Microsoft Dynamics 365 Business Central Case: CCS Europe

Om het magazijn efficiënt te kunnen beheren, was een ERP-systeem (Microsoft Dynamics 365 Business Central) dringend nodig.

Machinevisie, een technologie die pas 15 jaar bestaat, laat bedrijven toe om hun producten op de band automatisch te con­troleren op fouten. Aanvankelijk gebruikte men hiervoor fluorescent- en halogeenlampen. Omdat de Japanner Kenji Yoneda de kwaliteit van dat soort lampen niet voldoende vond richtte hij in 1993 CCS (Creative Customer Satisfaction) op, dat LED-verlichting aanbeveelt voor machine­visie. Vandaag is CCS Europe wereldwijd de belangrijkste speler op de markt van de LED-verlichting, met een jaarlijkse omzet van 25 miljoen dollar. In 2004 startte de eerste Europese divisie, geves­tigd in Sint-Pieters-Leeuw.

Het Japanse LED-technologiebedrijf CCS kende de laatste jaren een sterke groei. Om haar magazijn en logistieke activiteiten beter te be­heren was de Europese afdeling in Sint-Pieters-Leeuw toe aan een geschikte ERP-toepassing. Microsoft Dynamics 365 Business Central bleek de beste keuze.

Om haar klanten nog beter te bedienen vroeg CCS Europe aan zijn IT-partner ESC om een aantal specifieke modules te schrijven voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. Het bedrijf heeft nu een beter overzicht op het voor­raadbeheer en de samenwerking met de andere afdelingen ver­loopt vlotter. Voor de toekomst werkt CCS Europe aan een verbinding van de systemen van de verschillende Europese vestigingen, het gebruik van CRM-software en een online opvolging van bestellingen.

💡CCS Europe biedt 3.000 verschillende lampen aan

CCS heeft meer dan 3.000 verschillende artikels in het gamma. De LED-lampen worden in Japan gebouwd en van daaruit verstuurd naar de verschillende kantoren die ze over de hele wereld verdelen. Het is dus logisch dat het bedrijf nood heeft aan efficiënte software om de voorraad te be­heren en de afdelingen onderling op elkaar af te stemmen. Het kantoor in Sint-Pieters-Leeuw hield tijdens de eerste maanden de voorraad bij in Excel-werk­bladen. Dirk Vermeersch, general manager van CCS Europe: “Om de concurrentie voor te blijven, zijn naast de knowhow voor het maken van de lampen ook de levertijd, de prijs en de flexibiliteit waarmee we werken zeer belangrijk. Vandaar onze behoefte aan een geïntegreerd ERP-systeem voor een efficiënt warehousemanagement.”

Test in Amerika

Bij de zoektocht naar een geschikte ERP-toepassing vergeleek CCS Europe ver­schillende systemen. De keuze voor Microsoft Dynamics 365 Business Central lag wat voor de hand. Dirk Vermeersch verduidelijkt waarom: “Grote en zware toepassingen zijn voor ons niet geschikt, aangezien we hier slechts met zes mensen werken. Maar we wilden ook geen te beperkt programma, omdat we in de toekomst misschien wél een groter systeem kunnen gebruiken. Omdat ik weinig ervaring had met ERP-oplossingen heb ik ons zuster­bedrijf in Amerika bezocht, om te kijken hoe Microsoft Dynamics 365 Business Central hén in de praktijk hielp.

Het gebruiks­gemak viel ons meteen op en dat was belangrijk aangezien niemand van ons ervaring had met ERP. Vrij snel waren we ervan overtuigd dat Microsoft Dynamics 365 Business Central ook voor ons de beste keuze was. Het voordeel van Microsoft Dynamics 365 Business Central is dat we onze toepassing kunnen aansluiten op de systemen van de collega’s. Dankzij Microsoft Dynamics 365 Business Central verloopt ook de samen­werking met de andere vestigingen beter. Microsoft Dynamics 365 Business Central blijkt trouwens bijzonder geschikt voor de automatisering van lo­gistieke activiteiten.”

