Nieuwe technologie is voor bedrijven een schat aan informatie. Je kan elk onderdeel van je bedrijf digitaal opvolgen, controleren en aanpassen. Vooral als je je bedrijfsprocessen koppelt aan je ERP-systeem. Maar we merken toch dat bedrijven niet altijd optimaal gebruik maken van die data. Dat is begrijpelijk, er is zoveel informatie dat het soms moeilijk wordt het bos door de bomen te zien.
Er wordt bijvoorbeeld vaak niet gekeken naar data rond facturatie. Een factuur versturen is iets dat je nu eenmaal moet doen, dus staan bedrijven niet stil bij wat je allemaal in de gaten moet houden.
Bij SDE staat efficiëntie voorop, dus geven we je drie dingen waar je zeker op moet letten.
1) Verzonden producten vs. gefactureerde producten
Bedrijven verzenden vaak continu, want klanten willen natuurlijk zo snel mogelijk hun producten. Maar de facturen worden niet even snel verzonden. Sommige bedrijven factureren bijvoorbeeld maar één keer per maand.
Dat betekent dat je niet altijd weet voor hoeveel verzonden producten nog niet betaald is. Als veel klanten niet op tijd betalen zorgt dat voor een gevaarlijk onevenwicht tussen uitgaande goederen en binnenkomend kapitaal.
Dus: Hou in de gaten welke producten verzonden maar nog niet gefactureerd zijn.
2) Betaalgedrag
Ook het betaalgedrag van je klanten is iets dat je moet in de gaten houden. Het lijkt vanzelfsprekend, maar niet elk bedrijf houdt rekening met hoe vlug klanten betalen.
Zo komen ze voor verrassingen te staan. Als je veel klanten hebt die laat betalen kan je bedrijf in de problemen komen, zelfs als je veel verkoopt. De facturen van je eigen leveranciers laten niet op zich wachten.
Dus: De definitie van een goede klant is niet alleen iemand die veel koopt, maar die ook tijdig betaalt.
3) Digitale facturatie
Bedrijven versturen hun facturen vaak per post. Maar ze houden zelden rekening met de kost van die facturatie zelf: papier, omslag, zegel en natuurlijk manuren. Om over de printers en inkt nog maar te zwijgen. Facturen worden vaak dan ook nog eens extra afgedrukt en bijgehouden.
Volgens een beleidsbrief van het departement voor Administratieve Vereenvoudiging kunnen Belgische bedrijven meer dan 3 miljard euro besparen bij een volledige overschakeling naar elektronische facturen.
Bereken dus hoeveel je facturatie je kost en kijk waar je kan digitaliseren.
Dus: Stuur je je facturen digitaal, dan bespaar je kosten.
Conclusie
Factureren en alles wat daarbij komt kijken wordt vaak gezien als iets dat je nu eenmaal moet doen om je bedrijf draaiende te houden. Je bent gepassioneerd door je job, niet door facturen. Dat begrijpen we.
Maar facturatie is naast een verplichting ook een werkinstrument. Koppel je het aan je ERP-systeem, dan weet je hoeveel producten nog niet gefactureerd zijn, welke van je klanten tijdig betalen en kan je makkelijk digitaal je facturen versturen.