Iedereen kent het wel: je moet met een klant, leverancier of andere persoon buiten je eigen organisatie een tijdstip afspreken en dan begint de e-mail-ping-pong met data, tijdstippen, locaties. Je bent soms meer tijd kwijt met een gaatje te vinden dat voor iedereen werkt dan met de eigenlijke meeting. En dan hebben we het zelfs nog niet over hoe het vergaderverslag uitendelijk tot stand komt. Dat kan anders, en wel zo:
FindTime
Met Microsoft FindTime, een onderdeel van Office365, stuur je in een paar kliks jouw beschikbare momenten door naar de deelnemers van de vergadering.
Zij stemmen op jouw verschillende voorstellen en dat voorstel waar iedereen beschikbaar is, wint. FindTime stuurt vervolgens naar alle deelnemers een uitnodiging die kan worden opgenomen in de Outlook (of andere) agenda.
Wil je FindTime gebruiken dan is de enige vereiste dat jij als organisator van de meeting Office365 hebt. Voor de deelnemers is dit niet verplicht, een e-mailadres is voldoende. Heb je al Office365 dan kan je hier de plugin gratis installeren: https://findtime.microsoft.com/
Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!
Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s
Webinar 2: Vlotter van overal samenwerken
Webinar 3: Je office365 veiliger maken en backuppen
Je meetingnotities delen
Is het je al opgevallen dat tijdens een meeting met externe partijen elk voor zich notities neemt? Na de meeting worden die dan per email over en weer gestuurd tot een goede ziel alles bij elkaar brengt en dat weer doormailt aan iedereen. Hoogstwaarschijnlijk volgt er dan nog wel een kort addendum in de vorm van een reply-to-all van wat info die door de mazen van het net is geglipt. De horror!
Het is nochtans heel eenvoudig:
- Neem je notities in Microsoft OneNote
- Zet die OneNote op Onedrive of Sharepoint
- Deel de notitie met de emailadressen van de personen
- Iedereen kan nu live de notities meevolgen en indien gewenst kan iedereen zelfs tegelijk zaken toevoegen.
- Ook na de meeting kan er nog worden aangevuld, OneNote markeert duidelijk wie wat heeft toegevoegd.
Het enige dat je nodig hebt is OneNote (standaard in Office365) en een OneDrive of Sharepoint om de notitie op te slaan en te delen.
Graag gedaan…
Hoeveel over-en-weer-mailtjes denk jij zo uit te sparen dankzij FindTime en een centrale notitiepagina voor je volgende meetings met mensen buiten je bedrijf?
Niet zo een lezer? Volg dan een van onze 30′ minuten-webinars!
Webinar 1: Vlotter online communiceren met klanten, contacten en collega’s