoopfactuur verloopt via een aparte Outlook mailbox. Dit snelle proces draagt ook bij aan de versnelling van het betalingsproces wat de cashflow ten goede komt.”

Het belang van de juiste partner

De implementatie van een ERP-pakket is vaak een uitdagend proces. Het is daarom van groot belang om dit samen te doen met een betrouwbare en ervaren partner. Baert benadrukt: “Een partner moet vooral begrijpen wat onze bedrijfsactiviteiten en onze manier van werken zijn. ESC heeft zeer goed begrepen wat onze noden waren en welke oplossingen we zochten. Alle tekorten werden geïdentificeerd en opgelost. Bovendien konden we rekenen op een bekwaam implementatieteam dat nauw samenwerkte met onze key-users.”

“We zijn nu twee jaar live, maar een ERP systeem blijft een ongoing proces. Het gebruik van de ERP-software heeft ons laten zien dat sommige werkprocessen of workflows moeten worden aangepast. Evenzo, wanneer onze bedrijfsactiviteiten veranderen of wanneer we inspelen op nieuwe opportuniteiten die van invloed zijn op ons ERP-systeem. ESC blijft onze ‘go-to guide’ om ons te ondersteunen bij dergelijke uitdagingen.”

Bij Globetrade wordt ook veel belang gehecht aan interne opleidingen voor de werknemers, omdat zij uiteindelijk comfortabel moeten zijn in het gebruik van de software. “Met uitgebreide trainingen en handleidingen wordt iedereen meegenomen in dit verhaal. We nemen veel zaken in eigen hand en werken hard aan het optimaliseren van onze gebruikerservaring.”