Een goed ERP-systeem is een van de belangrijkste tools die een bedrijf heeft. Een goed pakket automatiseert een groot deel van je bedrijfsprocessen, verlaagt je kosten en maakt je bedrijf efficiënter. Een verkeerd pakket brengt je alleen maar kopzorgen.
En verkeerd betekent niet noodzakelijk slecht. Het betekent soms gewoon dat het niet aangepast is aan jouw bedrijf of jouw sector. Dus een ERP kopen is geen beslissing die je zomaar maakt.
In deze blog leggen we je uit wat je zeker moet weten voor je een nieuw systeem koopt.
1) Wees specifiek
Een ERP-bedrijfsoplossing kan heel algemeen of heel specifiek zijn. Je krijgt dus wat je vraagt. Voor je met je ERP-verkoper samen zit moet je dus heel goed weten wat je wil. Wil je dat je ERP-systeem zich vooral richt op boekhouding, voorraad en financiële processen? Ga dan voor een basispakket. Je kan later altijd updates en randapplicaties toevoegen, indien nodig.
Heeft je bedrijf specifieke noden? Een webshop met duizenden artikels dat aan je voorraad moet gekoppeld zijn? Leeggoedbeheer of onderhoudscontracten? Dan moet je pakket daar naadloos bij aansluiten. Zorg er dus voor dat jij goed weet wat je nodig hebt.
Laat je dan ook niets aansmeren waar je niets aan hebt. Een ERP dat automatisch je koffie zet is een leuk hebbeding, maar elke extra applicatie kost geld en kan fout gaan. Back to basics, dus!
Belangrijk!
Analyseer de noden van je bedrijf
Wees specifiek in je gesprek met je ERP-verkoper
Geen nutteloze features
2) Basispakket of totaalpakket?
We zeiden je al de noden van je bedrijf te analyseren. Dat is niet makkelijk. En de toekomst van je sector voorspellen is al helemaal onmogelijk.
Je moet dus de keuze maken tussen ineens een heel ERP-pakket of beginnen met een basispakket dat je later kan uitbreiden. Beiden komen met voor- en nadelen. Een volledig pakket bespaart je latere aanpassingen en mogelijk kostelijke uitbreidingen. Maar je loopt de kans dat je features koopt die je niet nodig hebt.
Een basispakket (met mogelijk uitbreidingen) geeft je werknemers niet alleen de kans langzaam gewoon te worden aan het nieuwe systeem, maar geeft je ook de mogelijkheid om bewust te kiezen voor bepaalde aspecten. Maar het betekent soms dat je ontdekt dat je een applicatie nodig hebt dat je ERP mist. En extra kosten.
Belangrijk!
Bespreek met je ERP-verkoper wat best bij je bedrijf past
Hou rekening met extra kosten in je planning
3) Analyseer je bedrijfsprocessen
Je moet niet alleen je bedrijfsnoden, maar ook je bedrijfsprocessen analyseren. Als je bedrijfsprocessen niet lopen zoals je wil, dan kan dat aan je ERP liggen. Het kan ook aan je processen zelf liggen. Het zou jammer zijn moest je spiksplinternieuwe ERP-bedrijfsoplossing aangepast zijn aan verouderde processen.
Het is belangrijk voor ogen te houden dat je soms je bedrijfsprocessen aanpast aan wat je ERP kan en niet kan en niet omgekeerd. Dat hoeft bij een nieuw systeem niet meer zo te zijn.
Belangrijk!
Analyseer je bedrijfsprocessen
Wat kan je verbeteren zonder ERP-implicatie?
Welke bedrijfsprocessen werden gevormd door je oude ERP?
4) Ben je klaar voor de Cloud?
Cloud hosting is de toekomst. Bedrijven en consumenten rekenen steeds vaker op de Cloud om hun bestanden en processen veilig en toegankelijk te maken. Maar sommigen houden alles nog liever op hun eigen servers. Systemen zoals Microsoft Dynamics NAV kunnen gerust beide aan, maar het is wel een belangrijke beslissing. Kies je voor Microsoft Dynamics 365, dan krijgt je een uitgebreid pakket dat enkel in de cloud beschikbaar is.
Is je bedrijf klaar voor de Cloud? Is je IT-team klaar? En je werknemers, die ermee moeten werken? Vraag de mening van je team voor je tot een beslissing overgaat. En bevraag je natuurlijk bij je ERP-verkoper.
Belangrijk!
Bespreek je mogelijkheden met je team
Kijk naar wat je systemen aankunnen
5) Training
Verandering vraagt tijd. Een nieuw ERP-systeem zal je bedrijf efficiënter maken, maar je werknemers hebben tijd nodig om ermee te werken.
Zorg er dus voor dat je team de nodige opleidingen krijgt. En geef ze dan ook de tijd te leren. Een ERP-investering vraagt zowel tijd als kapitaal. Als je de eindrekening maakt, is het zeker de moeite waard.
Belangrijk!
Zorg dat training bij het pakket zit
Geef je team tijd om te leren