Wanneer een onderneming een nieuw ERP-systeem overweegt, rijst al vlug de vraag: “Hoelang duurt zo’n ERP-implementatie?” In dit artikel bespreken we de belangrijkste factoren die de implementatietijd van je ERP-systeem bepalen, aangevuld met een aantal zaken die de tijd kunnen verlengen. Naast een paar voorbeelden van implementaties bij verschillende types bedrijven schijnen we ons licht op een mogelijke oorzaak waarom een ERP-implementatie soms langer duurt dan verwacht.
Factoren die de implementatietijd beïnvloeden
Veel ERP-leveranciers behandelen alle bedrijven gelijk en houden geen rekening met factoren die van onderneming tot onderneming verschillen. Enkele zaken waar je bedrijf rekening moet mee houden bij de ontwikkeling van een implementatieplan:
- Impact op de onderneming
Hoe groter de verandering dit project is voor jouw onderneming, hoe langer dit zal duren. De werknemers moeten leren werken met de nieuwe software, dit is niet op één dag gebeurd. - Aantal locaties
Als je op meerdere locaties actief bent, betekent dit ook dat er meer tijd nodig is om alles te configureren. - Aantal landen
Indien je actief bent in meerdere landen, dan zal het implementatieproces ook meer tijd in beslag nemen. - Complexiteit
Hoe complexer en unieker jouw bedrijfsvoering, hoe langer de implementatie zal duren. - Interne competenties
Is jouw personeel bereid om te leren werken met de nieuwe software? Indien jouw werknemers over weinig ervaring beschikken, zal het proces ook langer duren. - Interne aanpassing
Het uitvoerend personeel moet vanaf het begin duidelijk maken wat er allemaal in het ERP-systeem aanwezig moet zijn. Zo komt men niet voor verrassingen te staan. - Sectorspecifieke oplossingen
Door de juiste leverancier te kiezen die perfect bij je bedrijf past, kan de implementatietijd aanzienlijk worden ingekort. - Digitale maturiteit
Jouw bedrijf kan misschien al 30 jaar met dezelfde sheets werken. In dit geval zal de implementatie veel langer duren dan een onderneming die al gebruik maakt van iets modernere technologie. - Staat van huidige bedrijfsvoering
Als je de laatste jaren enorm gegroeid bent door overnames en de bedrijfsvoering een puinhoop is geworden, zal de implementatie ongetwijfeld langer duren.
Hoe lang zou een implementatie duren voor jouw bedrijf?
Boek hier een online infosessie met een van onze adviseurs.
Enkele concrete implementatievoorbeelden
Uit onze ervaring weten wij dat een implementatie bij kleinere bedrijven ongeveer 4 maanden in beslag neemt. Voor grotere bedrijven met vrij complexe bedrijfsprocessen is dit ongeveer 18 maanden. Wij geven 3 voorbeelden vanuit onze ervaring: een implementatie in een drankenhandel, een technische groothandel en een assemblagebedrijf.
Een eerste voorbeeld is een drankenhandel met een 5-tal gebruikers. Deze drankenhandel heeft één vestiging met winkel en staat in voor eigen transport naar de cafés. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, kassaverkoop, transport, boekhouding, accijnzen,.. worden geconfigureerd in de software. Via onze sectoroplossing DrinkMaster 365 kan je vlot het huidig boekhoudpakket overzetten. In dit geval zal de implementatie een 3-tal maand duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket. Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is VDS Drinks.
Een tweede voorbeeld is een technische groothandel met een 10-tal gebruikers. Deze groothandel heeft twee vestigingen en staat in voor eigen transport. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, finance, transport,.. worden geconfigureerd in de software. Via onze sectoroplossing kunnen ook zaken ingesteld worden zoals werfspecifieke instellingen, gespecialiseerde artikelen, prijsbeheersystemen,… In dit geval zal de implementatie 6 maanden duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket. Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is Gedimat Schelfhout.
Een derde voorbeeld is een assemblagebedrijf met een 15-tal gebruikers. Zaken zoals aankoop, verkoop, voorraad, finance, transport, assemblage worden geconfigureerd in de software. In dit geval zal de implementatie een 9 maand duren, van onze eerste meeting tot het live gaan met het nieuwe ERP-pakket. Een concreet voorbeeld waar we dit realiseerden is Technical Touch.
Kies de juiste partner
Een implementatie kan soms langer duren dan verwacht. Vaak kunnen ERP-verkopers de juiste implementatietijd niet goed inschatten. Er wordt te veel gefocust op verkoop, men wil zoveel mogelijk deals kunnen binnenhalen. Wij bij ESC verkiezen kwaliteit boven kwantiteit, de klant staat steeds centraal. Verder kan een ERP-leverancier over weinig ervaring beschikken. Dit maakt het dan moeilijk om een juiste indicatie te geven van de implementatietijd. ESC heeft al 22 jaar ervaring in Dynamics 365 ERP-software. Dankzij die ervaring kunnen wij een correcte inschatting maken.
Conclusie
Bij een ERP-implementatie bestaat er niet zoiets als een juist antwoord. Het is belangrijk om te bepalen waar jouw bedrijf vandaag staat en waar je in de toekomst naartoe wil. Veel bedrijven beginnen met een implementatietijdslijn die nooit realistisch is. Het is belangrijk om dit bij het begin goed te formuleren. Elk bedrijf heeft een andere aanpak nodig, het is belangrijk dat de implementatie wordt aangepast naar de werking van jouw bedrijf.
Bij ESC kan je altijd terecht omtrent vragen van een ERP-systeem. Neem gerust contact op met ons en wij maken jouw bedrijf klaar voor de digitale toekomst.