Het beheer van productinformatie is voor bouwhandels en technische groothandels een hele uitdaging. Niet alleen is er het een zeer uitgebreide assortiment, van moeren tot betonmolens, maar bovendien hoort bij elk artikel ook technische informatie zoals de lengte, breedte, de maximale belasting, buiten- of binnengebruik, enzovoort. Daar komt nog de prijsinformatie bij. Hetzelfde artikel kan verkocht worden tegen soms vijftien verschillende prijzen in functie van het soort klant – particulier, aannemer, vaste klanten, … Bouwhandels en technische groothandels moeten dus zeer veel gegevens per artikel bijhouden en dat is geen sinecure, ook al omdat het productassortiment zelf snel verandert.
We zien in de markt ruwweg drie niveau’s van maturiteit op het vlak van informatiebeheer:
- Papieren productcatalogussen van de leverancier in dikke mappen.
Deze aanpak is in feite niet langer vol te houden. De papieren productcatalogussen staan in dikke mappen bewaard in kasten. Ze nemen niet alleen veel plaats in maar de informatie is vaak na zes maanden al verouderd. Door hun omvang is het ook moeilijk om er snel de gegevens in te vinden die je zoekt. Kortom, het is onmogelijk om op deze manier snel de juiste informatie te geven waar klanten om vragen. Toch zijn er nog altijd bedrijven die zo werken. We kunnen hen aanraden om zo snel mogelijk te moderniseren. - Digitale catalogussen in combinatie met prijsinformatie uit een eigen ERP-pakket en informatie op de eigen website of op die van leveranciers. De meeste bouwhandels en technische groothandels bevinden zich in dit niveau van databeheer: in pdf’s en Excel-sheets op hun server bewaren ze de technische specificaties en producteigenschappen van de artikels, maar de prijsinfo zit in het ERP-pakket. Dat werkt natuurlijk al een stuk sneller, efficiënter en correcter dan de papieren aanpak. Het nadeel is wel dat je dan twee aparte informatiebronnen moet doorzoeken wanneer een klant een specifieke vraag stelt zoals ‘Welke boordstenen passen bij deze tegels?’. Met het ERP-pakket voor de technische groothandel gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central (voorheen Dynamics NAV), is het alvast gemakkelijk om gegevens zoals prijsinformatie te importeren in het systeem.
- Een volwaardig PIM-systeem. Een softwarepakket
voor Product Informatie Management (PIM), zoals dat van Perfion , integreert alle gegevensbronnen met elkaar. Zo kan het gekoppeld zijn met je eigen ERP-pakket en met externe informatiebronnen zoals een leveranciersportaal. Je hoeft zelf dus niets meer manueel in te voeren en je werkt veel sneller. Met Perfion kan je bijvoorbeeld alle soorten productgegevens vanaf een centraal punt overzichtelijk onderhouden. Als je productgegevens aanpast, gebeurt dat ook meteen op alle plaatsen tegelijk waar het product wordt weergegeven, bijvoorbeeld een digitale catalogus of een website, zodat de consistentie van de informatie verzekerd is.
Bovendien kan je ook de gegevens doorzoeken en filteren, zodat het mogelijk is om snel aanpassingen door te voeren bij een hele serie producten tegelijk. Met zo’n centraal systeem voor gegevensbeheer kan je gemakkelijker een online shop uitbouwen, waar je de informatie ook beschikbaar stelt voor klanten. Als ze de technische specificaties niet kunnen bekijken, zullen klanten immers niet snel iets online bestellen.
Steeds meer bedrijven ontdekken nu de grote voordelen van een PIM-systeem – sneller werken en betere klantenservice. Maar daar stopt het nog niet. ESC engageert zich om de efficiëntie nog een niveau hoger te tillen en is adviespartner in een project voor het uitbouwen van een centrale database met alle technische productinformatie voor de bouw- en technische groothandelsector. Deze kunnen dan naar die database linken zodat ze zelf niets meer in hun eigen software hoeven in te voeren.