“ESC is thuis in de wereld van distributie, groothandel en logistiek, zodat we van hun knowhow konden genieten. Ook de flexibiliteit waarmee ze werken, apprecieerden we enorm.” Dirk Vermeersch, General Manager CCS-Europe

“In de eerste plaats hebben we voor ESC gekozen om­wille van hun professionaliteit. ESC gaf ons het vertrouwen dat de implementatie zon­der onverwachte problemen zou verlopen. Enerzijds door een analyse te maken waardoor we op voorhand een duidelijk beeld hadden van wat we konden ver­wachten op het gebied van investeringen en resultaten. Anderzijds is ESC thuis in de wereld van distributie, groothandel en logistiek, zodat we van hun knowhow konden genieten. Ook de flexibiliteit waarmee ze werken, apprecieerden we enorm”, verduidelijkt Dirk Vermeersch.

Hoewel het voor iedereen nieuw was, ver­liep de opleiding vlot om met Microsoft Dynamics 365 Business Central te leren werken. Dirk Vermeersch: “Aangezien wij allemaal uit de engineeringswereld komen, hebben wij weinig evaring met IT, laat staan met implementatie van ERP-software. Wij zijn geen boekhoudkundigen of financiële experts. Maar met de exper­tise van ESC hebben we de implementatie tot een goed einde gebracht.”

Modules op maat

ESC ontwikkelde een aantal specifieke mogelijkheden voor het LED-technologiebedrijf.

Module 1

Omdat CCS internationaal met verschillende munten werkt, was het ten eerste noodzakelijk om snel prijzen te kunnen aanpassen vanuit MS Excel.

Module 2

Een tweede specifieke module heeft te maken met de identificatiecode die CCS Europe voor haar producten gebruikt. Het gaat om een tweedimensionale barcode die rechtstreeks op het product staat in plaats van op de verpak­king, waardoor elk product afzonderlijk opgespoord kan worden. Als je na verloop van tijd een defect product terug binnenkrijgt, zie je onmiddellijk welk product het is en wanneer en aan wie het verkocht is. Het komt er dus op neer dat de hele historiek van het product eraan vasthangt. Dirk Vermeersch: “Als je een doos met 400 producten binnenkrijgt, is het een enorme klus om dat allemaal manueel in de com­puter in te voeren.

Daarom schreef ESC een speciale module, waardoor we dit kunnen integreren in het hele Microsoft Dynamics 365 Business Central–pakket.” Als de zending vanuit Japan binnenkomt, scant de magazijnier het ar­tikel in en ziet hij onmiddellijk wat er met het product moet gebeuren: als voorraad stockeren, meteen naar een bepaalde distribiteur verzenden, als demoproduct gebruiken, enz.

Module 3

Een derde module die op aanvraag werd geschreven maakt kruisverwijziging mogelijk. CCS Europe heeft immers een klant die eigen artikel­nummers gebruikt, verschillend van de nummers die het zelf hanteert. De klant wil enkel zijn eigen nummers op zijn facturen zien staan. Dankzij de module kan CCS Europe de nummers van de klant in Microsoft Dynamics 365 Business Central invoegen, waarop het systeem automatisch zoekt naar de nummers die CCS gebruikt, en omgekeerd.

De toekomstplannen van CCS Europe

CCS Europe zit nog met plannen voor de toekomst. Dirk Vermeersch: “Om onze strategieën en activiteiten beter op elkaar kunnen af te stemmen en de verkoop en support doeltreffender te kunnen opvolgen, kijken we voor de nabije toekomst uit naar een CRM-toepassing. Daarnaast is het de bedoeling om de ERP-systemen van de verschillende CCS-vestigingen met elkaar te verbinden. Ten slotte zullen distributeurs binnen dit en twee jaar kunnen inloggen op onze website en hun bestellingen online doen. Het zal zelfs mogelijk zijn om het volledige traject van hun producten te volgen.”