Valckenier: “ESC ondersteunt ons in grote uitdagingen én onze dagelijkse werking.”

Valckenier groeide in korte tijd uit tot een bekende naam in de Vlaamse autowereld. Als verdeler van Renault, Dacia, Opel, Peugeot, Citroën en DS telt de groep intussen al 11 vestigingen van Brugge tot Zaventem en stelt ze 250 medewerkers te werk. Een professionele IT-omgeving die een verdere professionalisering faciliteert was dan ook meer dan ooit aan de orde. “We zaten meteen op dezelfde golflengte met ESC. De mooie samenwerking die we opbouwden, is daarvan het beste bewijs waar ESC ons ondersteunt in grote uitdagingen en onze dagelijkse werking.”

V van Verantwoordelijkheid

Michaël Leus maakte als IT-verantwoordelijke van Valckenier de IT-migratie van dichtbij mee en blikt samen met marketing- en communicatieverantwoordelijke Femke Valckenier tevreden terug op het traject met ESC. “Onze vorige IT-partner was eigenlijk net iets te klein om onze groei verder te faciliteren”, begint Michaël zijn verhaal. “Daarom gingen we op zoek naar een nieuwe IT-specialist met wie we de overstap van ons on-premise serverssyteem naar een cloudomgeving konden realiseren.” Valckenier besloot om offertes op te vragen bij drie mogelijke partners en voelde al heel snel een klik met ESC. “De V van Valckenier staat voor verantwoordelijkheid”, aldus Michaël. “En die verantwoordelijkheidszin kwam al meteen bovendrijven in onze eerste contacten. Bovendien volgde ESC ons helemaal in ons voornemen om over te schakelen naar een cloudomgeving voor al onze vestigingen. Zo zou een probleem in één vestiging niet langer al onze sites parten mogen spelen. ESC kon ook een perfect beeld schetsen van de kosten per gebruiker. Een wezenlijk verschil met de andere partijen die ons oplossingen via hun eigen lokale datacenter voorstelden. En die ons een minder concreet budgettair overzicht konden bieden.”

Migratie naar Microsoft 365

ESC en Valckenier bogen zich al snel over een planning voor een vlotte migratie naar Microsoft 365 (het vroegere Office). “Een hele verademing voor onze medewerkers”, blikt Femke Valckenier terug. “De vele nieuwe toepassingen gaven onze interne werking een boost en zorgden tegelijk voor een betere externe uitstraling.” Office 365 was net gelanceerd toen de coronacrisis in alle hevigheid losbarstte. “We mogen onszelf gelukkig prijzen dat de samenwerking met ESC zo vlot verliep en dat we net operationeel waren toen we door corona plots allemaal vanop afstand moesten werken. Dankzij onze cloudomgeving konden onze mensen zonder veel problemen thuiswerken. Onze centrale diensten bleven daardoor perfect functioneren. Via SharePoint hebben onze medewerkers toegang tot alle nodige documenten en dankzij Teams blijven we vlot met elkaar in contact. Zo garanderen we ook tijdens crisismomenten de betrokkenheid van onze mensen.”

De nieuwe Office 365-toepassingen gaven onze interne werking een boost en zorgden tegelijk voor een betere externe uitstraling.

Destiny: nieuwe bestemming voor telefonie

Een ander groot vraagstuk voor ESC was de modernisering van de telefonie bij Valckenier. “We waren niet tevreden over ons VoIP-systeem en wilden dus de stap zetten naar een nieuw geïntegreerd telefoniesysteem”, verduidelijkt Michaël. “Ook die uitdaging bracht ESC tot een goed einde. En dan moest de grootste challenge nog komen (lacht).  Want begin 2020 namen we de vier garages van de Gentse Renault- en Dacia groep Mahy over. Ook die moesten aangesloten worden op het Valckenier-netwerk. Een niet te onderschatten klus die ESC klaarde in amper drie weken tijd. Ook hier kwam weer de verantwoordelijkheidszin van ESC bovendrijven. Dankzij de vlotte werking van de verschillende specialisten slaagden we erin om ruim 45 computers te updaten naar Office 365, plaatsten we 80 schermen, installeerden we een firewall en realiseerden we een netwerkupdate. Na die snelle ingrepen van ESC maken de vier vestigingen van Mahy in Lokeren, Ledeberg, Gent en Brugge nu volwaardig deel uit van onze Valckenier-familie.”

