Business Intelligence voor ERP-software boost winst FOOD-bedrijven

Business Intelligence-software zet de ruwe data uit uw ERP-systeem om in informatie die van strategisch belang is. U denkt nu bij uzelf ‘dat doen mijn dagelijkse / wekelijkse / maandelijkse rapporten ook!’ Wel, niet helemaal… traditionele rapporten brengen statisch in beeld wat er is gebeurd. Ze missen de kracht om gegevens dynamisch te combineren en interessante invalshoeken te creëren.

Bijvoorbeeld: welke 20% van de producten zorgt voor 80% van de verkoop. Als u vervolgens dieper wil graven in die 20% om inzicht te krijgen dan kan dat niet meer in uw maandelijks rapport. Dan moet u uw IT-afdeling aanspreken om die gegevens te exporteren en mag u aan de slag in Excel of betaalt u uw ERP-software partner om het rapport uit te breiden.

BI in de voedingssector cruciaal want u heeft geen glazen bol

Als u een contract sluit van een jaar, dan houdt dat vaak in dat u ongeveer anderhalf jaar op voorhand een prijs moet schatten. Geen evidentie want de voedingssector staat gekend voor krappe winstmarges, moeilijk te voorspellen landbouwoogsten en bovendien een strikte wettelijke regelgeving. Veel variabelen die uw prijsopgave kunnen beïnvloeden.

Dus is er nood aan een scherp inzicht in de kostenstructuur, van transport en inklaring tot de kostprijs van de ingrediënten. U deed dit tot nu toe op basis van ervaring, spreadsheets en een tikkeltje buikgevoel. Een goede BI-oplossing helpt u echter gefundeerde voorspellingen te maken. Dit is belangrijk, uw winstgevendheid hangt er immers van af. Veel voedingsbedrijven stellen dan ook succes vast eens ze snel en efficiënt data verzamelen, opslaan en organiseren.

Moderne BI-software moet er voor zorgen dat gegevens zonder hulp van de IT-afdeling snel kunnen worden opgevraagd en geanalyseerd zodat er een nog correcter beeld ontstaat van de mogelijke kosten en marges. Het leggen van allerlei verbanden en vergelijkingen tussen bijvoorbeeld klanten, regio’s, producten, processen, werknemers en combinaties van dit alles ligt hier aan de basis. Ook aan de klantzijde zal nieuwe Business Intelligence software betere resultaten geven. Indien uw klant de stand van zaken wil inzien rond een contract moet dat mogelijk zijn. Bijvoorbeeld wanneer u met jaarcontracten werkt en uw klant wil een tussentijds rapport over hoeveel reeds geleverd is, wanneer de eerstvolgende levering kan zijn, rekening houdend met bijvoorbeeld uw rondes en andere factoren.

Hoe het juiste BI-pakket kiezen?

Een eerste voorwaarde is uiteraard dat u reeds met een ERP-pakket werkt waar de ruwe data voor handen is. Wanneer u voor een Business Intelligence oplossing kiest, zorg er dan vooral voor dat het u een strategisch voordeel biedt. Wat moet deze nieuwe software u minstens bieden?

• Markten, concurrentie en klanten moeten kunnen worden gesegmenteerd zodat u maximale winst kan begrijpen en leveren per categorie en merk.
• Een duidelijk beeld geven van uw promotiemanagement om zo geïnformeerde prijsbepaling te ondernemen, verkoop te optimaliseren en winst te vergroten.
• Informatie over klanten om veranderingen in hun vraag te identificeren en de impact ervan te zien.
• Operationele kosten reduceren door analyses te maken van materiaalgebruik en opslagniveaus.

Welke factoren voor uw bedrijf van betekenis zijn is een belangrijke denkoefening. Zorg dan ook dat een betrouwbare partner u helpt bij het vaststellen van die factoren. Het vergt namelijk een inspanning en veel communicatie van uw management naar de software-partner. Deze inspanningen moeten steeds over de inhoud gaan: welke cijfers wil je gaan sturen? Welke gegevens zijn nodig en met welke betrokken bedrijfsprocessen moet rekening worden gehouden?

Twee BI-tools uitgelicht

QlikView

U kunt met QlikView een dieper inzicht krijgen in verkoopstatistieken en afzet. Deze gegevens kan men tot in detail analyseren, bijvoorbeeld op basis van regio, individuele afnemer of product(groep). De financiële rapportering wordt eenvoudiger doordat u inzicht krijgt in resultaten, kostenanalyses en margeanalyses, waardoor afwijkingen snel te signaleren zijn. U hoeft dus geen beroep meer te doen op rapportages uit boekhoudsoftware waarbij u handmatig moet knoeien met data uit Excel. Hier beschikt u over één enkele omgeving met alle benodigde dashboards en analyses. De QlikView software is het neusje van de zalm wat betreft Business Intelligence software. Ze valt te koppelen aan eender welk ERP-systeem en voldoet aan de belangrijkste BI-behoeften binnen uw bedrijf. Zo zullen gebruikers zelfstandig data kunnen analyseren, herindelen, mixen en opnieuw in elkaar kunnen zetten om tot nieuwe inzichten en visualisaties te komen. Het is uiteraard ook mogelijk verschillende gebruikersautorisaties in te stellen zodat u kiest wie inzage heeft in welke resultaten.

ExSION

ExSION is een rapportagetool voor Microsoft Dynamics NAV. ExSION Reporting voorkomt knip – en plakwerk tussen Navision en Excel, waardoor tijd wordt bespaard en de betrouwbaarheid van de rapporten verhoogd. Met één muisklik is er altijd

Waar het eigenlijk op neerkomt wanneer u ExSION gebruikt is: er wordt een schat aan informatie uit de Dynamics omgeving op een transparante wijze op maat gepresenteerd. actuele informatie beschikbaar op de gewenste plaatsen binnen uw organisatie. Ook hier kan u uiteraard gebruikersautorisaties instellen. De instapdrempel van ExSION ligt lager dan bij QlikView. Een opleiding hebt u niet nodig, u hoeft enkel te beschikken over een basiskennis Excel en na 1 dag training bent u er mee weg.