Een ander ERP– of CRM systeem, nieuwe projectmanagement software, een moderner boekhoudpakket of misschien wel intelligente software voor de afdeling planning. Het zijn voorbeelden waarbij de behoefte bestaat om te switchen naar andere bedrijfssoftware. Maar hoe zorg je ervoor dat dit geruisloos en zonder veel tegenspraak verloopt? Deze zes tips helpen je daar zeker bij.
Tip 1: Ga allereerst terug naar de kern
Als je wilt switchen dan wil dat nog niet zeggen dat je direct inziet hoe complex het nu is. Vaak blijkt dat er in de loop van de jaren van alles gegroeid en aan elkaar geknoopt is. Ruim daarom eerst mogelijke rommel op en laat je goed adviseren als je niet ziet waar processen verbeterd kunnen worden. Meer achtergrondinformatie over ‘terug naar de kern’ lees je hier.
Tip 2: Betrek key users in een vroeg stadium
Key users zijn vaak afdelings- of business unit managers die alles weten over de processen en werkmethoden op een bepaalde afdeling. Als het management wil veranderen maar vergeet om key users op tijd te betrekken dan kan er, onterecht of terecht, weerstand ontstaan. Soms kan namelijk blijken dat de voorgestelde ideeën onwerkbaar zijn. “Het willen bleek iets anders te zijn dan kunnen”, zo zou je deze situatie kunnen beschrijven.
Tip 3: Zorg voor commitment bij alle key users
Het switchen naar andere bedrijfssoftware is meestal van invloed op werkzaamheden van alle afdelingen. Zeker als het bijvoorbeeld een nieuw ERP systeem betreft. Dat betekent dat alle processen gecoverd moeten zijn, maar vooral ook dat iedereen het eens wordt over de invulling van nieuwe processen, werkmethoden en werkafspraken.
Tip 4: Kies voor een stapsgewijze aanpak en controleer
Een stapsgewijze aanpak is natuurlijk afhankelijk van de grootte van de organisatie. Waar het vooral om gaat is dat veranderingen voor iedereen ‘behapbaar’ moeten zijn. Verwacht niet dat jouw collega’s van het ene op andere moment gewend en tevreden zijn. Zij kunnen onbewust terugvallen op de manier waarop zij jarenlang gewerkt hebben. Controleer daarom tussentijds ook waar zij mogelijk extra hulp bij nodig hebben, zodat de nieuwe bedrijfssoftware optimaal gebruikt wordt.
?
Tip 5: Investeer in training voor key users
Een vlotte switch wordt ook bereikt door key users die over voldoende kennis en kunde beschikken. Verandering vraagt daarom altijd veel menselijke aandacht op het gebied van gezamenlijke ontwikkeling. Wij configureren de software samen met hen door middel van workshops. Daarnaast geven wij trainingen aan key-users in het afgewerkte pakket met als doel dat zij zelf trainers worden van hun collega’s, de end-users.
Tip 6: Geef tijd!
Deze tip is vooral bedoeld voor het management. Als je zegt dat collega’s tijd vrij moeten maken in hun agenda’s dan zal in de meeste gevallen blijken dat ze er iets anders voor moeten opgeven. Het geven van tijd, vraagt in veel gevallen om extra aandacht en het vermogen om te organiseren. ‘Geef tijd’ betekent vooral het akkoord aan werknemers geven dat er iets anders tijdelijk op de reservebank belandt.