24/7 IT-support

De samenwerking tussen ESC en Valckenier is een ongoing process. Het is de bedoeling om op termijn alle lokale servers weg te werken en om volledig over te schakelen op een cloudwerking. De eerste stappen zijn gezet en de verdere uitrol is gestart. “Behalve die grotere uitdagingen ondersteunt ESC ons ook in onze dagelijkse operationele werking. Daarbij merken we dat ook kleinere issues effectief door hen worden opgepikt. Ook Femke ondervond die proactieve houding al aan den lijve: “Het is soms iets langer zoeken naar een concrete oplossing, maar de mensen van ESC doen altijd wat ze beloven. Een heel groot contrast met de vaak omslachtige werkwijze van sommige andere bedrijven. Bij ESC word je niet van het kastje naar de muur gestuurd, maar krijg je concrete oplossingen binnen een redelijke termijn.”

“Voor mij zijn de ESC-mensen net brandweermannen”, vult Michaël aan. “Grote of kleine brand: ze blussen ze allemaal met evenveel passie en beroepsernst. En dat is een hele geruststelling. Zonder de permanente support van ESC zou mijn telefoon roodgloeiend staan. Nu zijn we verzekerd van een vlotte follow-up. En dat 24/7, voor ons uiterst belangrijk aangezien onze showrooms ook op zaterdag open zijn. Duikt er op dat moment een technisch probleem op? Dan kunnen we ook dan rekenen op professionele begeleiding.”

ESC fungeert als een echt klankbord voor ons. Daarbij verliezen ze nooit het totaalplaatje uit het oog en kunnen wij op beide oren slapen.

Meer nood aan cyberveiligheid

Valckenier realiseerde de voorbije jaren een grote groei. Om die evolutie in goede banen te leiden, moet ook de IT-infrastructuur mee evolueren. Michaël: “Het aangename contact met onze ESC-contactpersonen draagt bij tot een evenwichtige toekomstvisie. Zo zitten we sowieso twee keer per jaar samen om de evolutie van ons IT-netwerk te bespreken. Daarbij neemt ESC een proactieve houding aan en vermijdt zo dat we van het rechte pad geraken. Op basis van die gesprekken zijn er ook al concrete wijzigingen doorgevoerd. Zo installeerden we op advies van ESC Total Email Protection. Een toepassing die onze e-mailveiligheid verhoogt. Geen overbodige luxe, want door onze snelle groei lopen we helaas ook meer in de kijker van mensen met slechte bedoelingen. Daarom is een zo performant en veilig mogelijke werkomgeving van uiterst groot belang.”

Met ESC als stabiele partner werkt Valckenier verder aan de professionalisering van haar IT-activiteiten. Daarin past ook de introductie van Microsoft Intune. Michaël: “Via deze superhandige tool wordt een nieuwe computer installeren veel eenvoudiger. Van zodra je hem aansluit, installeert de pc zichzelf. Die operatie is al uitgevoerd bij de medewerkers in onze recent toegevoegde vestigingen. De volgende stap is om ook alle overige pc-apparatuur met deze toepassing uit te rusten.”

Klankbord met een totaalvisie

Om de verdere evolutie van Valckenier te begeleiden, is een totaalvisie op IT een must. “ESC speelt die rol met verve”, aldus Michaël. “Deze ervaren mensen fungeren als een echt klankbord voor ons. Daarbij verliezen ze nooit het totaalplaatje uit het oog en kunnen we altijd op beide oren slapen. Want ESC verzekert altijd een goede follow-up, waardoor wij ons op andere zaken kunnen focussen.”

Femke: “De professionalisering van ons interne netwerk gaat zeker niet onopgemerkt voorbij. We krijgen vaak positieve reacties van nieuwe medewerkers. Zij zijn onder de indruk van de veelheid aan tools die we ter beschikking hebben. Teams, SharePoint en OneDrive: we kunnen ons een werkleven zonder al lang niet meer voorstellen. En ook mijn taken als marketing- en communicatieverantwoordelijke verlopen efficiënter. Die vlottere werkwijze doet mij en mijn 249 collega’s elke dag opnieuw tijd en geld besparen. En dat is een meer dan fijne vaststelling.”

Al een idee hoe we jou kunnen helpen groeien? Contacteer onze experten!