Meeste mensen houden niet van verandering. Dat maakt het implementeren van organisatieverandering moeilijker. Als je onderneming op het punt staat om een significante verandering in het bedrijfsbeleid door te voeren, is het belangrijk dat je een ERP-eindgebruikerstraining implementeert. Zo bereid je medewerkers voor en verzacht je de weerstand tegen verandering. Bovendien is het gebruik van een eindgebruikerstraining strategie een essentieel component voor een effectieve organisatieverandering.
Toch bleek uit ons 2019 ERP-rapport dat minder dan de helft van de deelnemende bedrijven een aangepaste training in hun projectactiviteiten inbegrepen.
Dus, hoe kunt u best een trainingsstrategie ontwikkelen om teamleden op een ERP-implementatie of een organisatieverandering voor te bereiden? We hebben een lijst met acht tips samengesteld die je verder kan helpen:
1. Betrek het leidinggevend personeel in je ERP-eindgebruikerstraining
Bestuursleden moeten inzien hoe belangrijk organisatieverandering is en begrijpen welke activiteiten noodzakelijk zijn voor het succes van veranderingsmanagement. Ook is het uitermate belangrijk om realistische verwachtingen op te stellen met betrekking tot werknemerstraining qua budget, tijdslijn en middelen.
2. Je hebt waarschijnlijk te weinig geïnvesteerd in training
Een innoverend bedrijf moet zich focussen op het geruststellen van werknemers die verandering ervaren in plaats van te besparen op het managen van veranderingsactiviteiten. Op lange termijn leidt investeren in training tot een daling van de totale kosten en een stijging van de ROI.
3. Start met bedrijfsprocessen
Voor je start met het ontwerpen van een trainingsprogramma, raden we aan om alle bedrijfsprocesveranderingen te archiveren. Alleen dan kan je bepalen welke impact de verandering had op werknemers en hoe groot de kenniskloof is die moet worden overbrugd. ESC maakt gebruik van veranderingsimpact beoordelingen zodat we onze klanten kunnen helpen met en duidelijk maken hoe de zaken momenteel verlopen en hoe deze in de toekomst gaan evolueren.
4. Start op tijd met de ERP-eindgebruikerstraining.
Projectmanagers denken vaak dat de training van werknemers enkele weken voor aanvang van de verandering wordt ingevoerd. Maar eigenlijk moeten werknemers verschillende trainingen volgen voor je nieuwe processen en technologieën implementeert.
Het is verleidelijk om deze trainingen in één sessie te proppen, maar is niet erg efficiënt. Regelmatige trainingssessies organiseren verzekert dat werknemers informatie langer onthouden en maakt het makkelijker om de nieuwe software te gebruiken.
5. Voorzie een werknemerstraining op maat
Iedereen leert bij op zijn eigen manier en met een “one size fits it all”-benadering zijn niet al je medewerkers gediend. Individuele trainingen bieden de oplossing. Zo bepaal je de individuele rollen en skill levels.
Een instrument die je kan gebruiken is een veranderingsimpact beoordeling. Zo identificieer je hoe verandering elke werknemer beïnvloedt en kan je geïndividualiseerde trainingsplannen ontwikkelen.
6. Gebruik werknemers als trainers
Als leidinggevende weet je niet altijd de details van elke job. Daarom is het een goed idee dat werknemers de rol van trainer overnemen.
Deze peer-to-peer leertechniek is werkt het best in grote organisaties. Daar wordt elke werknemer een coach toegewezen die de desbetreffende rol het best kent en die regelmatig persoonlijke feedback kan geven.
Bij ESC ontwerpen we train-the-trainer programma’s voor vele van onze klanten die nieuwe ERP-software implementeren. Dit helpt hen bij het efficiënt trainen van werknemers bij nieuwe bedrijfsprocessen en technologie.
7. Maak gebruik van mobiele technologie.
Het incorporeren van mobiele technologie in je trainingsstrategie garandeert dat werknemers van waar dan ook een effectieve training ontvangen.
Populaire apps, zoals Slack, verbeteren het trainingsproces door gebruik te maken van games. Zo testen ze de kennis van werknemers via quizzen en spelletjes. Dit leidt ook tot meer betrekking en een positieve invloed op het geheugen.
Micro-learning is een andere mobiel-vriendelijke techniek die de trainingsinhoud opdeelt in kleinere en makkelijker op te nemen delen. Dit bevat vaak korte video’s die werknemers op eigen tempo kunnen bekijken.
Geo-fencing is een mobiele technologie die je kan gebruiken als micro-learning instrument. Het is een locatie-gebonden service waarbij smartphones gebruik maken van GPS, Wi-Fi en mobiele data om een geprogrammeerde actie te triggeren wanneer je een bepaalde virtuele grens binnentreedt of verlaat.
8. Combineer traditionele- met onlinetraining
Hoewel veel werknemers vinden dat traditionele training de beste manier is om te leren, is het moeilijk om de aandacht van werknemers te houden zonder onlinemateriaal. Gebruik verschillende onderwijsmethodes, zoals een video en demonstraties, om werknemers betrokken te houden tijdens de trainingssessies.
Indien werknemers na enige tijd toch bepaalde concepten vergeten, kan men dit gemakkelijk raadplegen via het onlinemateriaal. Onlinetraining is effectiever bij jonge werknemers. Enkel gebruik maken van de traditionele manier zal bij deze groep niet lukken.
Effectieve trainingsprogramma’s
Het ontwikkelen van een effectieve trainingsstrategie verzekert het succes van jouw ERP-project of een nieuw initiatief. Daarnaast ondervonden we dat het aanpassingsvermogen van werknemers een van de belangrijkste factoren is bij het realiseren van voordelen.
Dat is waarom onze ESC-consultants uitgebreide veranderingsplannen ontwikkelen en training vroeg in het project prioriteren. Als je van plan bent om belangrijke veranderingen in je onderneming door te voeren, laat ESC je dan helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe successtrategie.