IT-manager Tom Mampaey openhartig over Floorhouse’s bedrijfssoftware
FloorHouse heeft meer dan 400 parketvloeren in allerhande houtsoorten, over de 800 laminaatvloeren van alle gekende topmerken en een uitgebreid pakket van kurk en vinyl. Het sterk groeiende bedrijf met vestigingen in Antwerpen, Aartselaar, Hasselt, Turnhout en Wommelgem benut haar sterke regionale aanwezigheid maximaal en vult aan met e-commerce vanuit de centrale ERP-software BuildMaster op basis van Microsoft Dynamics NAV. Ter voorbereiding van het webinar Rethink ERP spraken we met IT-manager Tom Mampaey.
Naast het verkopen van vloerbedekking biedt FloorHouse ook heel wat services zoals levering, plaatsing, onderhoud en het verhuren van allerlei machines. Het bedrijf wilde het administratief werk efficiënter maken, er was nood aan een webshop en het ERP-systeem moest snel uitgerold kunnen worden indien FloorHouse een nieuwe premium retail-locatie vindt.
Al veel watertjes doorzwommen
Tom: “We hebben op software-vlak al heel wat watertjes doorzwommen. We startten lang gelden met een pakketje Venice dat lokaal op de pc’s draaide vooral voor commercieel beheer maar zonder stockbeheer. We merkten al snel dat we echte erp-software nodig hadden en lieten een pakket op maat ontwikkelen door een kleine lokale partij. Dat zag er goed uit, toen zelfs al in de cloud! Heel onverwacht gingen ze echter failliet. Ik herinner me nog een zware nacht waar we alles moesten backuppen in bestanden want de dag erna ging onherroepelijk de stekker eruit!”
“Met die pijnlijke ervaring nog vers in het geheugen kozen we voor een standaard erp-oplossing van een middelgrote speler. Dat werkte wel maar we moesten ons nog vaak in allerlei bochten wringen. De koppeling met onze webshop zat niet goed en dat is in de retail & doe-het-zelf echt cruciaal. Daarnaast voldeden de rapporteringsmogelijkheden niet voor ons management. En een bedrijf leiden op onvolledige cijfers en buikgevoel is geen goed idee,” gaat Tom verder. Tijdens Rethink ERP wordt ook de rapporteringsfunctionaliteit van Power BI in combinatie met Dynamics NAV getoond.
“We merkten ook dat onze business een aantal speciale elementen bevatte waar het ERP-pakket niet mee weg kon. We willen bijvoorbeeld weten hoeveel m² we verkopen terwijl de ERP enkel kon vertellen hoeveel pakken van een bepaalde vloer. Ook het artikelbeheer was onhandig. Op een jaar tijd komen er 300 nieuwe vloeren in ons gamma en gaan er 300 andere uit. Voor elke vloer zijn er tal van gerelateerde producten, bijvoorbeeld plinten. Dat is dus erg dynamisch! In totaal hebben we zo ongeveer 12.000 artikelen die we beheren en dat ging moeizaam in het toenmalige pakket. Bovendien hebben wij ook heel veel technische kenmerken per artikel: afmetingen, slijtklasse, kleur, afwerking … De vermenigvuldiging van aantal artikelen maal technische kenmerken resulteert in 150.000 data-points om up to date te houden.”
“Een andere belangrijke factor waarom we na verloop van tijd dat pakket over boord gegooid hebben was de lage gebruiksvriendelijkheid. Er was een lange leercurve met intensieve opleidingen en we kregen het soms gewoon niet uitgelegd aan onze mensen. Al die tijd die ze moesten investeren in het werken met onhandige software kon beter besteed worden aan productkennis opdoen, plaatsingskennis verzamelen en onze klanten beter soigneren.
Zo pakte FloorHouse de ERP-selectie aan
“Naast onze eigen ervaringen gingen we kijken bij collega’s en concurrenten. Wat draaide er bji hen? We googlden en surften ons gek en maakten een longlist van belangrijkste vendors zoals Oracle, SAP, Microsoft tot en met 2 zelfstandigen met een mooi maatwerkpakket.”
Onze initiële lijst van een 15-tal partijen dunden we uit naar 10 en die evolueerde naar een 6-tal bedrijven die een demo kwamen presenteren. Onze belangrijkste criteria
- Continuïteit: geen firma van 2 man meer. We wilden een langetermijnpartner en een bewezen oplossing.
- 80 % van onze noden moest standaard in het pakket zitten, 20 % maatwerk was de maximum.
- Functioneel wisten we heel duidelijk wat we wilden uit onze vorige ervaringen.
- Een doordachte invulling van Tom’s lastenboek door de partner.
“Het straffe is dat ESC eigenlijk niet in de longlist zat!” vertelt Tom. “We waren wel al overtuigd van Dynamics als platform maar we focusten ons vooral op partners met ervaring in zuivere retail. Type schoenen en kledij dus maar we zagen tekortkomingen op functioneel vlak. Zo zijn we dan uiteindelijk dieper gaan graven bij de Dynamics partners en kwam ESC met haar uitbreiding voor doe-het-zelf en bouwhandels als ideale partner uit de bus.
Tom’s adviezen voor een vlotte erp-implementatie
Doe het gefaseerd! In ons geval hebben we eerst commercieel beheer, boekhouding en artikeldata opgezet in Dynamics NAV. Daarna was logistiek, aankoop en magazijn aan de beurt gevolgd door rapportering voor de directie. Als laatste kwam dan de webshop & e-commerce integratie.- Luister naar je mensen op de vloer. Wij hebben bijna letterlijk de consultants van ESC opgesloten bij de aankoper, bij de boekhouder, bij een toonbankmedewerker etc. Da’s goed voor je ERP maar ook voor de betrokkenheid van je mensen. Zij hebben mee bepaald hoe ze binnenkort gaan werken.
- Je bouwt voor de eindgebruiker, niet voor IT of voor de baas. Bij ons heeft het management zelfs maar een ‘limited user’ in Dynamics NAV. Zij werken er niet zo diepgaand in. Zet dus je mensen centraal die er elke dag in zullen ploeteren.
- Communiceer de voortgang en maak het leuk. Na elke grote blok of fase organiseerden we een infosessie. Soms eens op een andere locatie om het leuk te maken. Dat creëert een zekere trots en enthousiasme. Onze infosessies waren altijd vrijblijvend en 90 % van onze mensen was toch aanwezig!
- Besteed genoeg aandacht aan opleiding! Dynamics NAV is supergebruiksvriendelijk, onze verkopers een toonbankmedewerkers hebben we bijvoorbeeld zelf opgeleid in kleine groepjes van 3 man. Met 3 trainingen van een halve dag waren ze er mee weg. Nieuwkomers worden nu zelfs gewoon on-the-job getraind. Voor andere zaken heeft ESC diepgaande opleidingen gegeven bijvoorbeeld voor boekhouding en het financiële luik en ook rond rapportage.
“We zijn heel vlot live gegaan op een zondag. Heel bewust 3 maand voor onze drukste periode maar op een beetje finetunen na liep alles gesmeerd. In het begin kregen we af en toe wel het “vroeger was het beter” te horen maar we konden dan even snel vergelijken in ons oud systeem en dan werd het snel stil. We bouwen nu onze geïntegreerde sana-commerce webshop verder uit omdat e-business echt groeit in onze markt. Met Dynamics NAV als platform kunnen we nu verder evolueren en groeien.”