Brepols Publishers is een internationale speler op het vlak van on- en offlinepublicaties binnen het domein van de humane wetenschappen. Het boekhoudpakket van de Turnhoutse uitgeverij was al een tijdje aan vernieuwing toe. Wim Borgers, Administration & IT Manager blikt terug op een succesvolle implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central én op een meer dan geslaagde samenwerking met ESC: “We zaten al van bij de start op dezelfde golflente, en dat bleek dé garantie op succes.”
Futureproof financieel back-office nodig
Brepols Publishers, een onderdeel van de bekende Brepols Group, heeft wereldwijd 50 mensen in dienst en staat in voor academische publicaties over onder meer taalkunde, geschiedenis, archeologie en wetenschapsgeschiedenis. “90 procent van onze uitgaven zijn gespecialiseerde publicaties voor niches, veelal in de wetenschappelijke wereld”, vertelt Wim Borgers. “In deze alsmaar digitalere wereld verschijnen veel van onze boeken nog altijd in fysieke vorm, maar tegelijk wint ook ons onlineplatform zienderogen aan belang. We ontwikkelen en hosten dat platform zelf. Onze interne IT-expertise was dus al meer dan gemiddeld en dat zou een voordeel blijken in onze latere samenwerking met ESC.”
“We voelden al een hele tijd dat ons financieel back-office aan vernieuwing toe was. Het vorige pakket was meer dan 20 jaar oud en kon ons in de huidige vorm onmogelijk naar meer digitalisering en automatisering leiden. Daarom hadden we nood aan een externe partner om ons te adviseren en te begeleiden naar een modern en future-proof systeem.”
“Al bij het eerste contact met de salesmensen van ESC merkten we dat onze visies en aanpak heel erg gelijkend waren. Een aangename vaststelling die ons meteen heel wat vertrouwen inboezemde. We zijn dan ook vrij snel aan een gezamenlijk verkenningstraject begonnen. Daarin legden we duidelijk uit waar we naartoe willen. Onze doelen waren helder: meer connecties leggen, meer data tevoorschijn halen om andere processen aan te sturen en een betere integratie met ons bestaande software (specifiek voor de uitgeverijwereld).”
“De grote sterkte van ESC in één woord samenvatten? Inlevingsvermogen.”
Wim Borgers, Administration & IT Manager, Brepols Publishers
Dedicated consultants en developers
“ESC combineert expertise in het boekhoudpakket Exact Globe met een doorgedreven partnership voor Microsoft Business 365 Dynamics Central. En dat was voor Brepols een grote troef. Daardoor moesten we maar met één partner overleggen over beide opties en vermeden we dubbele communicatie met meerdere potentiële partners. Omdat we al werkten met Microsoft 365 en voor rapportering ook al Power BI in gebruik hebben, hakten we de knoop vrij snel door. We opteren voor Microsoft Business 365 Dynamics Central omdat de vele integratiemogelijkheden binnen Microsoft ons de beste optie lijken voor een solide toekomst van onze bedrijfsprocessen.”
“De implementatiefase is dan vrij snel gestart. We kregen enkele dedicated consultants en developers van ESC toegewezen. Samen met hen gingen we gestructureerd aan de slag en werkten we toe naar onze go-live. Die vond uiteindelijk plaats in april 2020. Midden in de coronalockdown. En bovendien kwam onze jaarafsluiting nog tussen het project doorgefietst. Maar dankzij de goede follow-up van het project en de goede samenwerking van onze eigen mensen met de ESC-medewerkers slaagden we erin om de implementatie af te ronden zonder noemenswaardige problemen.”
“De toegevoegde waarde van ESC heeft hierin zeker een grote rol gespeeld. We merkten heel snel dat ESC een grote expertise heeft in de begeleiding van middelgrote kmo’s zoals Brepols. De samenwerking loopt heel vlot en kampte helemaal niet met de soms bureaucratische gang van zaken bij grotere IT-spelers. Daar drijven vaak beperkingen boven die de gang van zaken vertragen. Een ticketsysteem waarin je elke actie moet registreren, consultants die extra interne expertise moeten raadplegen vooraleer ze verder kunnen in het proces, om er maar enkele te noemen.”
“Niets van dat alles bij ESC. De medewerkers weten overduidelijk waarmee ze bezig zijn en blinken uit in een verregaande kennis van Microsoft Business 365 Dynamics Central. Zo konden ze onze vragen heel snel en adequaat beantwoorden, waardoor we vlot en snel konden schakelen naar een volgende fase. Een bijkomende moeilijkheid voor ESC: onze interne IT-expertise. Onze eigen IT-ers hebben zelf ook een behoorlijke kennis en namen ook een gedeelte van het implementatiewerk voor hun rekening. Vooral dan op het vlak van de interface met ons bestaande software. Om die samenwerking vlot te doen verlopen, was het uiterst belangrijk dat we voldoende toegang hadden tot de technische data. ESC had er geen enkel probleem mee om ons die ter beschikking te stellen en kon ook perfect leven met een klant die hen net iets meer op de vingers keek dan de gemiddelde klant dat zou doen.”(lacht)
Cloudsysteem met automatische updates
“Al die inspanningen wierpen hun vruchten af. Hoewel we nog enkele losse eindjes moeten verbinden, blikken we nu al terug op een meer dan geslaagde samenwerking. We beschikken nu over een systeem dat futureproof is en gedragen wordt door een grote wereldwijde community. Dit financieel pakket evolueert en is bovendien ingebed in een cloudsysteem. Een grote troef die onze mensen toelaat om thuis of op een andere locatie te werken volgens dezelfde veiligheidsprincipes en operationele functies. Een niet te onderschatten pluspunt, zeker in coronatijden zoals deze. Dankzij de automatische updates zijn versie-upgrades overbodig geworden en hoeven we ook niet meer (of toch zeer beperkt) zelf te testen. Om de zes maanden evolueert ons systeem mee met de IT-realiteit.”
“Ook onze medewerkers zijn enthousiast over het nieuwe systeem omdat het hen de nodige efficiëntie- en tijdswinst oplevert. We zijn vastbesloten om op dat elan verder te gaan. In een volgende fase willen we onze flow van inkomende transacties verder finetunen en ook het reporting-gedeelte verder aanpakken. In al onze toekomstige acties is automatisering het codewoord. Uiteraard kunnen we niet alles ineens aanpakken, maar werken we met een prioriteitenlijst. ESC blijft ons daarin ook in de toekomst verder begeleiden.”
“Een kleine rondvraag leert me dat een voorzetting van onze samenwerking met ESC evident is. Want iedereen die bij het implementatieproject betrokken was, is laaiend enthousiast. Een aantal mensen zeiden meteen dat ze ESC zonder enig voorbehoud aan anderen aanraden. De grote sterkte van ESC in één woord? Inlevingsvermogen. De ESC-medewerkers bijten zich vast in de klant en koppelen die kennis aan een doorgedreven productexpertise. Het resultaat: een allesomvattende samenwerking die leidt tot een geïntegreerd geheel dat Brepols meer dan voldoende wapent voor toekomstige uitdagingen.”