De Wepublish App van Vanden Broele gebruikt Microsoft Power Apps als tool om het projectmanagement van al hun opmaak- en verzendopdrachten te stroomlijnen. Vanden Broele helpt lokale overheden en non-profits om snel en efficiënt in te spelen op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Dat doen ze via kennisplatformen, boeken, digitale tools en andere kennisinnovaties.
Optimaliseren projectmanagement
Voor een uitgave, een boek, een platform of een update van de band rolt, hebben heel wat interne en externe partijen hun steentje bijgedragen. Dat gaat van marketeers, over redacteurs, auteurs, grafische designers, technici, drukkers en nog zoveel meer. Elk project manueel en via email opvolgen kostte hen te veel tijd en er gebeurden te veel fouten. Het was dus dringend tijd om de taken en communicatie te automatiseren.
“We werken op de redactie met twee soorten externe partijen: partijen die voor ons publicaties opmaken, drukken en bezorgen, en partijen die specifiek boekopmaak doen. Een moeilijk proces waarbij heel veel komt kijken en waarvoor erg veel kennis nodig is. Het is dus enorm belangrijk dat de communicatie met externe partners vlot en efficiënt verloopt, zodat onze projecten geen vertraging oplopen”, verduidelijkt Brigitte Peeters, projectmanager bij Vanden Broele.
Brigitte Peeters – Projectmanager bij Vanden Broele
“Je volgt voor een project gewoon de verschillende fases doorheen de Power app. Zo word je stap voor stap begeleid en kan je niets vergeten”
Maar bij Vanden Broele bestaan ook nog andere opmaakprocessen, bijvoorbeeld voor de marketeers, die anders te werk gaan dan de redacteurs.
Daarbovenop is het ook belangrijk dat alle andere afdelingen zicht hebben op de voortgang van bepaalde projecten. Wanneer een klant belt over een bepaald boek bijvoorbeeld, moet de administratieve dienst kunnen zien of het boek al in druk is of nog in opmaak is. Zo kunnen ze doorgeven aan de klant wanneer het beschikbaar is en zal worden geleverd. Het is dus belangrijk voor een vlotte werking dat ook andere mensen aan die projectinformatie kunnen.
Wepublish
Vanden Broele ontwikkelde samen met ESC een Power App, die ze ‘Wepublish’ doopten. Met behulp van de Power App kunnen collega’s makkelijk informatie briefen aan externe partners én hun projecten van begin tot einde netjes opvolgen.
“Per opdracht wordt een ‘fiche’ aangemaakt, waaraan allerlei informatie gekoppeld kan worden, zoals het type van de opdracht, de referentie voor de factuur, briefingbestanden, …
Je volgt daarvoor gewoon de verschillende fases doorheen de Power app. Zo word je stap voor stap begeleid en kan je dus niets vergeten.”
“Op die manier weet de externe partner perfect wat er van hen verwacht wordt. Zij krijgen een mail waarin staat wat ze moeten controleren, en kunnen dan via een SharePoint-koppeling een bestand opladen. Als er een proefdruk dan klaar is, vullen ze een veldje in waardoor er automatisch een e-mail naar de eigenaar van het project wordt gestuurd, zodat die ook weet dat er een proef online staat. De projecteigenaar gaat vervolgens op SharePoint kijken of het bestand aan zijn wensen voldoet en stuurt het eventueel nog eens door naar de auteur. Die kan dan in dezelfde map bewerkingen doen en de correctiefile opladen. Wanneer in het veld ‘correctie’ een datum wordt ingevuld, wordt hierover opnieuw een automatische e-mail uitgestuurd naar alle betrokken partijen.”
Niemand hoeft zich nog druk te maken over een wel dan niet verstuurde e-mail. Je hoeft gewoon alle stappen te volgen om projecten, bijvoorbeeld een boekuitgave, tot een goed einde te brengen.
“Onze marketeers hebben aan andere werkwijze dan de redactie, want zij leveren zelf hun pdf aan en werken dus niet altijd met externe partijen voor opmaak. Als zij de Power App gebruiken duiden ze gewoonweg een ander type project aan, waardoor zij andere fases moeten volgen toegepast op hun opdrachten.”
Afhankelijk van het type opdracht dat je kiest, wordt er in Power Apps een ander proces gestart. Heel handig als je als bedrijf binnen een afdeling met verschillende processtromen werkt.
