Vormen deadlines een werkpunt of is het dweilen met de kraan open? Het is van groot belang dat je je taken duidelijk ordent en goed afstemt met je collega’s. Het aantal mogelijkheden die Microsoft Apps biedt, is zacht uitgedrukt overweldigend te noemen. In dit artikel leer je orde in je takenlijst te scheppen en tonen we hoe je je professionele agenda beter kan opstellen.
We gingen op zoek naar dynamische planningstools die voldoende opties bieden om aan de wensen van vandaag te voldoen. Daarbij kwamen we uit bij Microsoft Lists en Microsoft Planner.
Microsoft Lists
Microsoft Lists legt de nadruk op to-do-lijstjes. Je kan er zelf de velden bepalen, opties aanpassen, de lay-out bepalen en het geeft je de keuze tussen een lijstweergave of kalenderweergave. Lists kan je vergelijken met een agenda waar je allerlei taken inplant, die je eigenlijk niet als een ‘échte taak’ bestempelt. Bijvoorbeeld inventarisatie, het activabeheer, het draaiboek van het naderend netwerkevent enzovoort.
Een schets van het voorbeeld:
Naam: Omschrijving van de taak
Omschrijving: een gedetailleerde omschrijving van de taak
Ernst: Hoe belangrijk is de taak?
Status: Ben je er al aan begonnen? Is er een probleem dat moet opgelost worden?
Toegewezen aan (persoon): Wijs personen toe aan de taken, zo zien jij en je collega’s sneller wat je doen staat.
Voeg nog meer velden toe om nog specifieker te segmenteren. In welk kwartaal moet een taak afgewerkt zijn? Over welk product of dienst gaat het? Welke type taak is het? Bijvoorbeeld e-mailing, een blogartikel, interview enzovoort.
Wanneer het over paid campaigns of betalende campagnes gaat, gaat er bij de afdeling marketing een belletje rinkelen. Hoeveel hebben we nu precies uitgegeven op onze verschillende socialemediakanalen? Voeg een veld “Budget” toe en je vindt alles terug in één oogopslag.
Microsoft Planner
Via een panelschema of een kalenderoverzicht, zoals je zelf wil, legt Microsoft Planner de nadruk op je professionele agenda. Mensen die moeite ondervinden met deadlines halen, draaien hier zonder twijfel een werkpunt om tot een troef. Enkele eigenschappen die Planner goed omschrijven zijn snel, efficiënt en makkelijk te begrijpen. De tool is onmisbaar tijdens zowel projecten voor kleinere als grotere teams. Heel overzichtelijk toont het de meest dringende taken aan, taken waar je nog niet echt van wakker hoeft te liggen en waar nog een datum moet op geplakt worden. Helemaal links zie je waar je de deadline niet gehaald hebt. Moeiteloos integreerbaar met Microsoft Teams, To Do en Tasks.
Geeft het je een gevoel van voldoening wanneer je een taak tijdig kan afvinken?
Download het e-book “Terug naar kantoor post corona?”
Conclusie
Alhoewel beide tools heel gelijkaardig lijken, merken we toch dat het twee verschillende tools zijn met elk hun specialiteit. Voor professionele projecten maak je best gebruik van Microsoft Planner terwijl Microsoft Lists zich meer op to-do-lijstjes focust.