“Open gesprekspartner die ons klaarstoomde voor het virtuele tijdperk”
Makita profileert zich als een bedrijf met focus op kwaliteit en service. Toeters en bellen zijn niet aan hen besteed. Die hebben ze ook niet nodig. De kwaliteit van hun gereedschap spreekt voor zich. Dat vertaalt zich ook in de gestage groei van de Belgische organisatie. Ook de IT infrastructuur groeit mee. Tot er een kluwen met 8 fysieke servers ontstaat, dat diametraal op hun filosofie van eenvoud staat: tijd voor een upgrade!
Het Japanse bedrijf Makita is een begrip in de wereld van het elektrisch handgereedschap (powertools) en tuinmachines. De blauwe gereedschapskisten met witte letters zijn een vertrouwd beeld in de wereld van onder andere de bouwnijverheid. Hun bedrijfsfilosofie? Robuuste, kwaliteitsvolle machines op de markt brengen waarop de gebruiker dag in dag uit, zowel in gebruik als in onderhoud, zorgenvrij kan vertrouwen.
Operations manager Hugo Verheyen besluit meer nadruk te leggen op de interne beheersbaarheid van de IT-systemen & infrastructuur en op zoek te gaan naar een nieuwe IT-partner. “De vorige waren we ontgroeid”, verklaart Hugo. “We werkten samen met een kleinere organisatie, met een beperkt aantal mensen en middelen. Dat hield voor ons het risico in dat ze bij eventuele problemen niet snel genoeg zouden kunnen schakelen, terwijl ik er borg voor sta dat ons bedrijf continu blijft draaien. Dus gingen we op zoek naar een nieuwe partner met meer mankracht en 24/7 ondersteuning.”
Bescheiden en proactief
Hugo voert gesprekken met een vijftal bedrijven en de keuze valt op ESC. Het klikt meteen: “We kenden hen al een beetje van hun informatieve ontbijtsessies met to-the-point nuttige informatie en dito presentaties. Daar ontmoetten we tal van tevreden gebruikers. Tijdens het eerste ‘officiële’ gesprek voelden we al dat het goed zat. We delen dezelfde no-nonsense proactieve aanpak. ESC was trouwens ook het enige bedrijf dat al tijdens het kennismakingsgesprek spontaan voorstelde om als start een vrijblijvende audit uit te voeren.”
Dat ESC zich opstelt als een open gesprekspartner, die ook strategisch meedenkt, trekt Hugo over de streep. “Het was een écht gesprek. Dat het voor hen niet meteen om omzet, maar om het zoeken naar de best mogelijke oplossing voor ons bedrijf draaide, apprecieerden we enorm.” Vanzelfsprekend speelt ook het financiële plaatje een rol. “ESC stelde efficiënte oplossingen voor, die prijstechnisch ook goed zaten. En ze spraken klare taal: geen onnodig vakjargon.”
Japan overtuigd dankzij transparante aanpak
Overtuigd een stevige nieuwe lokale partner gevonden te hebben, is het wachten op het fiat van het Japanse hoofdkantoor. Hugo: “We moesten zowel onze beslissing om van IT-partner te veranderen als onze keuze voor ESC grondig verantwoorden. Dat ging uiteraard niet over één nacht ijs.”
De transparante werking van ESC en het door hen gedetailleerd documenteren van de nieuwe infrastructuur en processen – ontzettend belangrijk voor de continuï-teit – overtuigt het Japanse management.
“Toen we besloten om de IT infrastructuur in eigen beheer te nemen, was een andere aanpak nodig. En omdat Makita niet alle kennis in huis had, was er nood aan een gesprekspartner. Met ESC verloopt de communicatie in een open sfeer. Bovendien denken ze met ons mee, adviseren ze onze medewerkers snel en correct en ondersteunen ze hen waar nodig.
“Met ESC verloopt de communicatie in een open sfeer. Bovendien denken ze met ons mee, adviseren ze onze medewerkers snel en correct en ondersteunen ze hen waar nodig.”
