Bij het bouwen van een huis weet u dat u niet zonder architect kan. Hij is het die in een duidelijk plan uw behoeften afstemt op wat technisch mogelijk is. Ook wanneer u over ICT in uw onderneming nadenkt, is een duidelijke lijn een noodzaak. Dit noemt men soms ook de ICT-architectuur.
Het is de ICT-architectuur die de diverse ICT-componenten in een onderneming beschrijft. Die toelicht wat de componenten precies zijn, wat ze doen en hoe ze in verband staan met elkaar. Hierbij is het zeer belangrijk om uit te gaan van uw bestaande activiteiten, van de lopende bedrijfsprocessen. Net zoals de gewone architect ook eerst een analyse maakt van de manier waarop de bewoners leven, hun voorkeuren, wat hun hobby´s zijn, het aantal kinderen, enz. om aan de hand daarvan de verschillende leefruimtes in te delen.
Bij het uittekenen van een ICT-architectuur moeten eerst de bedrijfsprocessen in kaart gebracht worden. Men tekent uit hoe de onderneming vandaag werkt en waar eventuele knelpunten zitten. In een tweede fase gaat men na welke informatie waar nodig is en welke toepassingen (software) hiervoor worden gebruikt. In fase 3 wordt bekeken welke ICT-infrastructuur (hardware, netwerk,…) nodig is om de toepassingen vlot te laten draaien. Het resultaat is een document dat aangeeft waar het met de ICT-strategie en inrichting (zowel op software- als hardware-vlak) van de onderneming naartoe gaat. Het geeft adviezen die processen en ICT beter op elkaar doen aansluiten. Ook wordt omschreven hoe de bestaande, en eventueel nieuw aan te schaffen, ICT-toepassingen met elkaar gaan samenwerken. Bestaande knelpunten worden in het dossier besproken en waar mogelijk worden oplossingen voorgesteld. Een leiddraad voor de toekomst.
Hierbij alvast een reeks vragen en enkele tips die u kunnen helpen bij het uittekenen van uw ICT-architectuur:
Waar wilt u met uw onderneming naartoe?
Wat is de missie en strategie van uw onderneming? Waar wilt u naartoe evolueren? Wat wilt u graag bereiken? Groeien? Differentiëren? Kostenleiderschap?
Tip: bij het opstellen van het ICT-architectuurplan dient men zich dus vooral te focussen op de toekomstige noden eerder dan op problemen uit het verleden die bij een gewijzigde strategie van het bedrijf niet meer zullen voorkomen.
Welke processen lopen binnen de onderneming?
Teken alle processen binnen uw onderneming uit (vb. verkoop- en aankoopproces, productieproces, financiële processen,…). Ga hierbij zorgvuldig te werk zodat u een blauwdruk maakt van hoe de onderneming werkt. Praat hier ook over met de mensen die deze processen effectief uitvoeren, zodat de procesbeschrijving een correct beeld geeft en geen ‘wishful thinking’ wordt. Door deze processen op papier uit te schrijven neemt u ze ook eens grondig onder de loupe. Dit laat u toe om te evalueren of alles wel op de meest efficiënte wijze verloopt en of er geen optimalisaties mogelijk zijn, eventueel door het inschakelen van extra ICT-middelen.
Tip: maak ook een overzicht van de cruciale knelpunten die u vandaag ziet binnen de werking van de processen.
Welke informatie hebt u waar nodig?
Wanneer u de processen binnen de onderneming hebt uitgetekend dan bestaat de volgende stap uit het bepalen van de informatienoden. Geef dus bij de procesonderdelen waar dit van toepassing is aan welke informatie nodig is (vb. klantenlijst en overzicht betalingen bij crediteurenbeheer). Wees hierbij zo nauwkeurig mogelijk en geef ook al toelichting bij het type informatie (vb. lijst uit CRM-systeem of PDF-document vanop centrale server).
Tip: denk ook na over de rol van externen. Welke informatie hebben zij nodig en hoe wordt dit vandaag aangeleverd? Maak hiervan ook een zo duidelijk mogelijke omschrijving zodat externen (klanten, leveranciers, partners,…) ook een plaats krijgen binnen uw vernieuwde ICT-architectuur.
Welke ICT-toepassingen zijn nodig voor het aanleveren van de informatie?
Geef per type van informatie aan wat de bron is. Met andere woorden, welke toepassing of software wordt gebruikt of kan worden gebruikt voor het samenstellen en afleveren van de informatie (vb. ERP-toepassing, CRM-platform, Microsoft Excel,…). Zo krijgt u een lijst van alle toepassingen die binnen de onderneming (kunnen) draaien en die cruciaal zijn voor het laten functioneren van de bedrijfsprocessen.
Met welke ICT-infrastructuur werkt u vandaag?
Maak een inventaris van de bestaande infrastructuur. Teken ook uit hoe de verschillende componenten tegenover elkaar staan.
Bundel al het bovenstaande in een document dat zicht geeft op de uiteindelijke ICT-architectuur voor de toekomst. Dit document bevat uw richtlijnen om in de toekomst uw business en ICT beter op elkaar af te stemmen. Kortom, om de onderneming dus efficiënter te maken dankzij ICT.
Aarzel zeker niet om contact met ons op te nemen om uw bedrijfsspecifieke ICT-architectuur te bespreken.