Er zijn tal van goede BI-tools op de markt waaruit je kan kiezen, maar het is natuurlijk de kunst om uit te zoeken welke BI-tool het beste past bij jouw specifieke business noden. Houd deze tien vragen in gedachten en je bent op de goede weg naar de geschikte BI-tool voor jouw bedrijf.
1. Werkt deze BI-tool met mijn data?
Een belangrijke vraag, want wanneer je een BI-tool wil kiezen, moet je de details over je data kennen. Is deze gestructureerd, ongestructureerd of allebei? Implementeert je business intelligence-software je analyses on-premises, in de cloud of via een hybride oplossing? Welke vooraf gebouwde connectoren worden er aangeboden?
Op basis van deze antwoorden bepaal je of een BI-tool flexibel genoeg is om vlot verbinding te maken met al je bestaande systemen en data uit verschillende bronnen te standaardiseren.
2. Kan ik verbinden met mijn bestaande bedrijfstools en -software?
Net zoals bij gegevensintegratie werken BI-tools naadloos samen met software die je gebruikers al kennen, zoals Microsoft Excel bijvoorbeeld. Maak een lijst met veelgebruikte tools waarmee de BI-software verbinding moet kunnen maken. Denk daarbij ook aan apps van derden, invoegtoepassingen, extensies en connectors die je bedrijf regelmatig gebruikt.
3. Biedt de tool de beveiligings- en compliancefuncties die ik nodig heb?
Dit zijn belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een BI-tool, vooral als je actief bent in een sector met veel voorschriften, zoals financiële dienstverlening of gezondheidszorg.
Voor elk bedrijf zijn de meest kritieke gegevens de vertrouwelijke informatie van de werknemers, prijzen, … Het is daarom cruciaal dat kritieke informatie veilig wordt bewaard, en dus is het belangrijk dat je BI-tool beschikt over encryptie en bescherming, evenals interne beveiligingsmaatregelen zoals toegangscontrole.
Let ook op mechanismen om de interne beveiliging te controleren door gebruikersrechten en toegangscontroles toe te wijzen. Groepen, rollen en rij- en kolomgebaseerde beveiliging kunnen worden gebruikt zodat gebruikers alleen de informatie kunnen zien die ze nodig hebben en niets meer of minder.
4. Wat zijn de mogelijkheden voor datavisualisatie?
Bekijk eerst de datadashboards van een BI-tool en bepaal hoe ze je organisatie kunnen helpen om nieuwe inzichten te krijgen. Deze dashboards worden immers dagelijks gebruikt door een groot aantal gebruikers.
De beste tools voor gegevensvisualisatie beschikken over een intuïtieve interface waarmee gebruikers op verschillende manieren data kunnen verkennen en presenteren, ongeacht hun technische vaardigheden.
5. Kan ik inzichten makkelijk delen met mijn organisatie?
Het delen van inzichten om actie aan te sturen is een van de grootste voordelen van business intelligence.
Om samenwerking te ondersteunen, moet de BI-tool je helpen rapporten, dashboards en datasets heel gemakkelijk te delen. Eenvoudige tools houden het daarbij, maar premium BI-tools zijn rijk aan samenwerkingsmogelijkheden. Ze maken machtigingen, groepen en rollen mogelijk. Ze helpen de inhoud zoals dashboards, ad hoc rapporten en datasets te organiseren en te groeperen op basis van uw interne teamstructuur. Een andere zeer nuttige functie is het plannen van rapporten of dashboards, waardoor je de automatische levering van rapporten via e-mail kan instellen.
6. Kan ik deze BI-tool onderweg gebruiken?
Mobiele functies bieden toegang tot realtime data en bieden de mogelijkheid om onderweg datagestuurde beslissingen te nemen als je extern werkt. Praat met je werknemers die in de buitendienst of op verspreide locaties werken om te weten te komen welk niveau van mobiele toegang ze nodig hebben. Dit kan variëren van het bekijken van dashboards en rapporten, tot het maken en bewerken van analyses met mobiele tools. Bepaal ook of de functies van de BI-tool passen bij de bredere ‘mobile strategy’ van je bedrijf.
7. Past de BI-tool binnen mijn budget?
Met opties die variëren van € 0 tot € 650+ (afhankelijk van het aantal gebruikers), is er sowieso een tool die binnen je budget past. Het gaat erom de kosten af te wegen tegen de bruikbaarheid en de functies die je nodig hebt.
Wat gebruikt je elders in je gegevensstapel? Je kan alle tools gebruiken met vrijwel elke datastack, maar tools als Power BI en Google Data Studio passen makkelijker in respectievelijk de Microsoft- en Google-stacks.
8. Welke training wordt aangeboden?
Business Intelligence-tools vereisen training en ondersteuning, bij de start maar ook wanneer nieuwe functies worden toegevoegd. Bekijken welke trainingsopties beschikbaar zijn. Is training opgenomen of moet je deze intern regelen? Zijn er online lessen beschikbaar als je training moet leveren aan werknemers die verspreid zijn over verschillende locaties? Wat voor training wordt aangeboden voor software-updates?
Naast traditionele trainingen en opleidingen zijn er ook gebruikerscommunity’s die tips en advies van collega’s en productkenners kunnen geven. Voordat je een business intelligence-tool selecteert, kun je naar forums, blogs en gebruikersgroepen zoeken die kunnen helpen bij het bieden van training en ondersteuning.
9. Heeft de leverancier een stabiele reputatie?
Het evalueren van je business intelligence-leverancier is even belangrijk als het controleren van de functies van de tool. Neem de tijd om onderzoek te doen naar de reputatie en stabiliteit om zekerheid te hebben over de levensvatbaarheid op de lange termijn en om verzekerd te zijn van doorlopende ondersteuning. Wanneer je een leverancier kiest, moet je zoeken naar een brancheleider met een breed scala aan aanbiedingen die voorzien in de huidige en toekomstige behoeften van je organisatie.
10. Kan ik een gratis proefversie krijgen?
Aangezien al deze functies, van integratie tot samenwerking, voor iedereen eenvoudig bruikbaar moeten zijn, kan je het beste zoeken naar een aanbieding voor een proefversie waarmee je de tool kan testen. Laat indien mogelijk gebruikers uit verschillende functionele gebieden het programma uitproberen en feedback geven. Dit is de gemakkelijkste manier om met zekerheid te weten of een specifieke BI-tool geschikt is voor jouw organisatie.
Deze bedrijven kozen voor Microsoft Power BI
Business applications
Power BI helpt Decran met productie forecast
Bedrijven worden dezer dagen geconfronteerd met een enorm snel veranderende markt. De Power BI productie forecast mogelijkheden helpen om extreem...
Business applications
Power BI sales dashboard vuurt salesteam van Play AV aan
Play AV, een innovatieve full service dienstverlener in audiovisuele technieken is van mening dat data-driven bedrijven de toekomst zijn. Door...
Business applications
Power BI betekent kennisdeling van directie tot productie bij Orfit
Maakbedrijven zoals Orfit, dat thermoplastische materialen produceert voor de medische sector, zitten vaak wat complexer in elkaar. Alle afdelingen moeten...