Operations manager Hugo Verheyen
Van acht naar twee servers
Eens het project is goedgekeurd, gaat ESC van start. Tijdens de pre-audit blijkt al snel dat de historisch gegroeide overdaad aan servers de beheersbaarheid van het systeem onnodig bemoeilijkt. “Bij onze verhuis naar Kortenberg, ruim vijf jaar geleden, brachten we de bestaande servers over van onze vorige locatie en werden er vanwege de nieuwe infrastructuur nog een aantal bijgeplaatst: back-upservers, veiligheidsservers, … Uiteindelijk draaiden er acht, alle gestuurd en beheerd door de vorige serviceprovider, die ze geïnstalleerd had zonder te adviseren waar het beter kon.”
Op aanraden van ESC worden de servers vervangen door twee nieuwe krachtige servers die gekoppeld zijn aan een SAN (Storage Area Network) en voorzien van een back-upoplossing naar de cloud. Daardoor is de IT infrastructuur nu veel veiliger. “Bij aanvang van het project waren we nog niet helemaal ‘cloud- denkend’. We dachten initieel aan een herconfiguratie, wat we ook al hadden besproken met andere partners. Terwijl die er bij de kennismakingsgesprekken geen opmerking over maakten, had ESC er van bij aanvang wel bedenkingen over. Zij zochten onmiddellijk mee naar de beste aanpak. Eén die ook future proof is.”
Intussen beschikt Makita over een virtuele high availability- omgeving, met een beperkte down-time bij een eventuele stroompanne. Gaat er nu iets mis? Dan zorgt het systeem automatisch voor een back-up. De Makita medewerkers ondervinden daar geen hinder van: zij werken gewoon verder alsof er niets aan de hand is. Een must in het digitale tijdperk.
Transparant en klantvriendelijk
Op het ogenblik dat Makita ESC inschakelt, staat de interne IT afdeling nog in zijn kinderschoenen. Ronny, nieuw in zijn functie als hoofd IT, is zich volop aan het inwerken. Ook daarom is de nood aan een proactieve, er varen partner dwingend. “ESC komt bij veel verschillende klanten, waardoor ze in aanraking komen met een verscheidenheid aan problemen. Hun expertise brengen ze hier binnen. Ze trekken mijn team echt mee in het verhaal”, vertelt Hugo. “Zo reikten ze ons bijvoorbeeld een handige en prijsvriendelijke tool aan die het monitoren veel gemakkelijker maakt. Is dat wereldschokkend? Nee. Vernieuwend? Ook niet. Maar klantvriendelijk? Zeer zeker. En zo maken ze het verschil met een aatal andere bedrijven, die zich eerder gesloten opstellen, waardoor we meer af hankelijk zouden blijven.”
“ESC had de transitie duidelijk goed ingeschat en voorbereid. Alles is vlot verlopen. De omschakeling gebeurde binnen het vooraf gedefinieerde tijdsschema, de kosten bleven binnen budget en de medewerkers merkten zo goed als niets van de werkzaamheden. En zo hoort het”, zegt Ronny.
Strakke monitoring
En de follow-up van het project? Ronny: “ESC voert een aantal keer per jaar een groot systeemonderhoud uit, waarbij ze op zoek gaan naar lekken en zwakke plekken, onmiddellijk gevolgd door een gedetailleerd verslag met daarin alle aandachtspunten. Hoewel we nu heel veel in eigen beheer doen, volgt ESC alles mee op, vinkt af wat we al in orde gebracht hebben en adviseert wat nog moet gebeuren. Die tweedelijnsmonitoring is heel geruststellend. Zelfs al is er nog geen dwingend probleem, als er een risico bestaat, dan weten we het. Met de nieuwe configuratie weten we zeker dat alles up and running is en blijft, met alle nodige back-ups. En mocht er zich alsnog toch een probleem voordoen waarbij we assistentie nodig hebben, dan garandeert ESC dat we dag en nacht bij hen terechtkunnen.”
Langdurige samenwerking
Het recept voor een langdurige samenwerking, dus? Als het van Hugo afhangt, wel. “Normaal geef ik geen interviews of testimonials. Dat ik voor ESC een uitzondering maak, zegt al heel veel. Trouwens, over flexibiliteit gesproken: mocht Makita niet tevreden zijn over de prestaties door ESC, dan kan de overeenkomst onmiddellijk stopgezet worden, zonder schadebeding. Voorlopig zie ik daar gelukkig geen enkele reden toe.”
“Wat Makita betreft, is ESC een open gesprekspartner, met een toekomstgerichte visie. En natuurlijk hebben we nog nieuwe ICT projecten in de pijplijn zitten. Er wachten voor ESC bij Makita nog boeiende tijden.”