Het is een onderwerp wat vaak te weinig aandacht krijgt; Shadow IT. Daarbij worden applicaties gebruikt voor professionele doeleinden die niet door de IT-afdeling of het bedrijf zijn goedgekeurd. Dat komt omdat mensen van nature van gemak houden en vooruit willen, waardoor zij zelfs bereid zijn om gegevens achter te laten als zij iets ‘gratis’ ontvangen.
Het gevaar van Shadow IT
Dit zijn de twee applicaties die nagenoeg bij iedereen bekend zijn: Dropbox en Wetransfer. Dat is prima om te gebruiken in de privé omgeving, maar bij zakelijk gebruik betekent dat in veel gevallen dat iemand anders eigenaar wordt van de data die je via die tools oplaadt. Het gevaar is dat op individuele Dropboxen bedrijfskritische informatie wordt opgeslagen, waar andere medewerkers geen toegang toe hebben. Dat kan funest zijn als iemand de organisatie verlaat. Door het gebruik van Wetransfer loop je het risico dat grote hoeveelheden gigabytes kunnen verdwijnen naar plaatsen waar je er nooit meer zicht op hebt. Jouw kroonjuwelen liggen plotseling in China, Rusland of Amerika. Gemak heeft het in beide gevallen van security gewonnen.
De oplossing
Een antwoord geven op onwenselijke vormen van Shadow IT vraagt vooral om aandacht; er is gedragsverandering nodig. Het interessante is dat binnen de organisatie vaak reeds alternatieven aanwezig zijn. Zo is Microsoft OneDrive het veilige alternatief voor Dropbox. Het voordeel is dat medewerkers gebruikmaken van het Microsoft 365 platform, waardoor de data in de organisatie blijft en je in alle gevallen de controle over de data houdt. De oplossing is vooral dat je aan collega’s duidelijk maakt dat zij als team samenwerken en het belangrijk is dat iedereen snel bij de gegevens kan waartoe hij of zij bevoegd is.
Trainingen om tools te omarmen
Mensen gebruiken datgene wat zij kennen. Verbieden is geen optie, het professioneel faciliteren van betrouwbare alternatieven wel. In veel gevallen hebben zij echter hulp nodig om deze veiligere applicaties ook op een correcte manier te gaan gebruiken. Zolang dat niet gedaan wordt zal iedereen gratis alternatieven downloaden. Dat is de keerzijde van de overvloed aan cloudapplicaties.
Zullen we samen iets doen aan deze bewustwording?
Neem contact met ons op voor een training op maat waarmee we samen ShadowIT tegengaan.
Download het e-book “Terug naar kantoor post corona?”