Dynamisch en aanpasbaar
“De Power App zelf is erg dynamisch en onze mensen werken er graag mee. Je kan heel snel een opdracht indienen. In een paar minuten tijd heb je alles ingevuld, je opdracht doorgestuurd en volg je makkelijk alles op dankzij de automatische e-mails. Je bent constant ‘in the loop’ en moet dus niet meer overal altijd achterna gaan, wat je veel tijd bespaart”, aldus Kelly Steenlandt, ook projectmanager bij Vanden Broele.
Brigitte legt verder uit: “En ondanks dat het geen feilloos systeem is, het zijn immers nog steeds mensen die alles moeten invullen, kan je het wel ‘human proof’ maken. Als je ziet dat er in een bepaalde fase steeds fouten worden gemaakt of er wordt systematisch een veld niet ingevuld, dan maak je het bijvoorbeeld verplicht. Je kan het gedrag in de Power App observeren en op basis van gebruikersgewoontes bepaalde zaken zelf aanpassen. Dat is een enorm groot voordeel voor ons, dat we zelf velden kunnen aanmaken of voorwaarden kunnen aanpassen. Het zorgt ervoor dat we kunnen blijven stroomlijnen. Zo hadden we het probleem dat veel opdrachten geen referentie meekregen voor de facturatie. Ik heb dan die referentie verplicht gemaakt, waardoor we de dienst facturatie een hoop tijd en fouten helpen besparen doordat alles onmiddellijk correct wordt toegewezen.”
“Met de opleiding die we kregen van ESC en onze eigen bescheiden technische achtergrond kunnen we zelf goed inschatten wat er gebeurt als je bijvoorbeeld een veld toevoegt. Het systeem is heel intuïtief en dus kan je zonder programmeur te zijn aanpassingen doen, zodat je niet per se op de IT-dienst moet rekenen”, besluit Kelly.
“Het systeem is heel intuïtief en dus kan je, zonder programmeur te zijn, makkelijk aanpassingen doen”
Goede match
“Vroeger werkten we een SharePoint site, die eigenlijk gewoon een list was. Die lijst had echter beperkingen op vlak van velden en opties. Toen we dit wouden omvormen naar een applicatie kwam de vraag: kiezen we voor een SharePoint app of kiezen we voor Power Apps? We hebben toen mensen uit verschillende diensten betrokken bij het maken van deze beslissing en de voorkeur bleek al snel naar Power Apps te gaan. We hebben dan alles uitgetekend qua processen en velden, en samen met onze ESC-consultant alles technisch uitgewerkt. We hebben dat traject vrij vlot doorlopen omdat we een goede match hebben met onze vaste consultant.”
“Je hebt bij zo’n implementatie echt iemand nodig die zich kan inleven, die meedenkt, die je uitdaagt en die niet bang is om zaken te veranderen als dat beter blijkt te zijn voor het eindresultaat”, vult Kelly aan.
Kennispartner
Al sinds 1957 deelt Vanden Broele kennis en expertise met lokale overheden en non-profits. Vroeger via print, nu ook door kennisplatforms en digitale tools aan te bieden. Kelly legt uit: “We combineren kennisplatforms met tools die processen bevatten. Zo bevindt een burger die bijvoorbeeld een evenement aanvraagt op de website van zijn gemeente, zich achterliggend eigenlijk op ons platform. Op diezelfde plaats vindt hij ook kennis, zoals de wetgeving rond evenementen.”
Om een zo goed mogelijke partner te kunnen zijn voor hun klanten, houdt Vanden Broele ook regelmatig zijn eigen bedrijfsprocessen tegen het licht. Brigitte en Kelly gaan als projectmanagers steeds op zoek naar interne tools. “Wij onderzoeken wat kan verbeterd worden. Dat kan gaan over zeer specifieke tools voor een bepaalde afdeling of voor algemene oplossingen. Het is dan ook met die insteek dat we samen met ESC aan de slag ging met Power Apps.”
Power Apps gebruiken in jouw bedrijf?
Power Apps zorgt ervoor dat je functionele mobiele apps kan ontwikkelen die je zakelijke behoeften ondersteunen. En het kan ook communiceren én integreren met andere Microsoft 365-services, zoals Power Automate, SharePoint, Power BI en Exchange Online.
Doe net zoals Vanden Broele beroep op experten die je op een correcte manier helpen bij het bouwen van Power Apps.